Sådan styrer du medarbejderudgifter i 8 trin

håndtering af dine medarbejderes udgifter kan være kompliceret, tidskrævende og kedelig og et stort besvær for din økonomiafdeling. Heldigvis er der måder at gøre denne proces mindre træk.

i hjertet er kontrol af medarbejderudgifter virkelig et spørgsmål om strategi. Og når det kommer til forretningsudgifter, har du tre hovedbehov:

1. for at overvåge og kontrollere virksomhedens driftsomkostninger
2. for at foretage analytisk regnskabsføring af udgifter
3. for at indsamle alle fakturaer og bilag

gør disse tre godt, og du er hurtigt på vej til en sund forbrugskultur – noget vi brænder for.

så hvad er den bedste måde at overvåge og kontrollere medarbejderudgifter på? Hvordan kan du give dine medarbejdere den fleksibilitet, de har brug for for at komme ud i verden, samtidig med at du sikrer sikkerheden og integriteten af virksomhedens midler?

her er hvad du behøver at vide.

Opret din medarbejderomkostningsplan

“manglende planlægning planlægger at mislykkes.”Det er en klichkrus af en grund.

den værste måde at styre virksomhedens udgifter på er næsten ikke at styre det overhovedet. Hvilket faktisk er ret typisk for meget unge, små virksomheder. Først føler du, at du ikke rigtig har brug for en strategi, fordi de beløb, du bruger, er så små. Og administrerende direktør eller kontorchef håndterer alle pengene alligevel.

men denne artikel er beregnet til at hjælpe dig med at kontrollere medarbejderudgifter. For på et tidspunkt skal du frigøre dit team til at gøre godt arbejde. Og det vil kræve adgang til midler.

men hvordan skal medarbejderne bruge, på hvad og hvor meget er de tilladt? Dette vil alle blive inkluderet i din velskrevne udgiftspolitik.

vi har skrevet om disse masser allerede, så vi går ikke overdrive det her. Men der er et par grundlæggende principper at huske på:

• gør det enkelt, klart og koncist
• forsøg ikke at skrive et juridisk eller akademisk papir – hold det venligt
• Inkluder virkelige eksempler på gode og dårlige virksomhedsudgifter
• angiv ikke hver eneste mulige udgift. Retningslinjer er bedre end lange lister
• tænk på måder at automatisere trin på – mere om dette kort

og til sidst inkluderer Du andre hold i processen. Store udgiftspolitikker giver mening for hele virksomheden – ikke kun CFO eller finansinspektør.

For mere, læs vores detaljerede guide til udformning af din virksomheds udgiftspolitik. Og til inspiration er her en stor liste over virkelige udgiftspolitikker fra virksomheder, du helt sikkert har hørt om.

2. Sæt klare udgiftsprocesser på plads

når din politik er klar, skal du tackle processer. Forretningsudgifter involverer mere end bare at sætte et budget og give dit team midlerne – begge kommer vi snart til.

ved at følge en udgiftsstyringsproces, der er metodisk og grundig, for ikke at sige streng, kan du tilskynde medarbejderne til at kontrollere deres udgifter. En klar og detaljeret proces kan være lige så nyttig for medarbejderne som for ledelsen.

når du implementerer en udgiftsstyringsproces, skal du sørge for at se efter måder at gøre det så hurtigt og nemt som muligt for medarbejderne at følge. For eksempel kan du give medarbejderne forudfyldte formularer, herunder automatiske meddelelser om nødvendig dokumentation.

endnu bedre, moderne forbrugsstyringsløsninger leder dine teammedlemmer gennem hele udgiftsprocessen – fra godkendelse til betaling til modtagelse.

denne form for proces er det bedste tilfælde – hvor dine hold ikke har andet valg end at følge reglerne, selvom de ikke kender dem!

Angiv et budget for hver medarbejderudgiftskategori

en god måde at kontrollere medarbejderudgifter på er at implementere en detaljeret udgiftspolitik. Dette inkluderer at indstille et maksimalt budget for hver udgiftskategori på forhånd: forretningsrejser, hotelophold, restaurantregninger, køb af udstyr og forsyninger mv.

for alle udgifter skal du definere, hvor meget hver medarbejder kan pådrage sig, og fortælle dem, at de ikke vil blive refunderet ud over denne grænse. Nogle beløb eller typer af udgifter kan forhåndsgodkendes, mens alt uden for dette kræver eksplicit godkendelse fra ledere.

men hold disse regler så enkle som muligt. Du kan gå ind i uendelige detaljer med de prisbeløb, der er godkendelse, og betingelser, der skal være opfyldt. Men udgiftspolitikker fungerer bedst, når de er korte, enkle, og hvor medarbejderne kan huske dem udenad.

og tro os, dette er perfekt opnåeligt.

Giv passende betalingsmetoder

hvis du vil være virkelig effektiv til at kontrollere medarbejderudgifter, er den bedste mulighed at give dem en skræddersyet betalingsmetode. Det er her forretningskort kommer ind.

med udgiftskort kan du indlæse dem med et bestemt beløb på forhånd, der skal bruges til en lang række udgifter i marken: restauranter, brændstof, hoteller osv.

disse kort kombinerer fleksibilitet med sikkerhed. Medarbejdere kan bruge, ligesom de har deres eget firmakreditkort. Men ledere og økonomiteams kan sætte specifikke grænser for hvert kort og kan se nøjagtigt, hvad en medarbejder har brugt til enhver tid.

anden mulighed: et virtuelt kreditkort. Dette er den perfekte løsning til onlineudgifter, såsom at booke et hotelværelse, leje ejendom eller et køretøj og købe tog-eller planlægningsbilletter. De er også ideelle til abonnementer og digital reklame.

dette engangskort kan bruges i henhold til dine medarbejderes behov og kan styres i realtid via en sikker internetplatform. Dette giver et klart og detaljeret tilsyn, samtidig med at dine medarbejdere kan foretage online køb hurtigt og bekvemt.

ved du, hvad der ikke er en god mulighed? Forking over virksomhedens kreditkort hver gang en medarbejder skal foretage en betaling. Dette er ikke kun et besvær, men det udsætter også din virksomhed for risikoen for kreditkortsvindel. Ikke cool!

Digitaliser fakturahentning

når et teammedlem betaler for noget, skal de beholde kvitteringen. Hvilket er et ret simpelt koncept, men fører til uendelige problemer for finans-og regnskabsteams.

fordi uanset hvor flittige dine medarbejdere er, vil de glemme eller miste kvitteringer fra tid til anden. Og det betyder masser af frem og tilbage med finance team, at forklare sig selv og finde disse beviser for betaling.

for at undgå at spilde tid på at indsamle fakturaer, og for at sikre, at du får dem alle, skal du digitalisere kvitteringsindsamling. E-kvitteringer accepteres nu af skattekontorer over hele verden.

den enkleste metode er en kvittering scanning app. Medarbejderen betaler for noget og tager straks et billede af deres kvittering i det øjeblik de modtager det.

der er ingen dataindtastning for finansteams, og antallet af tabte kvitteringer bliver ubetydeligt.

Centraliser abonnementsovervågning

et andet problem med hovedpine-inducerende forbrug er abonnementer. Vi elsker dem, fordi moderne SaaS-værktøjer gør livet lettere for alle. Men at holde på toppen af hver enkelt betaling foretaget af alle dine business teams er ligesom spinning plader.

mellem at betale for søgeord i Google Ads til marketingafdelingen, Salesforce for sales og Heroku for de tekniske teams, kan det være svært at overvåge medarbejderabonnementer.

vi nævnte virtuelle kort ovenfor, og disse er den perfekte modgift til dine udgifter elendighed. Disse giver dig mulighed for at oprette et unikt, tilbagevendende kort, der trækkes fra hver måned (eller år).

hvert kort tildeles en medarbejder, så du ved, hvem der kontrollerer hvert abonnement. Og hver betaling har en grund opført, den godkendende leders detaljer og den korrekte regnskabskode. Så afstemning af disse betalinger er næsten automatisk.

den vigtige del er at centralisere alt dette. Sørg for, at hvert team bruger den samme proces og betalingsmetode til sine abonnementer. Så ved du, hvor hver betaling kommer fra, og kan nemt blive på toppen af dem alle.

Tip: Spendesk, centraliserer alle abonnementer, indsamler fakturaer automatisk og suspenderer endda abonnementer på ingen tid, hvis det er nødvendigt.

spor udgiftsrapport svig

det er ikke sjovt at tale om, men chancerne for udgiftsrapportbedrageri er højere, end du skulle tro. Fra en rapport indrømmer hele 85% af medarbejderne at lyve på udgiftskrav. Og 10% indsende falske oplysninger om ” hele tiden.”

disse behøver ikke alle at være ondsindede usandheder. Nogle gange udgør folk detaljer, som de mener er sande, fordi de ikke længere har de oplysninger, de har brug for.

men svig bør være en bekymring, især for finansinspektører og deres hold. Dit job er at holde virksomhedens penge sikkert.

den mest effektive måde at forhindre dette på er simpelthen at slippe af med udgiftsrapporter. Trods alt, ingen kan lide at håndtere udgiftsrapporter alligevel.

da de er tidskrævende og nemme at forfalske, ville det være klogt at fjerne dem helt og i stedet vælge fleksible og smidige betalingsløsninger som dem, der tilbydes af Spendesk.

Digitaliser og Automatiser dine processer

hvilke af dine processer tager mest tid og er de mindst produktive? Identificer dem, gå digital, og dematerialisere. Fokuser i stedet på effektive værktøjer til fakturahentning, styring af købsanmodning eller endda procesudgifter i realtid.

automatisering og digitalisering af dine processer hjælper dig med at se bedre resultater, give dit team mulighed for at arbejde med større smidighed og frigøre tid til andre vigtigere (og mindre kedelige!) systemopgaver.

flere ressourcer om automatisering:

• Omkostningsautomatisering: sådan automatiseres udgiftskrav og godkendelser
• 8 fremragende fordele ved regnskabsautomatisering
• Forretningsautomatisering: Automatiser disse seks kedelige finansieringsprocesser
• hvordan AR& AP automation øger forretningsproduktiviteten

Find den rigtige udgiftskontrolbalance

håndtering af medarbejderudgifter handler om at finde den rette balance mellem kontrol og smidighed, så alles interesser kan betjenes. Medarbejdere skal være i stand til at udføre deres arbejde med fleksibilitet og bekvemmelighed, og du skal være i stand til at have et klart og detaljeret tilsyn med virksomhedens udgifter.

overvej vores top otte tip (ovenfor), og overvej hvilke muligheder der kan være rigtige for dig og dit team.