22 Aug hvor længe har du til at bevare lønningslisten poster?
Social Security Administration og IRS har udstedt en fælles publikation, der tilbyder værdifulde pointers for arbejdsgivere, der ønsker at rydde op i deres gamle løn filer. I de fleste (men ikke alle) tilfælde betyder det at følge en fire-årig tilbageholdelsesregel.
publikationen advarer om, at manglende overholdelse af krav til opbevaring af poster kan resultere i betydelige sanktioner og store afregningspriser for arbejdsgivere, der ikke er i stand til at give de krævede oplysninger, når IRS anmoder om det eller som en del af en ansættelsesrelateret retssag. (Registreringer kan også anmodes om af statslige agenturer.)
Records-in-General Rule
som anvendt på arbejdsgivere, der tilbageholder og betaler føderale indkomst -, socialsikrings-og Medicare-skatter, siger SSA/IRS-reporteren, at poster vedrørende sådanne skatter skal opbevares i mindst fire år efter forfaldsdatoen for medarbejderens personlige selvangivelse (generelt 15.April) for det år, hvor betalingen blev foretaget.
ifølge SSA / IRS Reporter omfatter disse optegnelser:
- arbejdsgiverens identifikationsnummer;
- medarbejdernes navne, adresser, erhverv og cpr-numre;
- de samlede beløb og datoer for betalinger af kompensation og tilbageholdte beløb for skatter eller på anden måde, herunder rapporterede tip og dagsværdien af ikke-kontante betalinger;
- kompensationsbeløbene, der er genstand for tilbageholdelse af føderale indkomst -, socialsikrings-og Medicare-skatter, og de tilsvarende beløb, der er tilbageholdt for hver skat (og datoen tilbageholdt, hvis tilbageholdelse fandt sted på en anden dag end betalingen dato);
- den lønperiode, der er omfattet af hver udbetaling af kompensation;
- hvor det er relevant, årsagen(E) til, at den samlede kompensation og skattepligtige beløb for hver skattesats er forskellige;
- medarbejderens formular V-4, medarbejderens Tilbageholdelsesgodtgørelsesattest;
- hver medarbejders begyndelses-og slutdatoer for ansættelse
- erklæringer fra de modtagne medarbejderrapporteringstips
- frynsegoder, der leveres til medarbejderne, og enhver krævet dokumentation;
- justeringer eller afregninger af skatter; og
- beløb og datoer for skatteindskud.
arbejdsgivere bør også følge den fireårige tilbageholdelsesregel for optegnelser vedrørende lønforlængelsesbetalinger foretaget til ansatte af arbejdsgiveren eller tredjepart i henhold til en ulykkes-eller sundhedsplan. Sådanne optegnelser bør omfatte begyndelses-og slutdatoer for fraværsperioden og beløbet og den ugentlige sats for hver betaling (inklusive betalinger foretaget af tredjepart). Arbejdsgivere bør også opbevare kopier af medarbejderens formular V-4, anmodning om føderal indkomstskat tilbageholdelse fra sygedagpenge og, hvor det er relevant, kopier af formular 8922, tredjeparts sygedagpenge sammenfatning.
en anden regel gælder for poster, der underbygger eventuelle informationsafkast og arbejdsgiveropgørelser til medarbejdere vedrørende tipallokeringer. I henhold til skattelovgivningen skal disse optegnelser opbevares i mindst tre år efter forfaldsdatoen for den tilbagevenden eller erklæring, som de vedrører.
krav om tilbagebetaling af tilbageholdt skat
SSA/IRS-reporteren siger, at arbejdsgivere, der indgiver et krav om refusion, kredit eller reduktion af tilbageholdte indkomst-og beskæftigelsesskatter, skal opbevare poster relateret til kravet i mindst fire år efter ansøgningsdatoen for kravet.
Frynsegodeposter
skattekoden giver et eksplicit krav til registrering af arbejdsgivere med opregnede frynsegodsplaner, såsom sundhedsforsikring, cafeteria, uddannelsesassistance, adoptionshjælp eller afhængig plejehjælpsplan. De er forpligtet til at føre de poster, der er nødvendige for at afgøre, om planen opfylder kravene til at ekskludere ydelsesbeløbene fra indkomst.
Bemærk: Skattelovsbestemmelser vedrørende frynsegodeposter angiver ikke, hvor længe poster vedrørende specificerede frynsegoder skal opbevares. Formentlig, de er underlagt fireårsreglen i henhold til den ovenfor nævnte optegnelsesregel, og bør derfor opbevares mindst fire år efter forfaldsdatoen for en sådan skat i den returperiode, som optegnelserne vedrører, eller den dato, hvor en sådan skat betales, alt efter hvad der er senere.
forsigtig: i det omfang eventuelle frynsegodeposter også skal overholde ERISA afsnit i, Gælder en længere opbevaringsperiode på seks år.
Arbejdsløshedsskatteposter
den føderale Arbejdsløshedsskattelov (FUTA) kræver, at arbejdsgivere opbevarer poster vedrørende optjent kompensation og bidrag til arbejdsløshed. I henhold til den generelle regel skal sådanne poster opbevares i fire år efter forfaldsdatoen for formular 940, arbejdsgiverens årlige føderale Arbejdsløshedsangivelse eller den dato, hvor den krævede FUTA-skat blev betalt, alt efter hvad der er senere.
optegnelser skal opbevares underbyggende:
- det samlede beløb for medarbejderkompensation betalt i løbet af kalenderåret;
- det kompensationsbeløb, der er underlagt FUTA-skat;
- statlige arbejdsløshedsbidrag med separate totaler for beløb betalt af arbejdsgiveren og beløb tilbageholdt fra medarbejdernes løn (i øjeblikket kræver Alaska, ny Jersey og Pennsylvania medarbejderbidrag);
- alle oplysninger vist på formular 940 (med skema A og/eller R, alt efter hvad der er relevant); og
- hvis det er relevant, årsagen til, at den samlede kompensation skattepligtige beløb er forskellige.
SSA / IRS Reporter minder arbejdsgivere om, at rekordopbevaringskrav også er fastsat af federal Department of Labor og state løn-time og arbejdsløshedsforsikringsagenturer.
tre år
følgende skal opbevares i mindst tre år: information om Affordable Care Act returnerer (formularer 1094-B, 1095-B, 1094-C og 1095-C). Opbevar dem i mindst tre år fra rapporteringsfristen. Opbevar også informationsafkast og arbejdsgiveropgørelser til medarbejdere på tip-tildelinger i mindst tre år efter forfaldsdatoen for den tilbagevenden eller erklæring, som de vedrører.
Payroll Partners er forpligtet til at hjælpe kunder holde sig orienteret om løn og menneskelige ressourcer nyheder, udvikling og aktuelle begivenheder. Denne artikel er beregnet til at give læserne generelle oplysninger om lønspørgsmål. Artiklen udgør ikke, og bør ikke behandles som professionel rådgivning vedrørende brugen af en bestemt lønpraksis. Der er gjort alt for at sikre nøjagtigheden af oplysningerne. Payroll Partners påtager sig ikke ansvar for en persons afhængighed af oplysningerne i artiklen. Læsere skal uafhængigt verificere alle oplysninger, inden de anvendes på en bestemt faktasituation, og bør uafhængigt bestemme virkningen af en bestemt lønningspraksis. Hvis du søger regnskabsmæssig rådgivning, opfordres du til at konsultere en statsautoriseret revisor.