10 syytä Muutoksenhallintaprosessi epäonnistuu (ja miten voit onnistua)

yli 70% organisaatiomuutosprosessin aloitteista epäonnistuu, mutta muutos itsessään ei ole kompastuskivi. Muutos on yleistä ja luonnollista, jopa väistämätöntä. Vuodenajat vaihtuvat, ihmiset vaihtuvat, vuoristot vaihtuvat — silti onnistunut muutosjohtaminen on edelleen ylevä, jopa ylitsepääsemätön haaste monille organisaatioille.

miksi?

organisaatiomuutos tapahtuu joka päivä itsestään selvänä asiana. Haasteena on luoda ja hallita valmistettua muutosta harkitusti ja kohdennettuun suuntaan ja määrätyssä aikataulussa.

joen suunnan muuttaminen usean vuoden aikana tiettyyn suuntaan vaatii merkittäviä ponnisteluja. Jos rakennat karkean padon ajattelematta sen vaikutusta alajuoksulla, seuraukset voivat olla tuhoisat.

prosessi-tai organisaatioperiaatteiden asettamisessa tehtävä työ on kuin muuttaisi joen kulkua. Ilman tarvittavaa ponnistelua, harkintaa ja työkaluja tulokset ovat parhaimmillaan arvaamattomia ja pahimmillaan haitallisia.

vaikka jokaisella tiimillä on edessään ainutlaatuinen muutosjohtamisen haaste, löysimme kymmenen yhteistä estettä lähes kaikilta toimialoilta.

tarkastellaan jokaista estettä ja hahmotellaan tutkimuksen tukemia strategioita niiden voittamiseksi.

Top 10 Syitä Muutoksenhallintaprosessin epäonnistumiseen

1. strategiset puutteet
2. mittakaavan ja laajuuden aliarvioiminen
3. laiminlyödyt sidosryhmät
4. huono viestintä
5. sisäänoston puute
6. näkökyvyn puute
7. aktiivinen vastus

työkalujen puute

8. Inertia
9. kestävyyden puute

strategiset puutteet

jos epäonnistut, epäonnistut.

onnistunut muutosjohtaminen lähtee järkevästä strategiasta. Sinun täytyy tietää, miksi haluat muutosta, odotetut tulokset, keneen se vaikuttaa ja miten aiot muuttua. Monet muutosjohtamisprosessit epäonnistuvat, koska yksinkertaisia logistisia tai taktisia yksityiskohtia ei huomioitu tai tiimiä ei ollut varustettu asianmukaisesti.

miten strategiset puutteet korjataan?

SWOT (Strengths, Weaknesses, Obstacles, Threats) – analyysikehys voi olla hyvä paikka aloittaa strategian laatiminen.

• mitkä ovat tiimisi ainutlaatuiset vahvuudet ja heikkoudet, ja miten voisit hyödyntää niitä muutosjohtamissuunnitelmassasi?
• Onko sinulla mahdollisuuksia tässä Ja nyt?
• mitkä uhkat tai esteet estävät kykyäsi toteuttaa muutosta?

jokaista varasuunnitelmaa ei voi suunnitella, mutta asioiden arvioiminen varhaisessa vaiheessa voi säästää massiivisilta tulevilta päänvaivoilta. Tai mikä pahempaa, epäonnistunut muutosaloite.

mittakaavan ja laajuuden aliarviointi

mitä toivomasi organisaatiomuutos vaatii?

kuten useimpien merkittävimpien yritysten kohdalla, menestymiseen tarvitaan usein odotettua enemmän resursseja ja aikaa. Monet prosessin muutosaloitteet epäonnistuivat aliarvioidun soveltamisalan, resurssien puutteen tai kellon loppumisen vuoksi.

miten käsitellään laajuuden ja laajuuden ymmärtämistä?

ennen kuin otat askeleen kohti muutoksen toteuttamista, ajattele prosessia alusta loppuun.

• Suunnittele resurssisi etukäteen. Esitä resurssit, joita tarvitset, kun tarvitset niitä, ja kuinka kauan tarvitset niitä.
• kuinka suuri muutos on? Onko se niin pieni, että se vaikuttaa vain muutamiin ihmisiin vai suuri organisaatiomuutos?
  • älä yritä pitää kaikkea päässäsi, vaan käytä projektinhallintajärjestelmää näiden vaatimusten seuraamiseen ja hallintaan.

tarkastelemalla työtä, joka on edessä, sinun on helpompi suorittaa ja ansaita buy-in kollegoiltasi.

laiminlyödyt sidosryhmät

on helppo olettaa, ketkä ovat tärkeimmät sidosryhmäsi muutosjohtamisprosessissa. Vielä helpompi on unohtaa muut. Heillä on yhtä suuri osuus lopputuloksesta.

kuten Bruce Harpham selittää CIO-artikkelissaan, ”8 Ways you’ re Failing at Change Management”

”onnistunut muutosjohtaminen vaatii sidosryhmiltä vahvaa panosta, mutta jos et kunnolla kartoita, keitä todelliset sidosryhmät todella ovat ja mitä he tarvitsevat saadakseen projektista irti, muutosjohtamispyrkimyksesi uppoavat.”

miten sidosryhmät otetaan mukaan alusta alkaen?

muutossuunnitelmien alkuvaiheessa on otettava huomioon kaikki, joihin ohjelma vaikuttaa.

• pyydä palautetta varhaisessa vaiheessa kaikilta asianosaisilta
• Rakenna muutosjohtoryhmä tai-koalitio johtamaan muutoksenhallintaprosessia
• Anna etenemissuunnitelmia tai aikatauluja, joissa on runsaasti viestintää

nämä toimet antavat sidosryhmille omistajuuden suunnitelman onnistumisesta ja lisäävät näkyvyyttä prosessiin.

huono viestintä

tapa, jolla viestitätmuutoksesta, on aivan yhtä tärkeä kuin toteuttamissuunnitelmasi. Virhekommunikaatiot ovat monien prosessimuutoshäiriöiden taustalla.

Willis Towers Watsonin tutkimuksessa todettiin, että ”vain kaksi kolmasosaa (68%) ylemmistä johtajista sanoo saavansa viestin suurten organisaatiopäätösten syistä. Ylimmän johdon alapuolella viesti hupenee entisestään. Vain puolet (53%) keskijohtajista ja 40% ensilinjan esimiehistä sanoo johtamisensa tekevän hyvää työtä suurten päätösten syiden selittämisessä.”

kuten arvata saattaa, johdon kommunikaation ollessa niin heikkoa, vielä harvempi yksittäinen työntekijä ” sai viestin.”

miten huono kommunikaatio korjataan?

kaikilla tasoilla toimivien johtajien on oltava tiiviisti yhdessä. Kuten Victor Lipman selittää Forbesin artikkelissaan, johtajien tulisi ”tietää luissaan syy muutokseen”. Se vaatii huomaavaista valmennusta, huomaavaisuutta ja empatiaa. Auta johtajia ymmärtämään, miten heidän odotetaan toteuttavan tämän aloitteen, mikä rooli heillä on, missä se on menossa ja miksi se on välttämätöntä.

moniselitteisyyden välttämiseksi dokumentoi prosessi, kriittiset virstanpylväät ja siihen tarvittavat vaiheet.

Etsitkö projektinhallinnan ohjelmistotoimittajaa, joka ymmärtää muutosjohtamista? Pyydä Workzone-demo nähdäksesi, miten Workzone kulkee kanssasi koko matkan projektinhallinnan menestykseen.

pyydä Workzone-demoa

sisäänoston puute

kun olet tunnistanut sidosryhmäsi, sinun on ansaittava heidän sisäänostonsa.

onnistuneet muutosjohtamisprosessit edellyttävät sisäänostoa lähtötason työntekijöiltä ylimpään johtoon ja kaikilta siltä väliltä.

sisäänostot sekä ylemmältä johdolta että lähtötasolta ovat tärkeitä eri syistä. Senior leadership buy-in lisää legitimiteettiä aloitteeseesi. Päivittäisessä toteutuksessa tarvitaan keskijohtoa ja lähtötason johtajuutta. Ero sitoutuminen osallistumiseen prosessiin ”koska olet käsketty” vs. ”koska uskot siihen” on yö ja päivä.

on myös tärkeää ajatella horisontaalisesti ja ansaita sisäänosto muiden osastojen ikätovereilta. Ne voivat olla hyödyllinen voimavara toteutuksessa tai pelkkä kaikupohja.

miten korjaat sisäänoston puutteen?

on monia asioita, joita voit tehdä ansaitaksesi sisäänoston kollegoiltasi. On usein totta, että tarvitset eri strategian jokaiselle toiminnalliselle alueelle. Viime kädessä sisäänosto tarvitsee empaattisen muutosjohtamisprosessin. Laadi suunnitelma, jonka taakse kaikki voivat mennä.

• Senior leadership will want to know high-level stuff as objectives, measures and reports, and overall goals. Varmista, että puutut näihin huolenaiheisiin ennakoivasti ja osoitat, miten muutosaloitteesi vaikuttaa myönteisesti organisaation tulokseen.
• joukkueenjohtajat haluavat tietää, miten hyvin nämä suunnitelmat sopivat heidän joukkueensa päivittäiseen työhön. Ota huomioon heidän huolensa ja pyydä heiltä palautetta.
• yksittäisten rahoittajien on ymmärrettävä, miten sijoitetut ylimääräiset varat kannattavat myöhemmin. Viestikää heidän osallistumisensa arvosta ja lahjuksesta, jonka odotatte sen tuovan.
• eri osastojen kollegoiden on tiedettävä, miten tämä työ vaikuttaa heidän työhönsä, ennen kuin he antavat sille tukensa. Ansaitse heidän sisäänostonsa näyttämällä heille muutosaloitteesi yleismaailmalliset hyödyt. Varmista, että he voivat luottaa apua kaikissa haasteissa matkan varrella.

näkökyvyn puute

vision puute voi purkaa muutosjohtamisprosessia sisäänostosta toteutukseen. Jos visio on itselle epäselvä, on se suunnitelmien toteuttajille epäselvä.

Harvard Business Review-lehden artikkelissaan” Leading Change: Why Transformation Efforts Fail ” John P. Kotter selittää Visionin korvaamatonta roolia.

”jokaisessa näkemässäni onnistuneessa muutostyössä guiding coalition kehittää tulevaisuudenkuvaa, joka on suhteellisen helppo kommunikoida ja joka vetoaa asiakkaisiin, osakkeenomistajiin ja työntekijöihin.”

ilman yhtenäistä näkemystä muutosaloitteen on helppo hukkua hämäriin pyrkimyksiin.

miten näköhäiriön voi korjata?

kotterin kuvaaman ratkaisevan ”tulevaisuuskuvan” kehittämiseksi on tärkeää kiteyttää visio yksinkertaiseksi, johdonmukaiseksi ja pakottavaksi kerronnaksi siitä, mihin kaikki työ on menossa.

millaista on, kun muutokset on toteutettu, ja miten se on nykytilaa parempi? Miten pääsemme sinne?

mitä vähemmän sanoja voit käyttää tämän vision jakamiseen, sitä todennäköisempää on saada hyväksyntä tiimisi keskuudessa. Jos et pysty vastaamaan näihin kysymyksiin tehokkaasti varhaisessa vaiheessa, se voi olla merkki siitä, että muutossuunnitelmasi vaatii enemmän työtä ennen kuin viet sen tiimiin.

nojaudu valitsemiisi muutosjohtajiin, jotka auttavat sinua kehittämään visiotasi, ja käytä heidän näkökulmaansa varmistaaksesi, että se puhuu vakuuttavasti laajemmalle yleisöllesi.

Aktiivinen resistenssi

valitettavasti monet muutosjohtamisohjelmat joutuvat ”aktiivisen resistenssin”uhreiksi. Tämä syy on usein mashup edellä mainituista syistä, mutta voi myös viitata syvempään kulttuurikysymykseen.

miten aktiivinen vastustuskyky korjataan?

kaksikymmentä vuotta projektinhallinnassa on johtanut joihinkin johtopäätöksiin prosessimuutosten vastustuksesta. Prosessin muutosvastarinnan voittaminen ei ole helppoa. Ei tippaakaan. Kehitimme kuitenkin kolmivaiheisen kaavan yleisimpien vastustuslähteiden käsittelemiseksi ja voittamiseksi.

tässä kurkistus prosessiin:

Keskustele prosessimuutosratkaisustasi avoimin mielin

useimmat työntekijät haluavat tehdä työnantajilleen mahdollisimman hyvää työtä. Kuuntele mielelläsi palautetta siitä, miten tämä muutos vaikuttaa tiimiisi ja organisaatioosi. Saat todennäköisesti arvokasta näkökulmaa suunnitelmasi vaikutukseen.

tunnista miksi tiimin jäsenet vastustavat ja puutu siihen

vaikka jokainen joukkue ja jokainen tilanne ovat erilaisia, on kolme yleistä syytä vastustaa muutosta:

1. epäluottamus-luottamuksen ansaitsemiseksi on tärkeää olla johdonmukainen, oikeudenmukainen, läpinäkyvä ja suojeleva. Kun he tietävät voivansa luottaa sinuun, tiimisi on paljon halukkaampi tekemään muutosaloitteen.
2. pessimismi-aiemmat epäonnistuneet muutospyrkimykset voivat saada työntekijät tuntemaan, että uudet muutospyrkimykset epäonnistuvat yhtä todennäköisesti. Auta heitä voittamaan tämä tajuamalla, että asiat voivat muuttua.
3. mukavuus-nykyisessä työssään osaavan tiimin on vaikea siirtää tuota menestystä uusiin haasteisiin. Jotta joukkue hyväksyisi muutoksen, sen on muistettava, kuinka kauan kesti nähdä tämän päivän menestys. Heidän on asetettava realistisia odotuksia, ei nykyisen menestyksensä perusteella. He tarvitsevat tilaa epäonnistuakseen.

varmista, että priorisoit toimia, jotka lisäävät luottamusta, auttavat voittamaan menneet epäonnistumiset ja asettavat odotuksia.

muutetaan vastustus toimintasuunnitelmaksi

muutetaan erityiset vastalauseet tavoitteiksi, joilla ansaitaan sisäänosto muutosta varten. Tässä kaava, jota voit noudattaa:

• mene ongelman ytimeen. Varmista, ettet vääristele heidän kantaansa.
  • ” eli mitä kuulen sinun sanovan on_______. Niinkö?”
• tehkää yhteistyötä tämän vastaväitteen muuttamiseksi tavoitteeksi:
  • ” jotta tämä onnistuisi, meidän on____________.”
• saa sitoumuksensa:
  • ” jos voimme________, oletko mukana tässä muutoksessa?”

työkalupakki puuttuu

miten työkalut liittyvät muutosjohtamisprosessiin?

enemmän kuin luulisi. Ilman dokumentoitua muutosprosessia, yhtä totuuden lähdettä tai tallennusjärjestelmää suunnitelmasi olennaiset osat on helppo tulkita väärin tai kadota. Oikealla jalalla alkanut ohjelma voi mennä nopeasti pieleen ilman sitä tukevia työkaluja.

miten kunnollisten työkalujen puute korjataan?

kuten Boris Ewenstein, Wesley Smith ja Ashvin Sologar selittävät McKinsey & Company paper—lehdessään, ”…uusien digitaalisten työkalujen soveltaminen voi tehdä muutoksesta mielekkäämmän—ja kestävämmän-sekä ihmisille, jotka kokevat sen, että niille, jotka toteuttavat sitä.”

nykyään on olemassa monia työkaluja, jotka voivat helpottaa suunnistusmuutosta. Basic to-do-listat projektinhallintaohjelmistoon tulevat mieleen. Jopa Jaa Google Doc auttaa pitämään kaikkien ajatukset yhdessä. Varmista vain, että löydät yhteisen työkalun, jonka tiedät tiimisi omaksuvan ja käyttävän.

Inertia

Inertia: kappaleen resistanssi sen liikkeessä tapahtuville muutoksille, mukaan lukien suunnanmuutos.- Wikipedia

soveltaa tätä organisaatioon. Mitä kauemmin prosessi on ollut käynnissä, – sitä enemmän ihmisiä investoidaan, – sitä mukavammat he ovat. Siinä on paljon hitautta käsiteltävänä.

on tavallista, että ihmiset tulevat mukaviksi tekemään asioita tietyllä tavalla, koska ” niin me olemme aina tehneet.”Jossain vaiheessa kehitettiin prosessi, joka toimi niin hyvin, että ihmiset alkoivat mukautua seuraamaan sitä.

miten (organisatorinen) inertia korjataan?

vaikka saattaa tuntua siltä, että nykyinen prosessisi on kiinteä esine, sinun on aloitettava pienestä. Pieniä voittoja tulee lisää. Jokainen keskustelu on mahdollisuus voittaa joku toinen puolelleen. Mitä enemmän vauhtia pystyt rakentamaan, sitä pysäyttämättömämmäksi voimaksi tulet.

käytä uutta innostunutta muutoskoalitiotasi pitääksesi tuon vauhdin yllä.

kestävyyden puute

vaikka hyvin kehitetty ja tuettu muutosjohtamisohjelma voi saavuttaa merkittävän muutoksen pienessä ajassa, se tapahtuu harvoin (jos koskaan) yhdessä yössä. Kuten Brent Gleeson selittää artikkelissaan Inc., jopa muutosjohtamisen asiantuntijat ja konsultit huomaavat, että heidän yhden vuoden muutosjohtamissuunnitelmansa vievät kaksi tai useampia vuosia.

miten kestävyysvajeen voi korjata?

useimmat muutosaloitteet tapahtuvat pitkällä aikajänteellä, ja osa onnistuneen muutoshallintasuunnitelman laatimista on aikajänteen ymmärtäminen ja siitä tiedottaminen tehokkaasti. Jos olet tehnyt hyvää työtä hahmotella laajuus muutos olet haluavat saavuttaa, sinulla on tarkempi kuva siitä, kuinka kauan se tulee kestää toteuttaa se.

avoimuus on avainasemassa. Jos ennustat, että prosessinmuutos kestää muutaman viikon, mutta se vie seitsemän kuukautta, sinun on vaikea pitää kaikki mukana. On myös tärkeää muistaa, että muutos ei tapahdu hetkessä. Jos et ole mukana pitkällä tähtäimellä, älä odota muutoksen pitävän.

johtopäätöksenä

muutosjohtamisprosessin hallitseminen on yksi haastavimmista asioista millekään organisaatiolle, ja tilastot osoittavat sen; kuitenkin huolellinen suunnittelu, nykyaikaiset työkalut ja tiheä, harkittu viestintä auttavat pinoamaan pakkaa eduksesi.

kumppaniksi projektinhallintaohjelmistoyritykseen, joka ymmärtää, kuinka vaikeaa on muuttua. Pyydä demo tänään ja katso, miten Workzone kulkee kanssasi läpi projektinhallinnan matkan.

pyydä Workzone-demoa