omkostningsstyring: strategi, trin og udfordringer

den måde, hvorpå virksomheder nærmer sig omkostningsstyring, ændrer sig drastisk, da de fleste brancher fortsætter med at gennemgå digitale transformationer.

Borte er de dage, hvor virksomheder hyper-fokus på omkostninger. Den nye version af cost control er en blandet tilgang, der fokuserer på omkostningsstyring og drivkraft for vækst.

mens de fleste virksomheder frygter ideen om at gå over budgettet—er det ikke nok at reducere omkostningerne i dag. I stedet skal virksomheder fokusere på kontekst, hvis de ønsker at øge overskuddet, optimere budgetter og sikre langsigtet økonomisk bæredygtighed.

at holde kursen med ordentlige omkostningskontrolforanstaltninger er et must, så lad os tale om omkostningskontrol og dens mange facetter.

Hvad er omkostningsstyring?

omkostningskontrol er metoden til at identificere og styre forretningsudgifter og økonomiske data, så de kan analyseres og sænkes, hvor det er muligt. Indsamling af omkostninger i et konsolideret format giver organisationer mulighed for at foretage mere nøjagtige og informerede fremskrivninger, vide, hvor de kan minimere omkostningerne og identificere områder med overforbrug.

derfor går omkostningsstyring og leverandørstyring ofte hånd i hånd, da optimering af, hvordan du interagerer med leverandører, kan give betydelige omkostningsbesparelser for din virksomhed. Du kan se for at strømline kontraktforhandlinger for at låse gunstige priser, arbejde for at opbygge bæredygtige relationer med leverandører og kunder og skabe partnerskaber, der supplerer begge virksomheder.

når alt kommer til alt—målet med omkostningskontrol er at give din virksomhed en stærk ramme, der er designet til at forbedre synligheden og holde dig i kontrol over dine omkostninger.

hvorfor omkostningsstyring betyder noget

projektplaner kan opdeles i komponenter og trin, og de fleste ledere fordeler det samlede budget til hver del efter dets behov. At gøre en indsats for at kontrollere omkostningerne hjælper:

• Spor fremskridt og KPI ‘ er (key performance indicators) og træffe korrigerende foranstaltninger, når omkostningerne stiger for højt.
• Oprethold forventede fortjenstmargener.
• sæt klare forventninger og forhindre scope krybe.
• opnå gennemsigtighed med ledelse, interessenter og kunder.
• Generer nyttige målinger til håndtering af fremtidige projekter.

at have et ordentligt budget på plads påvirker direkte kritiske beslutninger som hvilke nye medarbejdere der skal ansættes, hvilke funktioner der skal medtages, og hvor meget tid der skal bruges på hver del af jobbet. Et velholdt budget, der følger, og organisationens forretningsregler viser dig i det væsentlige, hvor projektet går, og hvordan det ender. Projektets ydeevne i dette tilfælde er direkte bundet til budgettet.

rollen som Omkostningsstyringsprogram

det er ingen hemmelighed, at omkostningsstyring og kontrol er data-og analysetunge felter, og det er ingen overraskelse, hvorfor programmeludviklere har fundet en applikation til automatisering her. Programmelbaseret styring optimerer processen på flere måder:

• kedelige beregninger og andre kvantitative opgaver er næsten øjeblikkelige og immune over for menneskelige fejl gennem programmer.
• analyse er meget lettere, når dataene tydeligt rapporteres gennem dashboards og brugervenlige brugergrænseflader.
• standardisering af data er automatisk på denne måde, hvilket kan være nyttigt for projekter på internationalt plan, der skal bruge flere valutaer.
• tredjepartsintegrationer med andre styringsløsninger hjælper med at samle data mere effektivt.

Cost Management vs. Cost Control

du kan høre udtryk som “cost management” og “cost control” bruges i flæng. Mens de er stærkt beslægtede og lige så vigtige, er der en subtil skelnen, der kan være værd at vide, når du taler med dine hold om dem.

omkostningsstyring beskæftiger sig primært med alle processer vedrørende budgetplanlægning, herunder estimering, finansiering og finansiering. At styre omkostningerne kræver opmærksomhed fra planlægningsfasen til den endelige afslutning, hvilket sikrer, at projektet som helhed forbliver inden for godkendte budgetgrænser. Et kritisk trin i omkostningsstyring gør både indirekte og direkte omkostninger mere forudsigelige gennem stærk ansvarlighed, kontrol og informationsindsamling.

til sammenligning omhandler omkostningskontrol hovedsageligt projekter i løbet af deres eksekveringsfase og er afhængig af omkostningsstyringspraksis for succes. At have planlæggere arbejde med hinanden for at opnå korrekt budgettering er, hvordan omkostningskontroller fungerer.

når vi taler om omkostningskontrol, lægger virksomhedsejere først en “baseline” og måler derefter variansen mellem den og de faktiske omkostninger og tager korrigerende handlinger for at minimere uventede pigge.

omkostningskontrol procestrin

håndtering af forretningsudgifter er bestemt ikke en “indstil det og glem det” overvejelse. Tænk snarere på det som en kontinuerlig, cyklisk proces, der involverer følgende trin:

ressourceplanlægning

omkostningskontrol starter med at implementere projektkontroller; forudsigelse af de kommende omkostninger ved et projekt, hvad enten det drejer sig om udstyr, materialer, personale eller endda bare brugt tid. Ressourceplanlægningstrinnet sker, før det faktiske arbejde begynder.

virksomheder bruger ofte arbejdsopdelingsstrukturen til at undersøge hver underopgave i tidsplanen og beslutte, hvilke færdigheder eller udstyr der er nødvendige for hver. Historiske økonomiske data for sammenlignelige projekter og feedback fra teammedlemmer er vigtige punkter at overveje for denne opgave.

estimering af omkostninger

næste omtrentlige de samlede omkostninger til ressourcer, der er nødvendige for arbejdet. Omkostningsestimering er en kompliceret sag, der afhænger af dit nuværende budget og hvor meget information du har til rådighed. Vi vil tale mere om omkostningsestimering senere.

budgettering

når arbejdet er i gang, er det næste trin at tildele budgettet til hver opgave. Omkostningsbudgettering er en kombination af at anvende de anslåede omkostninger til projektplanlægning. Hver aktivitet i arbejdsprocessen får sin egen specifikke mængde af budgettet her.

omkostningsovervågning

endelig skal Projektledelse dække håndtering af ændringer i budgettet. Omkostningskontrol måler variansen af de faktiske omkostninger fra de forudbestemte basisomkostninger og træffer foranstaltninger, når det er nødvendigt. Dette trin kræver også, at du kontrollerer de faktiske resultater af disse handlinger.

cost Estimation teknikker til at overveje

vi har nævnt estimering som et vigtigt skridt i styring af omkostninger. Lad os grave dybere ved at tale om nogle nøjagtige teknikker til at foretage nøjagtige estimater, især da budgettering for komplekse arbejdsgange kan være en udfordring.

Faktorestimering

projekter er næsten aldrig helt “regnet ud”, når de begynder. Omfanget er muligvis ikke fuldt defineret, og visse funktioner har muligvis stadig brug for noget arbejde. Det ville være spild af tid at udarbejde en detaljeret budgetanalyse nu, da den sandsynligvis vil ændre sig hurtigt.

faktorestimeringsmetoden er den hurtigste måde at få et generelt overblik over, hvad man kan forvente. Den industrielle sektor er bekendt med et praktisk trick kendt som den sjette tiendedele regel, hvor de forventede omkostninger stiger med seks tiendedele, når produktionsanlæggets størrelse stiger.

parametrisk estimering

tidligere finansielle data er et uvurderligt værktøj til nøjagtigt at forudsige nye udgifter. Parametriske metoder involverer analyse af tidligere kontraktpriser og-værdier og finde ud af forholdet mellem materialer og arbejdskraft i tidligere værker.

for eksempel kan du bemærke, at tykkelsen af de metalplader, der anvendes i et ingeniørprojekt, konsekvent korrelerer med højere omkostninger. Tænk på, hvordan du kan bruge disse oplysninger, næste gang et lignende projekt begynder.

kvantitativ faktor

efterhånden som arbejdsbyrden skrider frem, vil du langsomt få mere indsigt og få et klarere billede i dit sind af, hvordan det vil afslutte. Den kvantitative faktorestimering bygger på trinnet” faktorestimering ” fra tidligere ved at vedhæfte empiriske data, du får under projektudførelsen for at finde ud af mere præcise estimater.

ressourcebaseret estimering

den ressourcebaserede teknik er en mulighed, hvis tiden betragtes som et følsomt aktiv. Her estimerer og styrer teamet den tid, det tager at gennemføre en bestemt del af arbejdet og planlægge det til en kalender. At holde varigheden af arbejdsbyrden under kontrol kan være lige så vigtig som at holde de monetære omkostninger lave.

enhedsrate

det kan synes indlysende, men blot at ekstrapolere hele omkostningerne ved at bruge en mindre omkostningsenhed som benchmark er en effektiv metode. For eksempel kan et kort rør koste $15 og kræve en times installationstid. Hvis du bruger 20 af disse rør, kan du forvente, at omkostningerne er omkring $300 og 20 timers arbejde.

selvom det ikke altid er nøjagtigt (installationstiden kan være kortere, jo flere enheder du installerer ad gangen, for eksempel), vil enhedsrate altid være et værktøj på bordet for enhver omkostningsingeniør.

omkostningskontrol tager tid

du kan ikke hente alt hvad du behøver at vide om omkostningskontrol på en time. Processen er faktisk mangesidig og kræver, at du arbejder tæt sammen med dine medarbejdere og projektledere. Men du kan være sikker på, at denne indsats i sidste ende vil føre til øget produktivitet.

find Baseline

Start processen ved først at oprette en baseline for at sammenligne med faktiske omkostninger. Brug historiske finansielle data til at finde et realistisk mål og finde en teoretisk “ideel” endelige omkostninger ved projektet.

mål nettoindkomst

mål nettoindkomst er en metrisk beregnet ved at tage det rapporterede overskud fra salg og trække de faste omkostninger og de variable omkostninger. Det er vigtigt at nå dette beløb, især for offentlige virksomheder med investorer, der forventer indtjeningsvækst over tid.

forestil dig som et eksempel, at en virksomhed ønsker $15.000 i nettoindkomst fra $80.000 salg hver måned. Ledelsen ser på de faste og variable omkostninger og forsøger at reducere dem, indtil mål nettoindkomsten er nået.

Variable omkostninger inkluderer ting som lager, som kan reduceres ved at skifte til billigere leverandører. Faste omkostninger er normalt sværere at ændre, da de ofte er ting som leasingbetalinger, der er på kontrakt. Faste omkostninger inkluderer også de lønninger, der bruges til at betale medarbejdere.

variansanalyse

varians er forskellen mellem budgetterede og faktiske finansielle poster. Når de faktiske omkostninger er meget højere end det forventede tal, fortjener denne høje, negative varians undersøgelse for at identificere årsagen og finde ud af løsninger.

variansanalyse giver dig mulighed for at prioritere vigtige områder ved at finde ud af, hvilke der har mest brug for korrigerende handlinger.

Earned Value Management

en af de mest populære tilgange til omkostningsanalyse, earned value management (EVM) bør forklares gennem eksempel. Sig, at du har en opgave, som du forventer at være halvvejs færdig inden udgangen af ugen. Budgettet for det er $5.000.

hvis opgaven dog kun er 25% færdig efter en uge, hvilken implikation er der for projektet? Vi kan sige, at den planlagte værdi er projektbudgettet multipliceret med den forventede gennemførelse, som i dette tilfælde er $5.000 * 50% = $2.500.

den faktiske værdi er dog kun $5.000 gange 25% = $1.250. Vi kan nu beregne den planlagte varians ved at trække den planlagte værdi fra den faktiske værdi: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

fordi variansen er negativ, kan vi fortælle, at dette projekt falder bagud økonomisk og signaliserer ledelsen for at tage korrigerende handlinger.

arbejde uden et Budget

ikke alle virksomheder opererer på et nøjagtigt budget. Du kan dog stadig udføre omkostningskontrol ved at plotte individuelle omkostninger på en resultatopgørelse. Hvis der er en pludselig stigning i priserne, undersøge det for potentielle rettelser.

almindelige udfordringer ved omkostningskontrol

selv erfarne virksomheder har lejlighedsvis fejltrin under omkostningskontroloperationer. Det er også værd at gå over et par faldgruber og udfordringer i processen. De omfatter:

• fejl ved omkostningsanalyse med Regnskab: Regnskab beskæftiger sig hovedsageligt med bare at tælle omkostningerne blandt andre opgaver, mens omkostningskontrol går dybt ind i et projekt og planlægger finansieringen.
• konsekvent analyse af budget og forudsigelser: beregning af budgettet og forudsigelse af omkostningskontrol udføres ofte af separate medarbejdere, hvilket resulterer i inkonsekvente analyser, der kan kompromittere resultaternes pålidelighed.
• tilpasning af data fra flere kilder: Relevante finansielle data kan komme fra en række underleverandører og content management systemer. Det kræver en grad af organisation og dygtighed for at sikre, at alle disse data kan bruges.
• tilpasning af tid og penge: på samme måde er der en uoverensstemmelse mellem projektplanlæggere, der planlægger arbejdsbyrden i henhold til aktiviteter og opgaver, og omkostningsanalytikere, der bruger transaktioner og regnskabsperioder. At gøre disse to kilder sammenlignelige er en anden udfordring med omkostningskontrol.
• tilpasning af projektændringer: efterhånden som et projekt skrider frem, kan omfanget, funktionerne eller målene ændre sig over tid. Hvordan løser omkostningskontrol, der er afhængig af at forudsige fremtidige udgifter, denne udfordring?
• styring af omkostningerne ved omkostningsstyring i sig selv: det kan være tidskrævende og fejlbehæftet at udføre omkostningskontrol, fra dataindsamling til analyse til udførelse af korrigerende handlinger. Hvilke resultater er en anden form for omkostninger at overveje.

uanset tilbageslag kan et gennemtænkt omkostningskontrolsystem sætte en organisation op til succes. At standardisere processen og give virksomheden fleksibilitet er den bedste måde at håndtere komplicerede eller skiftende projekter på.

investering i teknologi er et af de bedste skridt at tage for at øge chancerne for projektsucces og minimere risici.

Implementer et Omkostningskontrolsystem bygget op omkring Bedste praksis

du kender nu det grundlæggende i omkostningskontrol, vigtige fordele og potentielle udfordringer, du kan støde på, når du implementerer et omkostningskontrolsystem.

det er vigtigt at huske, at for at have en konkurrencemæssig fordel kræver omkostningskontrol konstant kommunikation og samarbejde mellem alle i dit team. Et vellykket initiativ betyder at starte i det små, definere dine forventninger tidligt, forstå dine omkostninger og risici og udnytte det rigtige omkostningsstyringsprogram.