en virksomhed kan tro, at den blotte kendsgerning at have definerede processer gør dem mere effektive og effektive. Denne misforståelse kan føre til standardisering af alle slags trin og handlinger i organisationen. En sådan overdrivelse vil imidlertid have kontraproduktive virkninger. Fokus skal være på kvalitet og ikke på mængden af processer og procesdefinitioner. At have en proces defineret betyder ikke automatisk, at processen er god. Et kritisk spørgsmål er derfor: Hvad gør en” god ” proces? Hvordan kan kvaliteten evalueres og forbedres?
processer er overalt – men gode?
procesdesign og procesoptimering har eksisteret i nogen tid. Et procesdesign er et af de første trin i mange projekter, især når det kommer til implementering af nye IT-systemer. Det er blevet sund fornuft, at et forkert procesdesign vil medføre unødvendige samlede ejeromkostninger. Ikke desto mindre er processtyringen endnu ikke særlig godt integreret i de kendte projektmetoder. Også viden om god procesdesign er ganske ofte ikke et centralt kompetenceområde for de aktører, der er involveret i et klassisk implementeringsprojekt, der fokuserer mere på en god kombination af funktionelle og tekniske færdigheder.
så hvad udgør en god proces? Og hvilke faldgruber bør undgås, når man designer en ny proces eller redesigner en eksisterende
effektiv og effektiv-det er, hvad en proces skal være
kvaliteten af processer kan opsummeres i to hovedsøjler:
- proceseffektivitet – hjælper processerne virksomheden med at nå deres mål? Spørgsmålet her er: “gør vi de rigtige ting?”
- proceseffektivitet – er processerne designet på en måde, så deres mål nås med mindst mulige input (tid, materiale, udstyr, finansiering, menneskelig indsats osv.) eller for at vende argumentet om: udnyttes virksomhedens ressourcer bedst muligt? Spørgsmålet her er: “gør vi tingene rigtigt?”
vi har identificeret 8 kritiske egenskaber, som processer skal have for at være både effektive og effektive:
#1 – processer skal være målrettet
#2-enkelhed er nøglen
#3 – en god proces kan let kommunikeres, forklares og designes
#4 – en proces skal være robust
#5 – Design genanvendelige og omstillelige processer
#6 – sørg for, at dine processer er målbare
#7-en god proces skal være kontrollerbar
#8-relevans og merværdi
i vores seneste synspunktspapir forklarer mine kolleger Elio Campos og andr liter Almeida, to langsigtede procesdesignere, hvad er bag disse regler, og hvordan man vurderer, om en virksomheds processer følger disse regler eller ej.
dette papir starter en række papirer, der giver letforståelig indsigt i emnet procesdesign. De sigter mod organisationer og konsulenter, der hovedsageligt i løbet af en systemimplementering eller omdesign ønsker at genoverveje deres processer, før de cementeres i IT-strukturer. Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at holde dig informeret om kommende publikationer i dette eller i andre emner af interesse.
Af Andreas Kr Kurtger