Smart small business ejere ved, hvor vigtigt det er at beskytte følsomme oplysninger og holde dem ude af de forkerte hænder. Det betyder at have systemer på plads for at sikre, at digitale filer og poster er sikre og sikre. Lige så vigtigt er selvfølgelig, hvordan du håndterer alt det papir, der passerer gennem din arbejdsplads, og hvor det går, når det ikke længere er nødvendigt.
selv i vores online, forbundne verden udveksles der stadig meget information i fysiske formater. Bare at smide det i genbrugsbeholderen uden at træffe foranstaltninger for at beskytte de oplysninger, det afslører, er en invitation til datatyver til at gøre deres beskidte arbejde.
her er et kig på nogle af de forskellige typer dokumenter, du skal være sikker på, at du makulerer eller ødelægger.
alt, hvad der kan bruges til identitetstyveri
uanset om de afslører personlige oplysninger om en medarbejder eller en kunde, er dokumenter, der indeholder oplysninger, der kan bruges til identitetstyveri, en no-brainer for shredderen. Tænk lønoptegnelser for dine medarbejdere, kopier af fotoidentifikationer eller kreditkort-og hjemmeadresseoplysninger til dine kunder. Hvis du tror, at noget skrevet eller trykt på et stykke papir er selv det mindste følsomme, er der ingen mening i ikke at makulere det.
dokumenter relateret til bank, Økonomi og skatter
uanset om det er lønoptegnelser, årlige budgetter, gamle selvangivelser og revisioner eller bankkontoudtog og ugyldige checks, ønsker du ikke, at denne slags dokumenter sidder intakt inde i en dumpster eller genbrugsbakke. Hvis du har papir med økonomiske detaljer af enhver art, endda udløbne oplysninger, skal du ikke betale prisen for sjusket bortskaffelse! Send det til shredder og holde alle sikkert.
dokumenter med fortrolige oplysninger om din virksomhed
beskyt det hårde arbejde, din lille virksomhed gør ved korrekt bortskaffelse af alle dokumenter, der indeholder proprietære oplysninger, der kan gavne dine konkurrenter. Dette betyder filer relateret til forskning og udvikling af nye produkter og ideer eller planer og forslag til fremtidige projekter. Andre dokumenter i denne kategori inkluderer alt relateret til interne rapporter og tests, eksklusive formler, endda Trænings-og betjeningsvejledninger.
dokumenter relateret til sundhed og menneskelige ressourcer
eventuelle lægejournaler for dit personale eller klienter skal behandles med den følsomhed, de fortjener. Det samme gælder for emner relateret til bemanding, uanset om det er genoptagelser og applikationer, disciplinære rapporter eller præstationsevalueringer og medarbejderanmeldelser. Beskyt alles ret til privatlivets fred ved at sikre, at dokumenter i denne beskrivelse behandles inden bortskaffelse.
juridiske dokumenter og kontrakter
her er en meget forenklet tommelfingerregel, der kan spare dig for en alvorlig hovedpine senere: hvis en advokat var involveret i et dokument, skal du sørge for, at det bortskaffes korrekt. Du ønsker ikke at rode rundt med juridiske dokumenter, kontrakter eller noget lignende, så fejle på siden af forsigtighed og sende dem alle til shredder, når du er sikker på, at de ikke længere er nødvendige.
forsikringsoplysninger og regninger
optegnelser relateret til forsikring for din lille virksomhed og dens indhold skal altid ødelægges, ikke smides væk. Det samme gælder for gamle brugsregninger eller noget andet, der vedrører din arbejdsplads selv, såsom regninger for internet-og mobiltelefontjeneste. Sådanne dokumenter indeholder normalt kontonumre og adresseoplysninger, som altid skal holdes private.
brug for et sted at håndtere dine følsomme dokumenter? UPS Store-lokationerne i hele Canada tilbyder sikre makuleringstjenester drevet af Iron Mountain, så du kan bortskaffe personlige og forretningsdokumenter på den rigtige måde. Kontakt din nærmeste placering for detaljer.