Projektledelsens udvikling

projektledelsens historie | Læs tid minutter

betydningen af Projektledelse er et vigtigt emne, fordi alle organisationer, uanset om de er små eller store, på et eller andet tidspunkt, er involveret i gennemførelsen af nye virksomheder. Disse virksomheder kan være forskellige, såsom udvikling af et nyt produkt eller en ny tjeneste; etablering af en ny produktionslinje i en fremstillingsvirksomhed; en PR-kampagne; eller et større byggeprogram. Mens 1980 ‘erne handlede om kvalitet, og 1990’ erne handlede om globalisering, handler 2000 ‘ erne om hastighed. Det vil sige, at for at holde sig foran deres konkurrenter står organisationer konstant over for udviklingen af komplekse produkter, tjenester og processer med meget korte time-to-market-vinduer kombineret med behovet for tværfunktionel ekspertise. I dette scenarie bliver Projektledelse et meget vigtigt og kraftfuldt værktøj i hænderne på organisationer, der forstår dets anvendelse og har kompetencer til at anvende det.

udviklingen af projektstyringsfunktioner i organisationer, samtidig med anvendelsen af informationsstyringssystemer, gør det muligt for virksomhedsteams at arbejde i partnerskab med at definere planer og styre take-to-market-projekter ved at synkronisere teamorienterede opgaver, tidsplaner og ressourceallokeringer. Dette gør det muligt for tværfunktionelle teams at oprette og dele projektoplysninger. Dette er dog ikke tilstrækkeligt, informationsstyringssystemer har potentialet til at tillade projektstyringspraksis at finde sted i et realtidsmiljø. Som en konsekvens af denne potentielle projektledelsesfærdighed er lokalt, nationalt eller globalt spredte brugere i stand til samtidig at se og interagere med de samme opdaterede projektoplysninger med det samme, herunder projektplaner, gevindskårne diskussioner og anden relevant dokumentation. I dette scenarie får udtrykket spredt bruger en bredere betydning. Det omfatter ikke kun de tværfunktionelle ledelsesteams, men også eksperter fra organisationens forsyningskæde og forretningspartnere.

på makroniveau er organisationer motiverede til at implementere projektstyringsteknikker for at sikre, at deres virksomheder (små eller store) leveres til tiden inden for omkostningsbudgettet og til den fastsatte kvalitet. På mikroniveau har Projektledelse kombineret med et passende informationsstyringssystem til formål at: a) reducere projektomkostninger b) tilpasse projektarbejdspladsen til den operationelle stil for projektteamene og de respektive teammedlemmer; C) proaktivt at informere direktionen om de strategiske projekter i realtid, d) sikre, at projektteammedlemmer deler nøjagtige, meningsfulde og rettidige projektdokumenter, og e) sikre, at kritiske opgavefrister overholdes. Mens motivation og mål for at anvende projektledelse i organisationer er prisværdigt, sikrer de ikke projektsucces.

før man diskuterer betydningen og opnåelsen af projektsucces, er det på nuværende tidspunkt hensigtsmæssigt at give en kort historie om Projektledelse.

kort historie om Projektledelse

Projektledelse har været praktiseret i tusinder af år, der går tilbage til den egyptiske epoke, men det var i midten af 1950 ‘ erne, at organisationer begyndte at anvende formelle projektstyringsværktøjer og teknikker til komplekse projekter. Moderne projektstyringsmetoder havde deres oprindelse i to parallelle, men forskellige problemer med planlægning og kontrol i projekter i USA. Den første sag involverede den amerikanske flåde, som på det tidspunkt var bekymret for kontrollen med kontrakter for sit Polaris Missilprojekt. Disse kontrakter bestod af forskning, udviklingsarbejde og fremstilling af dele, der var unikke og aldrig tidligere var blevet gennemført.

netop dette projekt var præget af stor usikkerhed, da hverken omkostninger eller tid kunne estimeres nøjagtigt. Derfor var færdiggørelsestiderne baseret på sandsynligheder. Tidsestimater var baseret på optimistiske, pessimistiske og mest sandsynlige. Disse tre tidsscenarier blev matematisk vurderet for at bestemme den sandsynlige afslutningsdato. Denne procedure blev kaldt program evaluering gennemgang teknik (PERT). Oprindeligt tog PERT-teknikken ikke hensyn til omkostningerne. Omkostningsfunktionen blev dog senere inkluderet ved hjælp af den samme estimeringsmetode som med tiden. På grund af de tre estimeringsscenarier blev PERT fundet (og er stadig) bedst egnet til projekter med en høj grad af usikkerhed, der afspejler deres unikke niveau. Den anden sag involverede den private sektor, nemlig E. I Du Pont de Nemours Company, som havde forpligtet sig til at opføre større kemiske anlæg i USA i modsætning til Navy Polaris-projektet, krævede disse byggevirksomheder nøjagtige tids-og omkostningsestimater. Metoden udviklet af dette firma blev oprindeligt omtalt som project planning and scheduling (PPS). KKS krævede realistiske skøn over omkostninger og tid og er således en mere definitiv tilgang end PERT. PPS-teknikken blev senere udviklet til critical path method (CPM), der blev meget populær blandt byggebranchen.

i løbet af 1960 ‘erne og 1970’ erne øgede både PERT og CPM deres popularitet inden for den private og offentlige sektor. Forsvarsafdelinger i forskellige lande, NASA og store ingeniør-og byggefirmaer verden over anvendte projektstyringsprincipper og værktøjer til at styre store budget -, planlægningsdrevne projekter. Populariteten i brugen af disse projektstyringsværktøjer i denne periode faldt sammen med udviklingen af computere og de tilknyttede pakker, der specialiserede sig i projektledelse. Imidlertid var disse computerpakker oprindeligt meget dyre og blev kun udført på mainframe-eller mini-computere. Brugen af projektstyringsteknikker i 1980 ‘ erne blev lettet med fremkomsten af den personlige computer og tilhørende billige projektstyringsprogrammer. Derfor begyndte Produktions-og programmeludviklingssektorerne i denne periode også at vedtage og implementere sofistikeret projektstyringspraksis. I 1990 ‘ erne blev projektledelsesteorier, værktøjer og teknikker bredt modtaget af forskellige brancher og organisationer.

fire perioder i udviklingen af moderne Projektledelse

før 1958: håndværkssystem til menneskelige relationer. I løbet af denne tid forkortede udviklingen af teknologi, såsom biler og telekommunikation, projektplanen. For eksempel tillod biler effektiv ressourceallokering og mobilitet, mens telekommunikationssystemet øgede kommunikationshastigheden. Desuden blev jobspecifikationen, som senere blev grundlaget for udviklingen af Arbejdsopdelingsstrukturen, meget udbredt, og Henry Gantt opfandt Gantt-diagrammet. Eksempler på projekter, der blev gennemført i denne periode som understøttet af dokumenteret bevis, inkluderer: (A) bygning af Pacific Railroad i 1850 ‘ erne; (B) opførelse af Hoover Dam i 1931-1936, der beskæftigede cirka 5.200 arbejdere og stadig er en af de højeste tyngdekraftsdæmninger i USA, der genererer omkring fire milliarder kilovatt timer om året; og (c) Manhattan-projektet i 1942-1945, der var pionerforsknings-og udviklingsprojektet til fremstilling af atombomben, der involverede 125.000 arbejdere og kostede næsten 2 milliarder dollars.

1958-1979: anvendelse af ledelsesvidenskab. Betydelige teknologiske fremskridt fandt sted mellem 1958 og 1979, såsom den første automatiske kopimaskine med almindeligt papir i 1959. Mellem 1956 og 1958 blev der introduceret flere centrale projektstyringsværktøjer, herunder CPM og PERT. Denne periode var imidlertid præget af den hurtige udvikling af computerteknologi. Progressionen fra mainframe til mini-computeren i 1970 ‘ erne gjorde computere overkommelige for mellemstore virksomheder. I 1975 grundlagde Bill Gates og Paul Allen Microsoft. Desuden letter udviklingen af computerteknologi fremkomsten af flere projektstyringsvirksomheder, herunder Artemis (1977), Oracle (1977) og Scitor Corporation (1979). I 1970 ‘ erne blev der også introduceret andre projektstyringsværktøjer såsom Materialekravsplanlægning (MRP).

eksempler på projekter, der blev gennemført i denne periode, og som påvirkede udviklingen af modem-Projektledelse, som vi kender det i dag, inkluderer: (a) Polaris-missilprojekt, der blev indledt i 1956, og som havde til formål at levere nukleare missiler båret af ubåde, kendt som Flådeballistisk missil til den amerikanske flåde. Projektet lancerede med succes sit første Polaris-missil i 1961; (b) Apollo-projekt indledt i 1960 med det formål at sende mennesket til månen; og (c) E. I Du Pont de Nemours chemical plant-projekt, der startede i 1958, der havde til formål at bygge større kemiske produktionsanlæg i hele USA

1980-1994: produktionscenter menneskelige ressourcer. 1980 ‘erne og 1990’ erne er kendetegnet ved den revolutionerende udvikling inden for informationsstyringssektoren med introduktionen af den personlige computer (PC) og tilhørende computerkommunikationsnetværksfaciliteter. Denne udvikling resulterede i at have lave omkostninger multitasking pc ‘ er, der havde høj effektivitet i styring og styring af komplekse projektplaner. I denne periode blev billige projektstyringsprogrammer til PC ‘ er bredt tilgængelige, hvilket gjorde projektstyringsteknikker lettere tilgængelige.

eksempler på større projekter i denne periode, der illustrerer anvendelsen af højteknologi, og projektstyringsværktøjer og-praksis omfatter: A) England France Channel project, 1989-1991. Dette projekt var et internationalt projekt, der involverede to regeringer, flere finansielle institutioner, ingeniørbyggerier og andre forskellige organisationer fra de to lande. Sproget, brugen af standardmålinger og andre kommunikationsforskelle skulle koordineres tæt; (B) Space Shuttle Challenger project, 1983 til 1986. Katastrofen i Challenger space shuttle fokuserede opmærksomheden på risikostyring, gruppedynamik og kvalitetsstyring; og (C) Calgary Vinter-OL i 1988, som med succes anvendte projektledelsespraksis til begivenhedsstyring.

1995-nu: oprettelse af et nyt miljø. Denne periode er domineret af udviklingen relateret til internettet, der ændrede dramatisk forretningspraksis i midten af 1990 ‘ erne. Internettet har leveret hurtigt, interaktivt og tilpasset nyt medium, der giver folk mulighed for at gennemse, købe og spore produkter og tjenester online med det samme. Dette har resulteret i at gøre virksomheder mere produktive, mere effektive og mere kundeorienterede. Desuden har mange af nutidens projektstyringsprogrammer en Internetforbindelsesfunktion. Dette tillader automatisk upload af data, så alle over hele kloden med en standard bro. ser Kan: (a) input den seneste status for deres tildelte opgaver; (b) finde ud af, hvordan det samlede projekt klarer sig; (C) blive informeret om eventuelle forsinkelser eller fremskridt i tidsplanen; og (d) forblive “i loop” for deres projektrolle, mens du arbejder uafhængigt på et fjerntliggende sted.

et eksempel på et større projekt, der blev gennemført i denne periode, er year 2000 (Y2K) – projektet. Y2K-projektet, kendt som millennium bug, henviste til problemet, at computere muligvis ikke fungerer korrekt den 1.januar 2000 klokken 12. Dette var et globalt fænomen og var meget problematisk, fordi løsningen af problemet i ens organisation ikke garanterede immunitet, da et sammenbrud i organisationens forsyningskæde kunne påvirke organisationens driftskapacitet. Mange organisationer opretter et projektkontor for at kontrollere og overholde deres interessenter vedrørende Y2K-problemet. Desuden var brug af internettet almindelig praksis, der førte til oprettelsen af det virtuelle projektkontor. Målet med dette virtuelle projektkontor var: (A) at levere uafbrudt århundredeskiftet; (b) overvåge Y2K-projektindsatsen; C) sørge for koordinering, d) udarbejde en risikostyringsplan og e) kommunikere Y2K-overholdelsesindsats med forskellige interessenter. Det virtuelle projektkontor var således et omdrejningspunkt for alle projektarbejderne, og det øgede bevidstheden om og vigtigheden af risikostyringspraksis for adskillige organisationer.

Hvorfor Projektledelse?

der er ingen tvivl om, at organisationer i dag står over for mere aggressiv konkurrence end tidligere, og det erhvervsmiljø, de opererer i, er meget turbulent. Dette scenario har øget behovet for organisatorisk ansvarlighed for den private og offentlige sektor, hvilket har ført til større fokus og efterspørgsel efter operationel effektivitet og effektivitet.

effektivitet og effektivitet kan lettes gennem indførelse af bedste praksis, der er i stand til at optimere forvaltningen af organisatoriske ressourcer. Det har vist sig, at operationer og projekter er forskellige med hver kræver forskellige ledelsesteknikker. Derfor kan projektledelse i et projektmiljø: a) støtte opnåelsen af projekt-og organisatoriske mål og B) give interessenterne større sikkerhed for, at ressourcerne forvaltes effektivt.

forskning foretaget af Roberts og Furlonger i en undersøgelse af informationssystemprojekter viser, at brug af en rimelig detaljeret projektstyringsmetode sammenlignet med en løs metode forbedrer produktiviteten med 20 til 30 procent. Desuden kan anvendelsen af en formaliseret projektstyringsstruktur til projekter lette: a) præcisering af projektomfanget b) enighed om mål og mål; C) identificering af nødvendige ressourcer d) sikring af ansvarlighed for resultater og resultater e) og tilskyndelse af projektgruppen til at fokusere på de endelige fordele, der skal opnås. Desuden viser forskningen, at 85-90% af projekterne ikke leverer til tiden, på budgettet og til kvaliteten af de forventede resultater. De vigtigste årsager, der er identificeret for denne situation, inkluderer:

det skal understreges, at årsagerne til manglende levering til tiden, på budgettet og til kvaliteten af de forventede resultater kunne løses ved anvendelse af projektledelsespraksis. Desuden betyder manglende levering til tiden, på budgettet og til kvaliteten af de forventede resultater ikke nødvendigvis, at projektet i sig selv var en fiasko. På dette stadium er det, der diskuteres, effektiviteten og effektiviteten af projektudførelsen og ikke om et projekt er en succes eller fiasko.

konklusion

Projektledelse skal ses som et værktøj, der hjælper organisationer med at udføre udpegede projekter effektivt og effektivt. Brugen af dette værktøj garanterer ikke automatisk projektsucces. (projektets succes vil blive diskuteret i et efterfølgende nummer). Som forberedelse til det næste nummer vil jeg dog gerne have, at du tænker på sondringen mellem projektsucces og projektledelsessucces. Denne sondring vil give yderligere indsigt i spørgsmålene: Hvorfor opfattes nogle projekter som fiaskoer, når de har opfyldt alle de traditionelle standarder for succes, nemlig afsluttet til tiden, afsluttet inden for budgettet og opfylder alle de tekniske specifikationer? Hvorfor opfattes nogle projekter som vellykkede, når de ikke har opfyldt to vigtige kriterier, der traditionelt er forbundet med succes, nemlig ikke afsluttet til tiden og ikke afsluttet inden for budgettet?

Sandro er en professionel forfatter, der skriver artikler om forskellige emner på sin hjemmeside og lokale aviser og magasiner.

Anbefalet læsning: En kort historie om projektledelse af Duncan Haughey.