Sådan skriver du et følgebrev til indsendelse af manuskript

Dr. Arianna Ferrini, freelance videnskabelig forfatter på Kolabtree, deler sine bedste tip til at skrive et følgebrev til indsendelse af manuskript.

når du sender et manuskript til en journal, skal du ofte medtage et følgebrev. Følgebrevet er en formel måde at kommunikere med redaktøren af din valgte journal og er en glimrende mulighed for at fremhæve, hvad der gør din forskning ny og publikationsværdig. Formålet med et manuskript følgebrev er at tvinge publikationens chefredaktør til at acceptere manuskriptet baseret på forståelsen af, at manuskriptet tilbyder en løsning til at løse et uopfyldt behov inden for det specifikke felt.

hvorfor har du brug for et følgebrev til indsendelse af manuskript

• for at tvinge: som at skrive et professionelt følgebrev, når du ansøger om et job, skal et manuskriptbrev skrives overbevisende for at hjælpe med at påpege alle de bemærkelsesværdige kvaliteter i manuskriptet. Et velskrevet følgebrev kan hjælpe dit papir med at nå det næste trin efter indsendelsen, som er fagfællebedømmelsesfasen.
• for at angive betydning: Angiv, hvilken indflydelse og bidrag manuskriptet kan bringe til det specifikke felt. En effektiv metode til at gøre det er at understrege det uopfyldte behov og vise, hvordan manuskriptet har løst det uopfyldte behov.
• at påvirke: følgebrevets sprog skal skrives på en måde, der får publikationen til at føle sig speciel, at de er valgt til at udgive manuskriptet.

hvad du skal medtage i dit følgebrev

et manuskript følgebrev skal følge en klar struktur for at sikre, at publikum let kan læse indholdet. I betragtning af dets betydning er det værd at bruge lidt tid på at skrive et sammenhængende og overbevisende brev. Det skal indeholde følgende afsnit:

• indledende bemærkninger. Her skal du medtage datoen og derefter henvende dig til chefredaktøren efter deres titel.
• forespørgsel anmodning. Her angiver du anmodningen, inklusive manuskriptets fulde titel og i det mindste navnet på den første forfatter (for eksempel noget i retning af “på vegne af mine medforfattere sender jeg det originale manuskript med titlen af til overvejelse til offentliggørelse i ).Angiv den type papir, du sender (f.eks. gennemgang, forskning, casestudie osv.). Husk, at følgebreve er separate filer fra dit manuskript, så de skal altid indeholde vigtige detaljer som titel og forfatteres navne. Her skal du også tilføje en henvisning til et tidligere forespørgselsbrev (hvis sendt).
• baggrund. Dette bør være en baggrund på højt niveau for dit emneat introducere, hvorfor forskning på dette område er vigtig. For eksempel i tilfælde af et biomedicinsk forskningsdokument, der er knyttet til en sygdom, kan du angive antallet af berørte personer, de høje sundhedsomkostninger og behovet for behandlinger.
• uopfyldt behov. Beskriv det udækkede behov (igen for biomedicinsk forskning ville dette være det udækkede kliniske behov) og forklar, hvorfor der er behov for flere publikationer.
• sammendrag af manuskriptet. Dette afsnit skal indeholde et resume af manuskriptet, der tydeligt fremhæver de vigtigste fund. Her skal du også angive, hvorfor læseren af tidsskriftet ville være interesseret i arbejdet.
• forfatterens aftale. Dette afsnit er vigtigt og bør indeholde noget som”alle forfattere har læst, redigeret og bidraget til indholdet af dette manuskript. Dette arbejde er ikke tidligere blevet offentliggjort og overvejes ikke til offentliggørelse andetsteds.”
• slutter hilsen. Tak chefredaktøren for deres overvejelse og indpak brevet. Selvom enhver forfatter kan korrespondere med tidsskriftets redaktion, skrives følgebreve normalt og underskrives af den tilsvarende forfatter af papiret.

fejl, der skal undgås

at give et følgebrev til at ledsage din manuskriptindsendelse kan være yderst nyttigt for dig og for journalredaktøren. For at sikre, at redaktøren seriøst overvejer din publikation, er der dog nogle fejl, der skal undgås.

• dårlig formatering, struktur og grammatik. Dette er det vigtigste. Tænk på dit brev som dit manuskripts (og dit) visitkort: du vil gøre et godt indtryk. Før du sender et følgebrev til den valgte journal, skal du sørge for, at den ikke indeholder grammatik, stavning og tegnsætningsfejl. Derudover skal det være lagt ud i et pænt og læsbart format og let at følge. Undgå at bruge for meget jargon eller akronymer, og hold sproget ligetil.
• Overselling dit arbejde. Selvom det er vigtigt at fremhæve den innovative karakter af din forskning, er det lige så vigtigt ikke at overvurdere dit arbejde og lyde arrogant.
• ikke overholder tidsskriftets retningslinjer. Hver journal har sine egne retningslinjer, når det kommer til manuskriptforberedelse, og det samme gælder for følgebrevet. Før du begynder at skrive, skal du kontrollere din valgte journals retningslinjer omhyggeligt og sørge for at overholde det, der anmodes om. For eksempel ønsker nogle tidsskrifter, at forfatteren skal foreslå potentielle korrekturlæsere eller medtage en liste over lignende papirer, der tidligere er offentliggjort af tidsskriftet. Nogle tidsskrifter kræver, at du inkluderer specifikke udsagn og videregivelse (f. eks., overholdelse af etiske standarder, interessekonflikter, aftale om indgivelsesbetingelser, copyright sign-over osv.). Hvis du ikke følger deres regel, er det ikke et første godt indtryk.
• kopiering af dit abstrakt i følgebrevet. Det er to forskellige ting med to forskellige mål. Formålet med følgebrevet er at angive betydningen af arbejdet, og hvorfor det hører til den specifikke journal.
• gør det for “vagt”. Husk, at redaktøren altid har deres læserskare i tankerne; derfor skal du ikke være vag og bruge et “copy-paste” følgebrev. I stedet skal du skræddersy det til den specifikke journal, du målretter mod, og fremhæve, hvorfor dit arbejde passer inden for tidsskriftets anvendelsesområde. Du kan normalt finde omfanget af tidsskriftet på deres hjemmeside.
• hævder, at du er den første, der viser noget, mens det i virkeligheden allerede er vist. Denne fejl er mere almindelig, end du måske tror, og det vil irritere redaktøren og få dem til at stille spørgsmålstegn ved hele dit arbejde. Ofte begås disse fejl utilsigtet, så sørg for, at du har kontrolleret og dobbelttjekket den aktuelle litteratur, inden du sender dit manuskript. Som enhver forsker ved, er manuskriptskrivning en lang proces, og det kan godt være, at du går glip af nogle just-off-the-press-papirer i flere måneder/år fra projektets begyndelse til færdiggørelsen af manuskriptet.
• giver en lang biografi om dig selv og din karriere. Medmindre der specifikt anmodes om det, bør dette ikke medtages i et følgebrev.
• gør følgebrevet for langt. Som hovedregel bør et følgebrev ikke være længere end en enkelt udskrevet side. Du skal være selektiv for at få dine nøglepunkter til at skille sig ud og heller ikke spilde en travl redaktørs værdifulde tid.

Sådan øges chancerne for, at dit manuskript accepteres

en god måde at øge chancerne for, at dit manuskript accepteres, er at sende et manuskriptundersøgelsesbrev for at måle interessen og modtage indledende kommentarer fra chefredaktøren inden den faktiske indsendelse af et manuskript. Formålet med at sende et manuskriptundersøgelsesbrev er at påvirke måljournalen for at være interesseret i at gennemgå/acceptere manuskriptet. Et forespørgselsbrev skal have tre hovedafsnit: introduktion og toplinjemeddelelse, en fængslende syntese af manuskriptet, og undersøgelsen efterfulgt af en indpakning.

et manuskriptforespørgselsbrev skal fange Redaktørens opmærksomhed og kommunikere, at din forskning er noget nyt og innovativt, som har potentialet til at ændre feltet. Nøgleord inkluderer” roman”,” state-of-the-art”,” spændende”,” først”,” først nogensinde”,” aldrig vist før”,” banebrydende”,”potentielt paradigmeskift”.

du skal skrive forespørgselsbrevet, så snart måljournalen er identificeret, og forfattergruppen bestemmer de vigtigste meddelelser/data i manuskriptet. På den anden side skal du skrive følgebrevet, når manuskriptet er færdigt og klar til indsendelse. Det er altid en god ide at bede en erfaren og offentliggjort kollega om at læse din manuskriptforespørgsel og følgebrev og give dig ærlig feedback om dem.

Bottom line

et godt følgebrev kan hjælpe dig med at “sælge” dit manuskript til journalredaktøren. Indsendelse af et følgebrev til at ledsage dit manuskript giver dig mulighed for at forklare, hvorfor dit manuskript skal overvejes, og hvorfor det ville være af interesse for læserne af det specifikke tidsskrift. Et følgebrev skal være af den højest mulige kvalitet. Før du sender det, skal du udføre en tjekliste for at stryge prosaen ud og sørge for, at du har inkluderet alle de relevante sektioner og oplysninger.

en stor manuskript følgebrev:

• tvinger publikum
• angiver manuskriptets betydning for feltet
• få tidsskriftet til at føle sig heldig, du kom til dem

markerer din disse felter?

brug for hjælp til at udvikle et følgebrev til manuskript indsendelse? Ansæt erfarne freelance videnskabelige forfattere på Kolabtree.