ubetalt orlov (HR Guide til medarbejderes rettigheder)

ubetalt orlov er, hvor en medarbejder tager fri fra deres job uden løn. I nogle situationer, som i tilfælde af fritid for at passe en afhængig i en nødsituation, skal du give fri, selvom du kan beslutte, om den er betalt eller ubetalt. I andre situationer, såsom en anmodning om en karrierepause eller rejse, har du ret til at afvise anmodningen.

mens anmodninger om ubetalt orlov kan komme fra medarbejderen, ser coronavirus-krisen arbejdsgivere overveje deres muligheder for arbejdsstyrke, hvilket kan omfatte overvejelse af ubetalt orlov.

denne vejledning opsummerer reglerne om orlov uden løn og de arbejdsretlige risici, som arbejdsgiverne skal være opmærksomme på.

kan en arbejdsgiver kræve, at en medarbejder tager ulønnet orlov?

under visse omstændigheder kan en arbejdsgiver kræve, at en medarbejder tager ubetalt orlov, men kun hvor der er et afsnit i medarbejderens ansættelseskontrakt, der udtrykkeligt indeholder bestemmelser om dette. Det kaldes ‘afskedigelse’ og opstår, hvor arbejdsgiveren ikke har nok arbejde til, at medarbejderen kan udføre, så beder dem om at blive hjemme.

hvis en medarbejder afskediges i mere end fire uger i træk eller seks uger i en periode på tretten uger, hvor højst seks uger er sammenhængende, har de ret til at betragte deres ansættelseskontrakt som opsagt og ansøge om en fratrædelsesgodtgørelse. For at være berettiget til en fratrædelsesgodtgørelse skal medarbejderen have to eller flere års kontinuerlig service hos arbejdsgiveren.

en arbejdsgiver kan også suspendere en medarbejder fra arbejde af medicinske grunde, dvs.kræve, at de bliver hjemme af en medicinsk grund, i henhold til afsnit 64 i Employment Rights Act 1996. Men hvis du gør dette, skal du betale medarbejderen i en periode på højst seksogtyve uger. Hvis du giver medarbejderen arbejde at gøre hjemme, så vil de ikke længere blive anset for at være på medicinsk suspension.

ubetalt orlov på grund af coronavirus

det er muligt, at du bliver nødt til at bede dine medarbejdere om at blive hjemme, enten fordi nogen på kontoret har haft coronavirus, så alle andre har brug for at holde sig væk, eller fordi medarbejderen selv har symptomer, der kan gøre dem smitsomme (selvom de er godt nok til at komme på arbejde). Dette er kendt som selvisolering.

hvor en arbejdsgiver beder medarbejderne om at blive hjemme

hvor medarbejderne skal blive hjemme, selvom de ikke har Coronavirus, er den mest oplagte løsning at forsøge at udstyre dem til at arbejde hjemmefra. På denne måde kvalificerer medarbejderne sig stadig til fuld løn. Hvis det ikke er muligt for en medarbejder at udføre deres arbejde derhjemme, og deres arbejdsplads er lukket, behøver du ikke betale disse medarbejdere.

ansvarlige arbejdsgivere bør dog overveje de mulige juridiske, omdømme og moralske konsekvenser af betalende personale, hvis job gør det muligt for dem at arbejde hjemmefra, men ikke dem, der skal være fysisk til stede i arbejde, for eksempel rengøringsassistenter. Arbejdsgivere bør også kontrollere regeringens vejledning ofte, da den konstant opdateres.

medarbejdere, der isolerer sig selv

hvis en medarbejder isolerer sig selv derhjemme, fordi de har virussen, skal du betale dem i overensstemmelse med din organisations sygelønspolitik. Medarbejdere bør ikke blive bedt om at tage ubetalt orlov, hvis de er selvisolerende. Hovedårsagen til dette er, at en medarbejder er langt mindre tilbøjelige til at isolere sig selv, hvis de ved, at de ikke får betalt, og dermed risikere at inficere flere medarbejdere og potentielt koste arbejdsgiveren og samfundet mere i det lange løb.

Hvornår kan en medarbejder tage ulønnet orlov?

der er stort set tre kategorier af ubetalt orlov:

• ubetalt orlov, som du skal give ved lov
• ubetalt orlov, som du skal overveje ved lov
• ubetalt orlov, der er helt skønsmæssig

en medarbejder skal have lov til at tage ubetalt orlov under følgende omstændigheder:

• udvælgelse til jurytjeneste
• hvor de er dommer, rimelig fri til at udføre deres opgaver
• for at håndtere en nødsituation, der involverer en afhængig; og
• at tilbringe tid med et barn under 18 år (kendt som forældreorlov), forudsat at visse betingelser er opfyldt.

ubetalt orlov, som du skal overveje ved lov:

• en anmodning om uddannelse eller undersøgelse i henhold til afsnit 63D i Employment Rights Act 1996.

ubetalt orlov, der er helt skønsmæssig:

• en karrierepause eller sabbatsperiode
• aftaler med lægen eller tandlægen (medmindre medarbejderen er gravid, i hvilket tilfælde du skal give betalt fri til fødselsaftaler)
• medfølende orlov; og
• dødsfald.

hvor mange dage ulønnet forlade det en medarbejder berettiget til?

antallet af dage med ubetalt orlov, som en medarbejder har ret til, afhænger af, om du er forpligtet til at give fri i første omgang.

hvor medarbejderen ikke har ret til at tage ubetalt orlov

i tilfælde af ubetalt orlov, der er helt skønsmæssig, kan du beslutte, om du overhovedet skal give denne orlov, og hvis du gør det, hvor meget.
det anbefales kraftigt at have en politik på plads, der klart angiver din medarbejders rettigheder, fordi den ikke er fastsat i loven.

F. eks.kan din organisation have en politik om orlov uden løn, der omfatter en ret for en medarbejder med over ti års tjeneste til at ansøge om en karrierepause på op til tolv måneder. Dette kan være et reelt incitament til at bevare gode mennesker.

du kan vælge, om en medarbejder i en karrierepause bevarer rettigheder i henhold til deres ansættelseskontrakt, for eksempel til en lønforhøjelse. Et år er dog lang tid, så politikken skal gøre det klart, at der ikke kunne være noget job for medarbejderen i slutningen af deres karrierepause, og at de ikke har nogen rettigheder til at sagsøge dig i dette scenario.

den samme politik bør også omfatte en medarbejders ret til fridage for læger og tandlæger. Du kan beslutte at tillade en af hver om året, for eksempel. Det er os op til dig, baseret på din organisations behov.

i tilfælde af medfølende orlov kan dette angives i en politik, men kan også overlades til ledelsesmæssigt skøn. Det er muligt, at hvis du ikke tillader betalt fri af medfølende grunde, kan en medarbejder besøge deres læge for at blive underskrevet syg, hvis din virksomheds sygeløn er mere generøs.

hvor medarbejderen har ret til at tage ubetalt orlov

i tilfælde af fridage, som du skal give ved lov, vil årsagen til det igen være nøglen.

for jurypligt skal du tillade medarbejderen at være ude af arbejde, så længe de skal fungere som jurymedlemmer. Medarbejdere, der også er dommere, skal være fri for arbejde i mindst 13 hele dage eller 26 halve dage om året. Det er ikke obligatorisk at betale dine medarbejdere i løbet af denne tid, men mange arbejdsgivere gør det.

i tilfælde af andre offentlige opgaver, såsom at være lokalrådsmedlem, medlem af et fængselsbesøg eller en skoleguvernør, skal du give en ‘rimelig’ fri. Det skal aftales med din medarbejder på forhånd. Hvis du føler, at den tid, som medarbejderen har anmodet om, er urimelig i lyset af dens indflydelse på din virksomhed, kan du afvise medarbejderens anmodning. Igen er det ikke obligatorisk at betale dine medarbejdere, når de udfører deres offentlige opgaver, men de fleste arbejdsgivere gør det. Det er vigtigt at bemærke, at nogle kategorier af arbejdstagere, såsom politi og agenturarbejdere, ikke kan tage fri til offentlige opgaver.

medarbejdere, der har brug for fri til at passe en afhængig i en nødsituation, får en rimelig tid til dette formål.
eksempler på en nødsituation i familien inkluderer et barns ulykke i skolen og forstyrrelse af plejeordninger. Det vurderes, at 1-2 dage vil være tilstrækkelige til dette.

kan en arbejdsgiver afvise en anmodning om ubetalt orlov?

Ja, Som nævnt ovenfor er der situationer, hvor arbejdsgiveren har ret til absolut at nægte at lade medarbejderen tage ubetalt orlov.
disse er:

• en karrierepause eller sabbatsperiode;
• aftaler med lægen eller tandlægen (medmindre medarbejderen er gravid, i hvilket tilfælde du skal give betalt fri til fødselsaftaler);
• medfølende orlov; og
• dødsfald.

en arbejdsgiver kan også afvise en anmodning om ubetalt orlov i tilfælde af familiens nødsituation eller til at udføre offentlige opgaver, hvis de mener, at medarbejderen derefter ville tage en urimelig mængde fritid.

en arbejdsgiver kan også nægte orlov uden løn til studie-og uddannelsesformål, hvis den ikke mener, at uddannelsen ville være til gavn for virksomheden, og hvis den ikke ville være i stand til at imødekomme kundernes krav, hvis uddannelsen blev ydet. For at være berettiget til at fremsætte anmodningen i første omgang skal personen være en medarbejder med mindst 26 ugers tjeneste og arbejde for en organisation med over 250 ansatte. Hvis du beslutter at give fri til studier eller uddannelse, kan det betales eller ubetalt, og du kan vælge at betale for selve uddannelsen, at bidrage til den eller slet ikke betale noget.

ubetalt forældreorlov

for at ansøge om ubetalt forældreorlov skal en medarbejder have været ansat af dig i mindst et år og være barnets forælder eller have forældreansvar. Agenturarbejdere og entreprenører har ikke ret til at ansøge om forældreorlov.

medarbejderens ret er til 18 ugers ulønnet orlov for hvert barn op til 18 år. Retten er forbundet med barnet og genstarter ikke, når en medarbejder starter et nyt job.
for eksempel, hvis en medarbejder tog otte ugers forældreorlov i deres tidligere job, har de ti uger tilbage til at tage deres nuværende eller fremtidige rolle.

en forælder kan maksimalt tage fire ugers orlov om året i en eller to ugers blokke, selvom arbejdsgiveren kan acceptere at variere disse beløb, hvis den ønsker det.

medarbejderen skal give dig 21 dages varsel om den planlagte startdato for deres forældreorlov og også fortælle dig, hvornår den dato, hvor forældreorloven ophører.

det er muligt for dig at udsætte startdatoen for forældreorloven, men du kan ikke ændre længden på den orlov, som din medarbejder anmoder om. Hvis du ønsker at udsætte startdatoen, du skal foreslå en ny startdato, der skal være inden for seks måneder efter den oprindelige startdato, og svar til din medarbejder inden for syv dage efter modtagelsen af anmodningen.

du kan ikke udsætte medarbejderens forældreorlov, hvis det ville tage dem ud over deres barns attende fødselsdag og resultere i, at de mister deres ret. En arbejdsgiver kan heller ikke udsætte forældreorloven, hvis de ikke har en ‘væsentlig grund’ til at gøre det, og hvis anmodningen fremsættes af en far eller partner umiddelbart efter fødslen af deres barn.

i tilfælde af alle ansøgninger om ubetalt orlov kan processen være kompliceret. Derfor anbefales det stærkt at have en politik på plads, der angiver medarbejdernes rettigheder i din organisation. Dette skal forhindre medarbejdere i at misforstå deres rettigheder, samtidig med at de værdsætter den fleksibilitet, du viser som arbejdsgiver.

brug for hjælp?

hvis du er bekymret for brugen af orlov uden løn, uanset om du beder dine medarbejdere om at tage fri fra arbejde ulønnet, eller hvis en medarbejder har indsendt en anmodning, kan vi hjælpe, hvis du har brug for vejledning om regler og konsekvenser for din virksomhed. Vores team af arbejdsadvokater er klar til at besvare dine spørgsmål.

Ofte Stillede Spørgsmål om ulønnet orlov

sidst opdateret: 23. marts 2020