programmet RFP: alt hvad du behøver at vide

Sådan reagerer du på et program RFP

for teknologivirksomheder er det en velkendt proces at reagere på programmer RFP. Men hvis du er frustreret over, at din RFP-indsats tager for meget tid og ikke betaler sig, kan det være tid til en ny tilgang.

Kontroller først, at din proces følger forslag til bedste praksis. Finjuster derefter hver del af dit forslag fra sammendraget til den endelige præsentation.

forslag proces bedste praksis

Beslut at byde eller ikke at byde

en almindelig årsag til, at din gevinstrate kan være lav, er, at du byder på RFP ‘ er, der ikke passer godt. Når det kommer til RFP ‘ er, ønsker køberen ofte alt, men ved ikke præcis, hvad de har brug for. Derfor er det svært at afgøre, om du har en god chance for at vinde virksomheden.

så før du hopper ind i oprettelsen af forslaget, skal du omhyggeligt gennemgå omfanget og de tekniske krav. Derefter, lav en liste over opfølgende spørgsmål for at forstå, hvilke funktioner og funktionalitet der er deal breakers. Med disse oplysninger har du mere effektiv til at byde eller ikke at byde diskussioner.

Hent denne nyttige tjekliste til at guide din til at byde eller ingen bud diskussioner.

Optimer dit forslag projektplanlægning

alt for ofte er programforslagets ekspeditionstider stramme. Klienten har et presserende behov, men ønsker også at foretage en klog investering. Uden en etableret projektledelsesstrategi opstår kaos og forvirring.

der er en række afprøvede og sande måder at organisere dit forslag team og proces. Prøv for eksempel en RACI-matrice. Fordi det beskriver teammedlemmer og deres roller, ved alle, hvad de kan forvente, og hvilke skridt der er næste. Alternativt kan du oprette et forslag tidslinje eller Gantt diagram til at spore opgave timing.

gennemgå dit tidligere forslagsindhold

generelt stiller RFP ‘ er mange af de samme spørgsmål. I stedet for at omskrive svar for hver RFP, skal du bruge dit tidligere forslagsindhold som en skabelon til fremtidige svar. Den bedste måde at gemme og finde almindelige svar på, når du har brug for dem, er at oprette et vidensbibliotek eller indholdsarkiv.

nogle teams administrerer deres indhold manuelt i et regneark eller et orddokument. Mens denne tilgang er bedre end at starte svar fra bunden, informationen bliver hurtigt uorganiseret og dateret. Derfor bruger mange forslagsteams forslagsstyringsprogrammer til videnstyring. RFP-svarprogrammet muliggør samarbejde og automatisering af forslag ved at identificere spørgsmål, du allerede har svaret på, og foreslå det passende svar.

gør det nemt for dine emneeksperter

Emneeksperter (SMV ‘ er) skal jonglere med deres fuldtids rolle såvel som forslagsopgaver. Det er overflødigt at sige, det er et stort job, og det er ikke altid let for dem at reagere på RFP ‘ er med det samme. Når du skal sende opfølgende e-mails og administrere forsinkelser, er det let at blive frustreret. Du kan dog gøre forslagsprocessen lidt lettere for alle.

mens du er bundet til at støde på nye spørgsmål, bruge din viden bibliotek til at fuldføre så meget af forslaget som muligt. For eksempel afsluttes op til 80 procent af SaaS RFP ‘erne med forslagsautomatisering og gennemgås af forslagschefen, inden de engagerer vores SMV’ er. Denne tilgang betyder en lettere belastning for dem og hurtigere svar for dig.

forslag gennemgang og revision

nu er det tid til at trække det hele sammen. Gennemgå dit forslag fra start til slut. Er den komplet og compliant? Arbejder alle svarene sammen? Lyder tonen og stilen som dit brand? Endelig er der nogen skrivefejl, grammatikfejl eller modsætninger? Det kan virke ubetydeligt, men detaljerne betyder noget. Og små fejl kan gøre et stort indtryk.

endelig godkendelse og indsendelse

det sidste trin i processen er at få det endelige tegn fra din udøvende godkender. Når du har deres godkendelsesstempel, skal du sørge for at sende forslaget til tiden og i henhold til indsendelseskravene.

Sådan forbedres hver del af dit programforslag

når du konkurrerer mod lignende programløsninger, er det vigtigt at gøre dit forslag mindeværdigt. Det bedste er at bruge hver del af forslaget til et bestemt formål.

løft din opsummering

tænk på din opsummering som din introduktion til køberen. Ikke alle, der modtager dit forslag, læser det grundigt. Imidlertid, de vil sandsynligvis skumme din udøvende oversigt. Derfor skal du få det til at tælle. Dit sammendrag skal forklare de mest effektive måder, du hjælper kunden med at nå deres mål, udforske dine vigtigste differentiatorer og ikke være mere end en side lang.

Hent denne skabelon for at gøre din opsummering fantastisk (og let).

RFP-følgebrev

hvis sammendraget er introduktionen, er RFP-følgebrevet den venlige chat, der følger. Faktisk skaber følgebrevet en forbindelse. Vær samtale, tilgængelig og tilføj lidt personlighed for at gøre det mindeværdigt. Derudover er det vigtigt at udtrykke din forståelse af kundens behov, fortælle en succeshistorie og dele din vision for fremtiden for dit partnerskab.

bliv inspireret af at hente denne RFP følgebrev skabelon.

Master din messaging

vindende program RFP svar kræver en vanskelig balance mellem teknisk ekspertise og imødekommende messaging. Mens du vil formidle din ekspertise, skal du passe på ikke at fremmedgøre dine RFP-evaluatorer. Husk at holde din gennemsnitlige bruger i tankerne og tale på en måde, de kan forstå.