Information har brug for kontekst, og vi er nødt til at give den kontekst på en måde, der ikke byrder brugerne, men i stedet understøtter dem. Det betyder, at vi er nødt til at drage fuld fordel af anerkendelses-og analyseteknologier for at strømline og automatisere, hvordan vi udvikler denne kontekst.
et sådant værktøj er Metadata. Metadata giver betydelige fordele med hensyn til at forstå information på nye måder og i at kunne udnytte denne intelligens til at drive innovation og kundeoplevelsen.
Hvad er Metadata?
der er ingen definition af “Metadata”, der er international og universelt aftalt – snarere er der mange lignende definitioner eller beskrivelser, der for det meste dækker de samme punkter. Du bør vedtage den mest egnede og relevante for konteksten af dine informationsstyringsaktiviteter og den organisation, hvor du arbejder.
ISO Records Management Standard 15489 giver denne enkle definition:
“Data, der beskriver indhold, indhold og struktur af poster og deres styring gennem tiden.”
det amerikanske forsvarsministerium har en definition af metadata i sin dod 5015.2-standard, som også ligner ISO-standarderne, nemlig:
” Data, der beskriver lagrede data: det vil sige data, der beskriver strukturen, dataelementer, indbyrdes forhold og andre egenskaber ved elektroniske poster.”
dette illustrerer flere af de andre formål, der betjenes af metadata i ERM-systemer (Electronic Records Management).
endelig definerer Niso, den amerikanske nationale Informationsstandardorganisation, Metadata som:
“strukturerede oplysninger, der beskriver, forklarer, lokaliserer eller på anden måde gør det lettere at hente, bruge eller administrere en informationsressource.”
Læg mærke til lighederne og forskellene i disse definitioner og tænk over, hvordan de forholder sig til konteksten af dit eget arbejde. Metadata kaldes ofte data om data eller information om information.
Hvad er forretningsværdien af Metadata?
den primære værdi af Metadata kommer med, hvordan det er justeret til og understøtter specifikke forretningsmæssige mål og målsætninger. Her er et par af de måder, Metadata bringer værdi til virksomheden:
- klassificering-Metadata spiller en nøglerolle i klassificering eller organisering af opbevaring af indhold – Metadata kan bruges til at spore ting som de datoer, der er knyttet til et dokuments tilknyttede postplan.
- informationssikkerhed – Metadata kan bruges til at markere en sikkerhedsindstilling, validere adgangs-og redigeringsrettigheder og dermed kontrollere distributionen.
- kundeoplevelse – Metadata kan også bruges som en måde at fange brugernes vurdering af indhold, for eksempel, hvilket indikerer, at indholdet er “værdifuldt eller “ubrugeligt” eller endda “dateret.”
- Information “Findability” – Metadata er yderst værdifuld som en søgning og hentning styrke mekanisme ved at give brugerne mulighed for at målrette en forespørgsel på et bestemt felt, såsom forfatter, emne, dato, etc.
Metadata er en vigtig del af indholdsoptagelses -, oprettelses-og organisationsfaserne i indholdets livscyklus. Hvis tilknyttede Metadata ikke fanges på samme tid, som indholdet er, opretter du hurtigt en samling af indhold, der er vanskeligt at administrere, finde og hente.
kort sagt er Metadata et af grundene til at styre information effektivt og effektivt.