hvordan dit Team kan definere projektomfang

processen med projektledelse er vanskelig at mestre, og måske er det ene aspekt af det, der flummoker ledere mest, projektomfang. Oprettelse af et projekt charter eller kortlægge dit projekt tidsplan alle synes meget mere ligetil og lettere at gøre i forhold til at lægge ud omfanget.

men det er en fejl at ikke lægge nok tid og kræfter i projektets omfang. En Harvard-undersøgelse viste, at det gennemsnitlige projekt overskred sit budget med 27%. Hvis du vil undgå at gøre det samme, skal du bruge meget tid på scoping-processen, så du ikke bliver overrasket senere.

hvis du ved, det er tid til at tackle projektets omfang, her er hvordan du kan sætte sunde projektledelsesprincipper til at arbejde og producere en, der vil gøre projektet til en rungende succes.

Oversigt: Hvad er projektomfang?

projektomfang henviser til listen over projektmål, deadlines og opgaver. Projektomfanget er ofte detaljeret i et dokument kaldet en omfangserklæring eller erklæring om arbejde.

ved at lægge et projektomfang i et dokument giver du hele teamet en guide til alle aspekter af projektet, fra de opgaver, der skal udføres, til de nødvendige ressourcer til de mål, der skal nås. Projektomfanget kan udvides, hvis der skal opnås mere end tidligere antaget, og det kan indsnævres, hvis projektet er for stort til, at holdet kan tackle.

et projektomfang er en vigtig del af projektlederens ansvar, og det vil hjælpe dig med at holde på opgaven og undgå projektomfang krybe.

Sådan defineres projektomfang

det er nemt at sige, hvad et projektomfang er, men det er ikke så nemt at oprette et projektomfang dokument. Det kan have en masse detaljer og bevægelige dele, og det er ikke noget at tage let på. Men hvis du bryder det ned i fem trin, bliver processen ret ligetil.

Trin 1: Definer målene

det første trin med at definere projektets omfang er at definere slutproduktet eller målene — også kaldet “leverancer” — af projektet. Du skal være krystalklar om, hvad du håber, at dette projekt vil opnå. Det er en god ide at skitsere dine mål ved hjælp af SMART-reglen:

• specifikt (projektomfanget angiver nøjagtigt, hvad projektet skal opnå)
• målbart (målet er målbart ikke vagt)
• opnåeligt (det er rimeligt at tro, at holdet kunne nå dette mål)
• realistisk (det kan opnås relativt let uden at gå over budgettet)
• rettidig (det kan opnås inden for den definerede tidsramme)

Tips til at definere målene:

definition af mål er så vigtigt, fordi det sætter tonen for resten af dit projektomfang. Her er et par måder, du kan sikre dig, at du sætter de rigtige mål.

• Vær fleksibel: nogle gange kan mål skifte eller ændre sig helt i løbet af projektet, og det er OK. For eksempel, hvis dit mål er at bygge et to-etagers hjem, og du har mulighed for at bygge en veranda, hvis du kommer ind under et bestemt budget, er det OK at give plads til muligheden for at skifte i overensstemmelse med dine mål.
• Involver alle: mål bør ikke udvikles af en person; alle interessenter bør veje ind og bringe deres eget perspektiv, hvilket kan hjælpe dig med at inkludere ting, du gik glip af, eller undgå mål, der ikke bør forfølges.

Trin 2: Definer potentielle forhindringer

det næste trin for effektiv projektplanlægning er at identificere områder, hvor dit projekt kan blive afsporet. Hvad kan true dit projekts budget? Hvad kan forårsage store forsinkelser?

for eksempel, hvis du byggede et lille hus, kan du løbe ind i et problem med vejret, hvis der var dobbelt så mange regnfulde dage som der normalt er på den tid af året, der kan forsinke dine fremskridt. Eller måske stiger prisen på tømmer med 5%, Når du bestiller en forsendelse.

Tips til at definere potentielle forhindringer:

forhindringer kan være svære at forudsige, men chancerne er, at du allerede har en god ide om, hvad der mest sandsynligt vil gå galt med projektet, så start med det og arbejde udad.

• Forlad intet ud: Skriv ned alle mulige ting, der kan gå galt med projektet.
• har en plan: udkast til en beredskabsplan, der beskriver, hvad du vil gøre for at afbøde konsekvenserne for hver hindring, så du er forberedt, hvis det sker.

Trin 3: Identificer nødvendige ressourcer

hvor mange penge vil projektet koste? Hvilke forsyninger er nødvendige? Hvor mange arbejdstimer vil være påkrævet? Alle disse spørgsmål skal besvares i detaljer. Du bør gøre omfattende forskning og komme med nøjagtige tal; uddannede gæt vil næsten helt sikkert resultere i omkostningsoverskridelser, der kan afspore hele projektet.

Tips til identifikation af nødvendige ressourcer:

en nøjagtig bogføring af ressourcer vil sikre, at alle har de værktøjer, de har brug for til at holde projektet på skema, så dette er et vigtigt skridt.

• vær udtømmende: selv små omkostninger kan tilføjes, så lav en liste over alle mulige ting, du kan tænke på, at projektet skal bruge for at lykkes.
• Rådfør dig med andre: Del den liste, du har oprettet, med andre interessenter i projektet for at se, hvad de synes, og om du har udeladt noget fra listen.

Trin 4: Angiv en milepælsplan

nu hvor du har fastlagt målene, hindringerne og ressourcerne, kan du sammensætte en generel tidslinje for, hvad du kan opnå. Det er vigtigt at afsætte specifikke milepæle, der hjælper alle med at overvåge projektets fremskridt.

for eksempel, hvis du bygger et hus, kan den første milepæl være at lægge fundamentet, den anden kunne være at opbygge strukturens ramme, den tredje kunne være at installere elektrisk og VVS, og den fjerde kunne være det færdige hus.

Tips til at give en milepæl tidsplan:

kommer op med milepæle er en vigtig del af at sætte projektets omfang sammen. Når det er på plads, er du næsten færdig, og det handler om plan scope management herfra og ud.

• Vedhæft datoer til hver milepæl: Det er ikke godt nok bare at have milepæle, du skal også vedhæfte datoer til dem, eller der er ingen følelse af prioritet i dine opgaver, og du risikerer ikke at afslutte projektet i tide.
• har en beredskabsplan: hvis du går glip af en milepæl, skal du have en plan på plads om, hvilke handlinger du vil tage for at nå den næste milepæl til tiden.

Trin 5: liste interessenterne

med dit projekts mål defineret, er det nu tid til at oprette en liste over interessenter. En interessent er enhver, der har interesse eller bekymring i projektet. For et byggefirma, for eksempel, vil det omfatte administrerende direktør, chief financial officer, investorer og construction manager.

Angiv alle personer, der skal være i løkken på dette projekt, og har et væsentligt ansvar for at sikre, at projektet udføres.

Tips til notering af interessenterne:

det er vigtigt at have en udtømmende liste over alle interessenter, fordi hvis du savner nogen, kan det have store konsekvenser for projektet, fordi opgaver ikke blev afsluttet på grund af, at nogen blev udeladt.

• gå gennem milepælene: en god måde at identificere interessenter på er at gennemgå alle aspekter af det projektomfang, du hidtil har opbygget. Spørg dig selv, hvad folk er ansvarlige for at nå hver milepæl, for at erhverve hver ressource og for at overvinde hver hindring. Dette vil hjælpe dig med at undgå at glemme nogen.
• Vedhæft interessenter til elementer i planen: ved at tildele navne til elementer i omfanget som ressourcer, opgaver og milepæle er det klart, hvad alles ansvar er, hvilket hjælper projektet med at køre glattere.

det bedste projektstyringsprogram til projektområdestyring

oprettelse af et projektomfang fra bunden er lidt skræmmende, men der er mange programmuligheder derude, der kan guide dig. Her er tre af de bedste projektstyringsprogrammer, der er særligt effektive til at hjælpe dig med at udforme et projektomfang.

monday.com

monday.com tilbyder en Opgaveplanlægning med prioritering, som hjælper dig med at fastlægge milepæle og en delt teamkalender, der giver dig mulighed for at involvere alle interessenter. Et ressourcestyringsværktøj hjælper brugerne med at spore projektets ressourcer.

du kan se alle opgaver og de interessenter, de er tilknyttet via monday.com dashboard.

Podio

Podio har også opgaveprioriterings-og planlægningsfunktioner og en nem måde at indtaste nye opgaver ved blot at trykke på “T” på tastaturet. Det har også dokumentlagring, så du kan holde projektets omfang på filen og rapportering, så du kan indsamle data om, hvor godt projektet klarer sig.

Podios dashboard gør det nemt at se projektets interessenter og opgaver.

Scoro

Scoro har brugerdefinerede felter, så du kan spore og administrere ressourcer. Det har også et opgaveoprettelses-og listesystem, der giver dig mulighed for at styre dine milepæle, og du kan tagge relevante interessenter. Det har også dokumentopbevaring og fildeling samt budgetrapporter og dashboards, så du kan se økonomien.

Scoros dashboard holder alle aspekter af projektets omfang på et sted.

det er tid til at oprette dit eget projektomfang

nu hvor du ved, hvad alt går i at skabe et arbejdsområde, er det tid til at begynde at arbejde alene. Stil dig selv disse spørgsmål:

• hvad er faserne i mit projekts livscyklus?
• har jeg allerede en erklæring om projektomfang, som jeg kan tilpasse og udvide?
• hvor bredt eller hvor snævert skal omfanget af et projekt være, og har jeg gennemført en projektomfang analyse endnu at afgøre, at?
• Hvad er et vidensområde, jeg skal adressere?

afsæt et par timer i den næste uge eller to for at sætte dig ned og gennemgå ovenstående trin. Se på et eksempel på projektomfang eller to for at se, hvordan andre har gjort det. Og så bare komme på arbejde og tegne en op.