i vores sidste blogindlæg gav vi dig et indledende overblik over, hvad der præcist er PRINCE2.
en standardiseret ramme for projektledelse, “projekter i kontrollerede miljøer”, eller PRINCE2 for kort, er de facto-metoden til styring og design af projekter, der spænder over en lang række former, varighed og anvendelsesområder.
fastlæggelse af fokus på produktionen af slutresultatet, diktering af, hvad der vil blive produceret, hvornår og af hvem, snarere end at styre, hvordan tingene skal gøres, gør PRINCE2 meget formbar, skalerbar og fleksibel på tværs af mange projekttyper og brancher.
men hvordan fungerer PRINCE2?
for at forstå, hvordan PRINCE2 fungerer, er det først vigtigt at forstå, hvordan kerneværdierne i PRINCE2 handler for at definere et projekt. Under PRINCE2 defineres et projekt som en midlertidig organisation, der er oprettet for at generere et eller flere produkter i overensstemmelse med en forud aftalt business case. Hvilket grundlæggende betyder, at PRINCE2 gennem sit primære fokus på slutresultatet eller forretningsproduktet er forpligtet til forretningsmæssig levedygtighed.
et PRINCE2-projekt er defineret af nogle få parametre, hovedsagelig det:
- projekter er midlertidige
- projekt er ikke linjeaktiviteter
- projekter kræver ressourcer
- projekt initieres
- projekter skal levere resultater
- projekt skabe forandring
- projekter er ofte tværfaglige
- projekter skal altid være levedygtige for erhvervsklienten
- tilpasning til PRINCE2-projektmiljøet
- en introduktion PRINCE2-principperne, temaerne og processerne
- de 7 grundlæggende principper i PRINCE2
- 1.Fortsat Forretningsbegrundelse
- 2.At lære af erfaring
- 3.Definerede roller og ansvarsområder
- 4.Tilsyn med Ledelsesfaser
- 5.Ledelse efter undtagelse
- 6.Fokus på produkter
- 7.Tilpasning til Projektsituationen
- de 7 temaer i PRINCE2
- 1.Business Case
- 2.Organisation
- 3.Kvalitet
- 4.Planer
- 5.Risici
- 6.Ændringer
- 7.Progress
- de 7 processer i PRINCE2
- 1.Forberedelse af et projekt
- 2.Ledelse af et projekt
- 3.Initiering af et projekt
- 4.Styring af en scene
- 5.Håndtering af en produktlevering
- 6.Styring af Scenegrænser
- 7.Lukning af et projekt
tilpasning til PRINCE2-projektmiljøet
hvis et projekt anses for at være operationelt inden for et kontrolleret PRINCE2-miljø, der arbejder inden for de parametre, der er skitseret ovenfor, er det næste trin at skræddersy PRINCE2 metode til projektstruktur for at opnå det stærkeste og mest succesrige resultat.
PRINCE2 strukturerer projekter gennem en skalerbar struktur af tre nøgleelementer, der hver især fokuserer på skabelsen af et holdbart slutprodukt. De tre elementer er de 7 principper, de 7 temaer og de 7 processer i PRINCE2, som derefter kan tilpasses til projektets krav og specifikke miljø.
fluiditet mellem metode og miljø er nøglen. De 7 temaer kan tilpasses til både form og omfang af et projekt, eller terminologien i PRINCE2 kan sammenlignes med det sprog, der findes i dit projekts miljø, hvilket reducerer antallet af ledelsesprodukter, indtil kun de mest iboende er tilbage – såsom projektdagbog, projektstatusrapport og projektafslutningsrapport bruges. Tilsvarende kan roller og processer inden for PRINCE2 reduceres eller skræddersys.
kun principperne i PRINCE2 skal forblive uændrede på tværs af alle projekter.
en introduktion PRINCE2-principperne, temaerne og processerne
principperne, temaerne og processerne i PRINCE2 fungerer som en retningslinje for at holde dit projekt under kontrol, hvilket grundlæggende er, hvad PRINCE2 blev oprettet for at opnå. De 7 principper, temaer og processer er stort set uløselige, der hver især hjælper med at informere og definere den anden ved at konstruere sammenhængen mellem PRINCE2-metoden. De 7 grundlæggende principper, såsom forretningsbegrundelse og ledelse gennem undtagelse, opbygger de 7 temaer inden for risikostyring eller planlægning, som igen hjælper med at definere de 7 processer.
de 7 grundlæggende principper i PRINCE2
de 7 principper i PRINCE2 er den eneste del af rammen, der skal anvendes stift for at kunne bruge PRINCE2-rammen på et projekt. De fungerer som et nødvendigt fundament for de rammer, der skal bygges på.
1.Fortsat Forretningsbegrundelse
før projektets begyndelse skal projektets mål og forventede værdi afgøres. Disse bruges derefter til at retfærdiggøre projektets fortsættelse gennem konsekvent evaluering af projektets fremskridt i overensstemmelse med målene for både projektet og virksomheden.
2.At lære af erfaring
PRINCE2 kræver, at der føres en oplevelsesdagbog, hvor Risici, problemer, fejltagelser, gode oplevelser, nye ideer og forbedringer registreres. Fungerer som grundlag for en erfaringsrapport ved projektets kulmination, vil dagbogen hjælpe dig og dit team med at styre fremtidige projekter.
3.Definerede roller og ansvarsområder
i et PRINCE2-projekt anerkendes tre interessenter, der hver især har forskellige interesser i projektet: iværksættere, leverandører og brugere. Entreprenøren fungerer som projektsponsor med forventning om et værktøj; brugeren arbejder med og evaluerer resultater; og leverandøren producerer resultaterne. I hvert PRINCE2-projekt er der klart definerede roller og ansvarsområder, der er rettet mod den nøjagtige repræsentation af deres respektive interesser. Disse interessenter består derefter af styregruppen, der træffer de vigtige beslutninger vedrørende projektet.
4.Tilsyn med Ledelsesfaser
ved siden af planlægnings -, eksekverings-og tilsynsfasen i rammen integreres PRINCE2 med en lang række ledelsesfaser, der kræver planlægning og budgettering. Ved hjælp af business case, styregruppen håndhæver gennemførelsen af den næste fase, herunder planlægning, herunder budgettering, for det. For hvert trin er der lavet en nødvendig sceneplan, der linker til projektplanen, der skal gøres tilgængelig for projektteamet.
5.Ledelse efter undtagelse
ledelse efter undtagelse er en projektstruktur, der tilbyder en højere standard for risikostyring. Definition af en bestemt varighed, omkostning, omfang og risiko og et acceptabelt toleranceområde på hvert niveau i den hierarkiske ledelsesstruktur og implementering af en eskaleringspolitik, hvis nogen af disse tolerancegrader eller krænkes. PRINCE2 sikrer en større grad af kontrol over projektets løb.
6.Fokus på produkter
formålet med PRINCE2 er at skabe resultater, som er inden for rammerne, kaldet produkter. Ved ikke at fastsætte logistikken for leveringen af produktet, men i stedet fokusere på kvaliteten, kan PRINCE2 let kombineres med andre projektstyringsmetoder eller tilgange, som Agile – og kan anvendes universelt.
7.Tilpasning til Projektsituationen
PRINCE2 er ikke en En størrelse passer til alle tilgang til Projektledelse, metoden skal tilpasses og anvendes til gavn for den specifikke projektsituation. I samarbejde med PRINCE2-uddannede eller erfarne projektledere, sammen med de justeringsretningslinjer, som PRINCE2 giver, vil styregruppen foretage de nødvendige afstemninger med PRINCE2 ‘ s temaer og processer.
de 7 temaer i PRINCE2
de 7 temaer er områder med krævet viden, der er nødvendige for at tage hensyn til hele projektets levetid. De vedrører svarene på spørgsmål som: hvorfor, hvem, hvad, hvornår, hvordan hvad hvis, Hvad er virkningerne af, hvor skal vi hen, og hvor vil vi hen?
1.Business Case
business case vedrører projektets ‘hvorfor’. Kørsel af projektets struktur og planlægning, business case er indstillet af interessenterne og bør opdateres på hvert ledelsesstadium og bliver mere detaljeret for at bringe projektet tættere på virkeligheden.
2.Organisation
beskrivelse af de roller og ansvarsområder, der skal udpeges og justeres i hele PRINCE2-projektet, vedrører organisationen ‘hvem’ af projektet. Organisationen delegerer opgaver og definerer det toleranceniveau, som opgaverne skal udføres, anvender ledelse ved undtagelse og navigerer i interaktioner mellem projekt og forretning.
3.Kvalitet
Kvalitet repræsenterer en universel forståelse af projektets mål, der spænder over projektteamet, ledelsen og interessenter. Uden en klar artikulering af de kriterier, der udgør projektets succes og leveringen af produktet, vil et projekt sandsynligvis mislykkes. ‘Hvad’ af projektet.
4.Planer
standardiserede planer er afgørende for arbejdet med PRINCE2-projekter, fra projektplaner til teamplaner, og detaljerede hvordan og hvornår projektet er. Fra mikro til makro muliggør planer kontrol af projektets resultat.
5.Risici
da projekter er midlertidige og kun har tendens til at ske en gang, indeholder de en høj procentdel af usikkerhed om deres resultat. Forvaltning ved undtagelse og løbende projektevaluering mindsker potentialet for risiko gennem konstant overvågning.
6.Ændringer
ændringer vedrører de effekter, som mulige problemer kan have på projektet, og den måde, de skal behandles på – stille spørgsmålet: ‘Hvad ville der ske, hvis? I overensstemmelse med PRINCE2-projekternes ledelsesstruktur bør styregruppen underrettes om væsentlige ændringer.
7.Progress
det tema, der vedrører den konstante evaluering af opnåelsen af projektplanen og foreskrevne resultater gennem en struktureret beslutningsproces, resultatovervågning og ledelsesoptrapningsprocessen.
de 7 processer i PRINCE2
processerne i PRINCE2 skal lede produktionen af resultater og strukturere projektets mål.
1.Forberedelse af et projekt
den første fase af projektet sker, før projektet begynder, og spørger, om projektet endda er opnåeligt, når det vurderes sammen med de ønskede resultater og forventede omkostninger og omfang af projektet. Projektforberedelsen skal indledes af projektmandatet, udstedt af projektlederne, som artikulerer de opgaver, der er knyttet til opsætningen af projektet, herunder navngivning af projektledere. Hvem vil derefter oprette en plan, der beskriver indledningen af projektet, initieringsfasen, for at give styregruppen sammen med en anbefaling om, hvorvidt man skal fortsætte eller afstå.
2.Ledelse af et projekt
når projektet er startet, begynder direktivfasen. Styregruppen leder projektet på makroniveau, mens projektlederne udfører de daglige ledelsesopgaver. Under ekstraordinære omstændigheder, eller hvis et toleranceniveau overskrides, kan først en styregruppe gribe ind i projektets mikrodrift.
3.Initiering af et projekt
det primære fokus for initieringsfasen er at skabe et grundlag for styregruppen til at træffe en beslutning om godkendelse eller afvisning af det foreslåede projekt. Da finansieringen af projektet kræver omhyggelig planlægning og detaljeret vurdering, skal der foretages en interessentanalyse sammen med oprettelsen af projektplanlægning, scenesystem og risiko -, kommunikations-og integrationsstrategier. Projektdokumentationen oprettes også i form af en aftale mellem projektledere og styregruppe.
4.Styring af en scene
styring eller styring af en scene refererer til projektlederens jordniveau. Fra godkendelse og evaluering af status for arbejdspakker, til at holde konsekvent kommunikation med styringsudvalget og vurdering af potentielle risici – eskalering eller indførelse af korrigerende foranstaltninger, hvis det er nødvendigt – processen med at kontrollere et trin er omfattende.
5.Håndtering af en produktlevering
alle resultater genereret af et PRINCE2-projekt kaldes produkter, der kan skelnes mellem ledelsesprodukter, der bruges i projektet til at lede det, og specialiserede produkter eller alle projektresultater. Under denne proces påtager teamlederen sig ansvaret for at levere arbejdspakker, og de strategier, som projekt-og teamledere interagerer med, defineres. Denne proces er, hvor størstedelen af ressourcerne udnyttes, og er en bistå proces til ‘lede en fase’ proces.
6.Styring af Scenegrænser
PRINCE2-projekter styres gennem ledelsesfaser og planlægges og vedtages af projektlederen. Hver fase kommer i spil, når den foregående fase er begyndt at lukke og konsekvent evalueret for at opdatere projektplanen og styregruppen. Faser er, hvordan projektets fremskridt vurderes. Hvis toleranceniveauerne overtrædes, kan korrigerende procedurer implementeres gennem undtagelse.
7.Lukning af et projekt
selv hvis et projekt blev lukket, før det blev afsluttet korrekt, afrundes lukningsprocessen altid i hvert PRINCE2-projekt. Udført af projektlederen kræver det, at de evaluerer og afslutter erfaringsdokumentet, overleverer dem til linjeorganisationen og opretter en anbefaling til styregruppen om at lukke projektet.
når projektet er afsluttet, udarbejdes en gennemgangsplan, en styringsproces gennemføres, projektets afslutning annonceres officielt, og styregruppen opløses.