typer af kommunikation

kommunikation er processen med at videregive information og forstå det samme fra en person til en anden. Således betyder kommunikation at forstå information, fakta eller meninger fra nogen.

kommunikation kan være i forskellige former, den kan klassificeres på følgende grundlag:

1. på grundlag af organisationsstruktur
2. på grundlag af retning
3. på grundlag af udtryksform

kommunikationstyper

1. formel kommunikation
2. uformel kommunikation
3. nedadgående kommunikation
4. opadgående kommunikation
5. vandret kommunikation
6. Diagonal kommunikation
7. ikke Verbal kommunikation
8. Verbal kommunikation
9. mundtlig kommunikation
10. skriftlig kommunikation

1. Organisationsstruktur
   • formel kommunikation
   • uformel kommunikation
2. retning
   • nedadgående kommunikation
   • opadgående kommunikation
   • vandret kommunikation
   • Diagonal kommunikation
3. udtryksform
   • ikke-Verbal kommunikation
   • Verbal kommunikation
     1. mundtlig kommunikation
     2. skriftlig kommunikation

på grundlag af organisationsstruktur

i organisationsstrukturen af virksomhedskommunikation, der er to typer kommunikation:

• formel kommunikation
• uformel kommunikation

formel kommunikation

formel kommunikation er en strøm af information gennem formelt etablerede kanaler i en organisation. Denne form for kommunikation kan være mundtlig eller skriftlig.

• mest kontrolleret af ledere
• det er hierarkisk og forbundet med det overordnede og underordnede forhold
• generelt forbundet med en persons formelle status og positioner
• det kan være opad, nedad og vandret.

fordele ved formel kommunikation

• følger princippet om kommandoenhed
• den ordnede strøm af information og systematisk
• hjælper med at fastsætte ansvar for bedre effektivitet
• ledere har fuld kontrol over naturen og kommunikationsretningen
• hjælper med at opretholde autoritetsforhold
• undervisningsstrømmen er meget specifik, klar og bestemt.
• nyttigt at opretholde direkte kontakt med underordnede.

ulempe ved formel kommunikation

• det er en tidskrævende proces
• det mangler personlige kontakter og forhold
• det kan være modstået og forvrænget
• det forsinker kommunikationsmeddelelsen på grund af den formelle procedure
• det forhindrer den frie, glatte og nøjagtige cirkulation af information

uformel kommunikation

uformel kommunikation refererer til kommunikation på grundlag af personlige relationer. Det er en form for kommunikation, der er ustruktureret, uofficiel og uplanlagt.

• Det følger ikke de formelle kanaler, der er oprettet af ledelsen
• det flyder ofte mellem venner og intimater og relateret til personlige snarere end ‘positionelle’ forhold.
• det kan ikke påvises på diagrammet og er ikke reguleret af formelle regler og procedurer.

uformel kommunikation er et resultat af social interaktion og tilfredsstiller menneskers naturlige ønske om at kommunikere med hinanden. Uformel kommunikation hjælper med at imødegå virkningerne af træthed og monotoni og tjener som en kilde til jobrelateret information.

det kaldes også grapevine kommunikation. Drue vin kommunikation bærer uofficielle oplysninger. Det er ikke en pålidelig kilde til kommunikation. Ledere bør være meget forsigtige med sådan kommunikation.

fordele ved uformel kommunikation

• det er en fleksibel og pålidelig kommunikationskanal
• det skaber gensidigt samarbejde
• det fungerer muligvis som et værdifuldt hjælpemiddel til at kommunikere organisatoriske regler, værdier og moral
• det er nyttigt at opbygge samarbejde i organisationen
• det giver effektiv feedback til lederen
• det supplerer formel kommunikation med kommunikation
• det skaber succesfulde public relations i organisationen
• hvis implementeret effektivt, vil det fører til succes

ulemper ved uformel kommunikation

• det skaber misforståelse og usikkerhed
• på grund af forskellige opfattelser af de personer, der er involveret i hvisken, kan kædefortolkninger af information ændre sig
• det er vanskeligt at tro på information, da dens kilde ikke kan identificeres
• det fører undertiden til lækage hemmelig information
• oplysningerne passerer gennem den er unøjagtige og forvrængede
• det er vanskeligt at kontrollere det, da dets strømning og retning ikke kan kontrolleres

på grundlag af Retning

på grundlag af retninger kommunikation kan være af fire typer af kommunikation:

1. nedadgående kommunikation
2. opadgående kommunikation
3. vandret kommunikation
4. Diagonal kommunikation

nedadgående kommunikation

kommunikation, der finder sted fra overordnede til underordnede i en kommandokæde, kaldes nedadgående kommunikation.

sådan kommunikation kan være i form af ordrer, instruktioner, politikker, programmer osv. Det kan være skriftligt eller mundtligt.

følgende meddelelser induceres i denne type kommunikation:

• bekræftelse vedrørende ydeevne
• arbejdsopgave og retninger
• ordrer, vejledning og ansvar
• ideologisk type information
• Organisationsprocedure og praksis.

fordele ved nedadgående kommunikation

• det er nyttigt at kontrollere underordnet
• det forklarer organisationens planer og politikker for medarbejderne.
• det er et værktøj til at delegere myndighed
• det er nyttigt at binde blandt medarbejdere på et andet niveau
• det tilskynder til effektiviteten af opadgående kommunikation gennem feedback
• det hjælper med at forberede folket til at indføre forandring

ulemper ved nedadgående kommunikation

• det har tendens til at fremme envejskommunikation
• det er tidskrævende, fordi information passerer gennem forskellige niveauer
• nogle gange kan en manager filtrere informationen eller holde nogle af oplysningerne tilbage på grund af frygt for, at det kan være ubehagelig
• da kommunikation tager tid, bliver meddelelsen undertiden ineffektiv og kan miste betydning

opadgående kommunikation

når meddelelsen overføres fra bunden til toppen af det organisatoriske hierarki, er det kendt som opadgående kommunikation.

hovedfunktionen ved opadgående kommunikation er at levere information til topledelsen. Det er i det væsentlige deltagende og kan kun blomstre i et demokratisk organisatorisk miljø. Det kan være i form af statusrapport, forslag, klager, klager osv.

fordele ved opadgående kommunikation

• ledelsen kan bruge feedback effektivt i deres plan og procedurer
• hjælp underordnet med at kommunikere deres synspunkter til topledelsen
• det understøtter innovative ideer og forslag
• støtte i harmoni og gensidigt samarbejde mellem ledelse og underordnet
• lederne er i stand til at evaluere virkningen af kommunikation og

ulemper ved opadgående kommunikation

• underordnet giver kun gunstig information til øverste ledelse
• det kan modløses på grund af manglende korrekt respons fra topledelsen
• det tager meget tid at videregive beskeden til højere niveau
• mulighed for forsætlig manipulation af information for at nå personlige mål.
• der opstår en trussel om, at overlegen kan reagere negativt

horisontal kommunikation

når kommunikation finder sted mellem to eller flere personer, der arbejder på samme niveau, kaldes det horisontal kommunikation.

denne form for kommunikation foregår hovedsagelig under et udvalgsmøde eller konferencer. Hovedformålet med en sådan kommunikation er at etablere koordinering mellem afdelingerne.

fordele ved horisontal kommunikation

• det hjælper med at undgå dobbeltarbejde
• det løser konflikter mellem afdelinger
• det letter etablering af koordinering mellem forskellige afdelinger i organisationen
• kommunikationsprocessen beregnes glat uden nogen barriere.
• det hjælper med at opretholde social og følelsesmæssig støtte blandt peer-gruppen.

ulemper ved horisontal kommunikation

• der mangler motivation til at kommunikere
• normalt skjuler de information på grund af rivalisering mellem dem
• det mangler autoritativitet

Diagonal kommunikation

Diagonal kommunikation er en udveksling af information mellem personer på et andet niveau på tværs af afdelingslinjer.

denne type kommunikation bruges til at sprede information på forskellige niveauer i en organisation for at forbedre forståelsen og koordineringen for at nå organisatoriske mål.

hvor de personer, der hverken arbejder i samme afdeling eller har lignende niveau, kommunikerer, siges det at være diagonal kommunikation. Det skærer på tværs af niveauer af organisationsstruktur.

fordele ved diagonal kommunikation

• det øger organisatorisk effektivitet
• det letter organisatorisk forandring
• det skaber integritet og harmoni i organisationen
• det hjælper med at fremskynde handlingen og spare tid

ulemper ved diagonal kommunikation

• det krænker princippet om kommandoenhed
• det er en usystematisk måde at kommunikere på.

på grundlag af udtryksform

1. nonverbal kommunikation
2. Verbal kommunikation

ikke-Verbal kommunikation

kommunikation gennem udtryk, bevægelser eller kropsholdning er ikke-verbal kommunikation. Det henviser til strømmen af information gennem ansigtsudtryk, stemmetone og andre kropsbevægelser.

med andre ord er det en anden form for kommunikation end ord. Det formidler en persons følelse, følelser, holdning til en anden. En person kan kommunikere sin følelse til andre hurtigt og økonomisk ved at bruge en ikke-verbal form for kommunikation. Dette kræver ikke brug af ord, da en person kan udtrykke sine følelser ved sit kropssprog.

nogle vigtige af ikke-verbal kommunikation er:

• kropssprog: kropsholdning, gestus, øjenkontakt, stilhed osv.
• nærhed: rum (intimt rum, offentligt rum), tid, omgivelser osv.
• Para Sprog: Stemme, lydstyrke, Pause, tonehøjde, korrekt stress osv

fordele ved ikke-verbal kommunikation

• det er pålidelig kilde til information
• besked kan formidles hurtigt
• det er en økonomisk måde at kommunikere på
• det skaber bedre forståelse

ulemper ved ikke-verbal kommunikation

• udtryk og bevægelser ses af nogen, så det mangler hemmeligholdelse.
• det skaber misforståelse på grund af manglende forståelse af bevægelserne
• det kræver begge parters fysiske tilstedeværelse
• lang og detaljeret besked Kan ikke formidles
• betydningen af gestus ændres efter tid og sted, og det er derfor vanskeligt at forstå universelt
• der er intet skriftligt bevis i tilfælde af tvist i fremtiden.

Verbal kommunikation

Verbal kommunikation er en udveksling af information med ord enten skriftligt eller mundtligt. Verbal kommunikation består af at tale, lytte, skrive, læse osv. Det er den mest foretrukne form for kommunikation.

det kan være af to typer Verbal kommunikation:

1. mundtlig kommunikation
2. skriftlig kommunikation

mundtlig kommunikation

når en meddelelse udtrykkes gennem talte ord, kan den enten være gennem ansigt til ansigt samtaler eller ved hjælp af elektronisk tilstand som telefon, mobiltelefon osv.

det kan også være i form af uformel samtale, gruppediskussioner, møde osv. Det er et mere effektivt middel til udveksling af information, fordi modtageren ikke kun hører beskeden, men også observerer højttalerens fysiske bevægelser.

fordele ved mundtlig kommunikation

• mundtlig kommunikation er nyttig til at give god ledelse
• det giver mulighed for at deltage i alle medlemmerne i beslutningsprocessen
• det sparer tid og besked rækkevidde til modtageren meget hurtigt
• det er en økonomisk kilde til kommunikation
• det er mere effektivt, da kropssprog kan observeres sammen med høringen af meddelelsen
• reaktion kan modtages nemt og hurtigt
• meddelelsen kan formidles klart, fordi der i tilfælde af forvirring afklaring kan søges straks.

ulemper ved mundtlig kommunikation

• det kræver tilstedeværelse af begge parter, dvs.afsender og modtager
• den største ulempe ved denne type kommunikation er mangel på bevis, og den har således ingen juridisk gyldighed
• det er ikke egnet, når meddelelserne er lange
• det giver ikke tilstrækkelig tid til at tænke, før meddelelsen formidles
• det indebærer en høj pris for hvis begge parter er på afstand sted 6. Meddelelsen kan blive forvrænget.

skriftlig kommunikation

når meninger udveksles i skriftlig form, snarere end ved talte ord, er det kendt som skriftlig kommunikation.

det kan udtrykkes gennem diagrammer, billeder og diagrammer. Det omfatter aviser, rapporter, breve, cirkulærer magasiner osv. Mens du bruger skriftlig kommunikation, skal ord vælges meget omhyggeligt, fordi de sendte beskeder ikke kan ændres. det er formelt og kan ikke overses.

fordele ved skriftlig kommunikation

• det giver en fremtidig reference: det bliver en permanent rekord og gavnlig til formulering af nye politikker.
• det er korrekt. Fejl vil sandsynligvis ikke forekomme, da det er åbent for verifikation, og dets ægthed kan kontrolleres.
• det kræver ikke begge parters fysiske tilstedeværelse.
• det sikrer transmission af information på en ensartet måde
• det er nyttigt at overføre komplekse oplysninger, og det letter tildelingen af ansvar
• det fjerner normalt konflikter og misforståelser
• det letter at formidle en besked til et stort antal personer på samme tid
• skriftlig kommunikation er acceptabel som et juridisk dokument.

ulemper ved skriftlig kommunikation

• det er en tids-og pengekrævende måde at kommunikere på
• det mangler hemmeligholdelse, fordi meddelelsen passerer gennem forskellige hænder, og det siges således at være et dobbeltkantet våben
• det er ikke nyttigt i nødsituationer
• det har ingen chance for at ændre de sendte meddelelser
• det er ikke muligt at få øjeblikkelig feedback
• det bliver ikke imponerende, hvis det udarbejdes dårligt
• det kan fortolkes på den forkerte måde
• det kræver unødvendige formaliteter.

Forretningskommunikationsnotater

(Klik på emne for at læse)

Reference

1. Murphy, Hildebrandt (1991), effektiv forretningskommunikation.
2. Forretningskommunikation: “K. K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
3. Erhvervskommunikation: “M. K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Udmærke Bøger.
4. Essentials of Business kommunikation: Rajendra Pal, J. s Korlahalli, Sultan Chand & Sønner.

Fortsæt, del & Hjælp din ven