tip til Hurtigbøger > Nøjagtighedstips > 10 tip til perfekt Kontroludskrivning i Hurtigbøger
10
hvis du brugte Small business accounting produkter i de tidlige dage, ved du, hvor frustrerende det var at udskrive checks korrekt fra dit program. Fortrykte checks var ikke billige, og du udskrev sandsynligvis mindst et par, der ikke stod rigtigt eller på anden måde var ubrugelige.
Figur 1: Vinduet Skrivekontrol i Hurtigbøger 2013.
udskrivning af checks fra Hurtigbøger er blevet lettere, og online banking har gjort denne opgave mindre nødvendig for mange virksomheder. Men når du udskriver kontrol, er præcision stadig påkrævet.
så for at minimere frustration, spare tid og penge og sikre, at alt er nøjagtigt, når dine checks behandles i banken, er det vigtigt, at du bruger de værktøjer, som Hurtigbøger tilbyder korrekt.
hvis du har haft problemer med check-udskrivning, eller du overvejer at prøve det, skal du huske disse tip:
1.Først skal du sørge for at oprette standardchecks, ikke lønsedler. Gå til Bank | skriv Checks, eller klik på ikonet skriv Checks på hjemmesiden.
2.Hurtigbøger tilbyder et par muligheder for oprettelse af check. Klik På Rediger / Præferencer | Kontrol / Mine Præferencer. Her kan du angive en standardkonto for funktionen Skrivekontrol. Klik på virksomhedsindstillinger for yderligere indstillinger.
figur 2: Marker afkrydsningsfelterne her for at aktivere indstillinger.
3.Du kan tilpasse udseendet af dine checks. Klik På Fil / Printeropsætning/Check / Lønseddel. Angiv printerindstillinger og kontroller stil, Skift skrifttyper i nogle felter, angiv en delvis sideudskrivningsstil (ved hjælp af konvolutfeeden) og tilføj din virksomheds navn og adresse, logo og et signaturbillede.
figur 3: vinduet Printeropsætning giver adgang til dine Outputindstillinger.
4.Be sørg for, at din printer har nok blæk eller toner, før du begynder på et job.
5.Hvis du udskriver en masse checks, kan du overveje at dedikere en printer til den opgave. Men sikre dine blanke checks. Lad dem ikke være i printeren.
6.Behandler din printer sider i omvendt rækkefølge, sidste side først? Dette kan forårsage problemer, når du udskriver flere kontroller. Du har flere muligheder her. Du kan:
- Rediger printerens egenskabsindstillinger i vinduer og/eller se printerdokumentationen
- Ilæg papiret for at rumme omvendt udskrivning eller
- ændre kontrolnumrene i Hurtigbøger. Gå til lister | kontoplan, og åbn det korrekte tjekbogsregister for at ændre dem. (Denne mulighed er den mindst elegante og mest risikable, og ikke noget, du vil gøre regelmæssigt. Lad os hjælpe dig med din Printeropsætning, hvis du ikke kan løse problemet.)
7.Hurtigbøger understøtter batchudskrivning. Hvis du skriver flere kontroller, som du vil udskrive senere, skal du klikke på linket Udskriv senere eller udskrives (afhængigt af din version af Hurtigbøger). Når du er klar, kan du enten vælge File | Print Forms | Checks eller klikke på linket Print Checks på hjemmesiden. Begge åbner dette vindue:
figur 4: Fjern markeringen af de elementer, du ikke vil udskrive for at fjerne dem fra batchjobbet.
8. Udskrivning af et parti af checks og indse, at du har sat noget op forkert? Tryk på Esc-tasten for at standse den.
9.Dobbelttjek for at sikre, at dine numre stemmer overens, før du starter et udskriftsjob. Sammenlign nummeret i feltet Første kontrolnummer med nummeret på den første kontrol, der står i kø i printeren.
10. Ødelægge en check eller en hel side af dem? Hvis din regnskabsprotokol giver dig mulighed for at springe kontrolnumre over, skal du bare starte forfra ved at ændre det første kontrolnummer, så det svarer til startnummeret på et nyt parti afkrydsningsfelter. Hvis ikke, skal du oprette en check for hver enkelt, der blev ødelagt, vælge et navn og en konto og et beløb på $0,00. Derefter annullere checken(r). (Klik på bank / brug Register og vælg kontoen. Fremhæv transaktionen / transaktionerne, vælg indstillingen Rediger og ugyldiggør. Slet dem ikke.
Check-udskrivning kan være vanskelig, men det skal absolut følge reglerne. Lad os vide, hvis du går i stå eller ønsker nogle vejledning forhånd ‘ eller hvis du ønsker at skifte til netbank og bill-pay.
forrige Tip-tilbage til tip-næste Tip