Hvordan bliver en virksomhed ISO 9001 certificeret (komplet Guide)

Hvordan bliver en virksomhed ISO 9001 certificeret?

1. Lær alt om ISO 9001
2. Forbered dit Team
3. lav en Plan
4. få dine dokumenter i orden
5. implementer det nye System
6. udfør en intern revision
7. Forbered din Registreringsrevision
8. Bevar succes og fortsæt med at forbedre

enhver erfaren ISO – kvalitetschef vil fortælle dig-hemmeligheden bag at planlægge en vellykket ISO-implementering er at opdele processen i håndterbare trin og få støtte fra topledelsen til din projektplan.

1 Lær alt om ISO 9001

når det kommer til at foretage en så stor ændring i din organisation, er viden magt. ISO 9001 kan være svært at forstå. De krav, den indeholder, er mange, men de er alle der af en grund. Før du tager skridt mod certificering er det afgørende, at du ved præcis, hvad der bliver bedt om dig.

du skal først og fremmest beslutte, hvilken slags tilgang du vil tage til certificering. Dette vil hjælpe dig på din rejse til certificering. Der er et par måder, du kan gå om implementering ISO 9001 i din virksomhed:

1. intern implementering-folk i din virksomhed konfigurerer ISO 9001, som det passer bedst til din organisation.
2. ansæt en konsulent – nogen udefra kommer ind for at hjælpe med at oprette ISO 9001. Omkostningerne er højere, og fordi de ikke kender din virksomhed indefra og ud, er de resulterende processer undertiden ikke den bedste pasform.
3. skabelon eller Certificeringssæt – et færdigfremstillet sæt, der hjælper dem i din virksomhed lettere og effektivt med at implementere ISO 9001.

langt den mest populære tilgang er at implementere ISO 9001 internt. Hvorvidt en virksomhed vælger at købe en ISO-skabelon eller certificeringssæt er op til dem. Disse sæt er relativt billige og en god tidsbesparelse, hvis du ikke behøver at have nogen form for forudgående erfaring, men hvis du måske føler, at du har en god nok forståelse af materialerne til at kunne gøre det hele selv. På alle måder, gå efter det!

en stor del af at gøre dig bekendt med ISO 9001 er at forstå de krav, du skal opfylde, og hvordan de relaterer til din virksomhed. Disse krav er opdelt i afsnit i standarden. Med disse sektioner kan du nemt adskille processerne i din organisation i hvilket afsnit af krav de gælder for.

afsnit 4-10 er dem, du skal se til for at finde kravene i standarden.

afsnittene i ISO 9001

1. omfang – omfanget af standarden
2. Normative Referencer – Referencer til understøttende standarder
3. Vilkår og definitioner – de vilkår, du finder i standarden
4. organisationens kontekst – juster dine forretningsmål og hensigt grundigt med kvalitetsstyringssystemet
5. lederskab – sikre topledelsens fulde engagement
6. planlægning – lav en plan for kvalitetsstyringssystemet til at tackle risici, muligheder, ændringer og mål
7. Support – hvilke ressourcer er nødvendige for kvalitetsstyringssystemet
8. drift-de processer, der er nødvendige for at opfylde kravene til produkter og tjenester
9. evaluering af ydeevne-overvåge, måle, analysere og evaluere kvalitetsstyringssystemet
10. forbedring – løbende forbedre kvalitetsstyringssystemet

2 Forbered dit Team

du skal beslutte dig for en person i din organisation, der vil være førende under hele certificeringsprocessen. Denne person er generelt en kvalitetschef eller en leder, der allerede er utrolig fortrolig med den måde, din organisation fungerer på. Din leder vil blive kendt som din Ledelsesrepræsentant.

Ledelsesrepræsentanten er ansvarlig for hele implementeringen af ISO 9001 i din virksomhed. De skal have passende autoritet til at foretage ændringer i driften og have et stærkt greb om ISO 9001, og hvordan det fungerer for din virksomhed.

hvis din virksomhed har mere end en fysisk placering, skal der udpeges en Ledelsesrepræsentant på hver enkelt. En hovedledelsesrepræsentant fra corporate ville overvåge fremskridtene hos alle de lokale ledelsesrepræsentanter for at sikre, at de udfører deres job.

ud over den øverste person skal hvert medlem af dit øverste ledelsesteam være 100% ombord med ændringen ved at ske. Du skal have støtte og forståelse for hvert medlem af ledelsen. Dette er afgørende for en jævn overgang.

grundlaget for din flytning til et ISO 9001-kompatibelt system understøttes af din øverste ledelse. Uddannelse vil være nødvendig for at sikre, at de ved præcis, hvad det vil ske.

Topledelsestræning skal omfatte

1. interne, operationelle og marketingfordele ved ISO 9001
2. de omkostninger og ressourcer, der kræves til ISO 9001-certificering
3. hvordan de vil blive påvirket, og hvilken involvering der forventes af dem

når topledelsen er klar til at komme videre, skal du involvere og informere resten af dine medarbejdere. ISO 9001 implementering vil påvirke alle niveauer i din virksomhed og de processer, der går i at gøre det arbejde. Det er bedst at lade alle, der arbejder på disse processer, tidligt vide, hvad de er i for og få deres støtte.

medarbejderuddannelse bør omfatte

1. hvordan at få ISO 9001 certificeret fungerer
2. hvordan det vil gavne dem og deres arbejde
3. hvad forventes af dem fra deres ledere

støtten fra alle medarbejdere er afgørende for succesen med ISO 9001. Hvis de føler sig truet af en ændring, de ikke vidste var på vej, kan de blive mere af en hindring end en hjælp. Du skal have møder og seminarer med grupper af medarbejdere fra de forskellige sektorer i din virksomhed og præsentere alle de nødvendige oplysninger på en måde, de kan forstå.

3 Lav en Plan

Konstruer en ISO 9001 projektplan. Top Management buy – in er afgørende for ikke kun at planlægge Ledelsesanmeldelser, men at sikre, at hele processen går mere glat.

en plan oprettes bedst, når du har et hold på plads, der er i stand til at nå dine mål. Dit team skal bestå af ledere fra de forskellige områder af din virksomhed, der har myndighed til at gennemføre ændringer i deres område. De vil alle være under din Ledelsesrepræsentant.

at have et hold på plads vil gøre det meget lettere at opnå certificering. De vil hver især have fastlagt ansvar og være i stand til at holde alle i deres område på opgave. Holdet mødes regelmæssigt under implementeringen for at overvåge fremskridt, allokere ressourcer, besvare spørgsmål og koordinere alle facetter af det nye kvalitetsstyringssystem.

når du ved, hvordan du allerede har det, er det tid til at sætte dig ned og lave en plan for fremtiden. Du skal oprette en tidslinje til implementering med faste datoer og deadlines for at få tingene gjort. Med en tidslinje indstillet på plads kan du lettere forblive på opgaven uden at andre ting trækker dit fokus.

en gap-analyse er en god måde at se, hvordan det system, du allerede har på plads, sammenligner med ISO 9001-standarden. Ved at gøre dette vil du være i stand til at lave lister over, hvad der allerede er på plads, og hvad der skal sættes på plads for at opfylde kravene. Du kan muligvis oprette opgavelister for hvert afsnit af standarden.

der er mange checklister til gap-analyse tilgængelige online (Lær om vores Gap-analyseværktøjer), der kan være nyttige for din virksomhed, når det kommer til at finde ud af, hvordan du klarer dig mod ISO 9001 i din nuværende tilstand. Du kan også ansætte en revisor og fortælle dem, at du ønsker at se, hvilke dele af dit system der allerede opfylder kravene.

4 Få dine dokumenter i orden

udvikling af din dokumentation kan være en kedelig opgave, som mange mennesker ikke ser frem til. Der er mange tekniske krav til dokumentation inden for ISO 9001-standarden, som sandsynligvis vil betyde, at du har meget omarbejdning at gøre.

det er vigtigt, at din dokumentation er udviklet i overensstemmelse med ISO 9001-kravene og ikke kun med henblik på at søge certificering. Med korrekt skriftlige og tilgængelige instruktioner og procedurer bliver det meget lettere at introducere nye processer i folden. Alle kan drage fordel af korrekt dokumentation.

fordi det er i begyndelsen af processen, kan det at få al din dokumentation klar tilsyneladende bremse processen til en skrigende Stop. Der er måder at fremskynde det på. Du kan købe færdige skabeloner, der gør indtastning af oplysningerne hurtigt og nemt. Eller du kan oprette dine egne skabeloner, der passer til din virksomheds behov.

dokumentation krævet af ISO 9001-standarden

1. Kvalitetspolitik
2. kvalitetsmål
3. proceskort
4. arbejdsinstruktioner
5. procedurer
6. formularer
7. omfanget af kvalitetsstyringssystemet

al din dokumentation skal være specifik for din organisation og helt relevant. Det skal også skrives på en klar måde, der er let at navigere og forstå. Dokumenter skal være lette for alle i virksomheden at få adgang til, hvis de har brug for dem.

du skal have et kontrolsystem til din dokumentation, der viser registreringer af godkendelse, opdateringer og revisioner af dokumenter. Kun den nyeste version af ethvert dokument skal være tilgængelig for dine medarbejdere at få adgang til, giver dem kun de oplysninger, de har brug for.

5 implementer det nye System

det er nu tid til at begynde at sætte dit nye system i gang. Du vil begynde at følge de nøje lagt planer, du har lavet for at overgå til det kvalitetsstyringssystem, du har brug for. Det er vigtigt at tage denne del et skridt ad gangen.

implementering af et nyt system vil sandsynligvis påvirke hver enkelt medarbejder i din organisation og den måde, de udfører dit arbejde på. Medtag medarbejderne i at udvikle arbejdsinstruktioner, når det er muligt. På den måde, hvis de ændres på en eller anden måde for at opfylde kravene, vil de være med på det fra starten. De er mere tilbøjelige til at forstå, hvad der bliver spurgt om dem, hvis de har en hånd i at udvikle det.

under implementeringsprocessen skal du foretage en række ledelsesanmeldelser. Disse anmeldelser vil tage output af, hvilke ændringer du har foretaget, og hvor forbedringer kan foretages. Brug alle de oplysninger, du har til rådighed fra hver proces, der bidrager til dit kvalitetsstyringssystem. Find altid måder at gøre det bedre på.

6 udfør en intern revision

under implementeringen og selv efter certificering skal du udføre interne revisioner for at sikre, at dit kvalitetsstyringssystem opfylder kravene. Disse revisioner udføres af et eller flere medlemmer af dit eget personale, der er blevet uddannet til at gøre det.

uddannelse af en medarbejder til at udføre en intern revision kan udføres med lette onlinekurser, der giver dem alle de værktøjer, de har brug for til at udføre deres job. Hos mindre virksomheder kan det være Ledelsesrepræsentanten, der reviderer hele virksomheden bortset fra det arbejde, de er direkte ansvarlige for. Hvis nogen reviderer deres eget arbejde, betragtes det som en manglende overensstemmelse.

du behøver ikke at revidere hele virksomheden på en gang. Det er muligt kun at revidere et enkelt område eller proces i din virksomhed ad gangen. Du bør begynde interne revisioner under implementeringsprocessen, så du kan se, hvor tingene måske ikke fungerer helt. Resultaterne af disse revisioner kan bruges ved ledelsesanmeldelser til at foretage forbedringer.

7 Forbered dig på din Registreringsrevision

når du er klar til at gå, vil det være tid for nogen, der er uafhængig af din virksomhed, at komme ind og revidere den. Denne person vil være din registrator og vil føre dig igennem til certificering. Sørg for at vælge en registrator, der er akkrediteret af et nationalt certificeringsorgan. Uanset hvilken revisor du arbejder med, skal du være fuldt kvalificeret til at revidere din specifikke organisation.

når du vælger en registrator, sender de en revisor til din organisation for at vurdere, hvor godt du opfylder kravene. De vil revidere både din dokumentation og dine processer. Medmindre de afdækker væsentlige problemer med dit kvalitetsstyringssystem, vil du sandsynligvis modtage DIN ISO 9001-certificering.

før revisionen er det vigtigt at forberede dine medarbejdere på, hvad der kommer. Sørg for, at de alle ved, hvornår revisionen finder sted, og formålet med den. Det ville være nyttigt at øve sig på at besvare spørgsmål, som revisor kan stille. De skal svare klart og vise, at de har en god forståelse af deres rolle i systemet.

Kontroller, at din facilitet er klar til revisionen. Ryd alt op og slippe af med noget rod, der måtte ligge rundt. Sæt alle dokumenter på plads, og sørg for, at ingen ligger rundt, hvor de ikke er beregnet til at være. Kontroller, at opslagstavler alle er opdaterede oplysninger.

har et sted for revisor at arbejde, et stille kontor af en slags. De bliver nødt til at bruge en god mængde tid på at kontrollere din dokumentation og vil ikke være ude i anlægget hele tiden. Sørg for, at du har din kvalitetspolitik og procedurer let tilgængelige.

der skal være en medarbejder, der skal tage revisor gennem anlægget for at vise dem, hvor de forskellige områder er placeret. De bør trænes i ikke at besvare spørgsmål, medmindre de specifikt er rettet mod dem. De andre medarbejdere skal være dem, der skal svare.

hvis du ikke har nogen større afvigelser i dit kvalitetsstyringssystem, får du DIN ISO 9001-certificering. Processen slutter dog ikke der. Et af kravene i ISO 9001 er at fortsætte med at forbedre, noget certificeringsorganet vil holde styr på.

8 Bevar succes og fortsæt med at forbedre

du bør ikke miste fokus på din certificering og vedligeholdelse af dit kvalitetsstyringssystem, når du har modtaget det. En revisor vil blive sendt til at udføre en overvågning revision en eller to gange om året for at sikre din organisation fortsætter med at overholde standarden samt konstant forbedre.

konstant overvågning og gennemgang af dit kvalitetsstyringssystem er et must. Du skal have mål på plads, der gør resultaterne nemme at måle og fortolke af alle medlemmer af dit team. Disse anmeldelser bør gennemgå, hvor der skal foretages ændringer, samt områder for muligheder.

interne revisioner og ledelsesanmeldelser er en glimrende måde at holde styr på effektiviteten af dit kvalitetsstyringssystem. Begge disse procedurer bør planlægges med jævne mellemrum for at sikre, at intet falder bag kravene. Det er også lettere at finde risici og muligheder, når du har denne form for information.

med tilføjelsen af kunde-og medarbejderfeedback vil det være nemt for din organisation at konstant forbedre dit system. Du kan implementere en Plan-Do-Check-Act slags system til at guide din forbedringsindsats. Disse fire trin giver dig en enkel ramme til at arbejde hen imod vellykket forandring.

Tillykke med DIN ISO 9001-certificering

ved hjælp af disse trin kan din organisation oprette et effektivt kvalitetsstyringssystem, der passer perfekt til ISO 9001-standarden. Når du har alt på plads, vil det være let at fortsætte med at opfylde kravene. God overvågnings-og gennemgangspraksis sikrer, at dit system forbliver op til standarden langt ind i fremtiden.

husk ikke at se på certificeringsprocessen som helhed. Det er umuligt at starte, hvis du allerede er bekymret for din endelige revision. Tag det et skridt ad gangen og sæt dig op for succes fra starten. Før du ved af det, vil du have DIN ISO 9001 certificering i hånden.