dine højttalere spiller en afgørende rolle for succesen med din begivenhed. Store højttalere kan gøre din begivenhed attraktiv for deltagere. De tiltrækker gæster, der ønsker at lære og netværk.
men det er svært at hente de rigtige højttalere, især hvis du er vært for din første begivenhed. 89% af konferencens skabere siger, at det er deres største udfordring at finde kvalitetshøjttalere. Desværre er det ikke så simpelt at nå ud til begivenhedshøjttalere som at sprænge en hurtig e-mail ud.
hvis du vil have kvalitetshøjttalere, skal du nærme dem strategisk ved at følge disse bedste fremgangsmåder.
hvis du vil have kvalitetshøjttalere, skal du nærme dem strategisk ved at følge disse bedste fremgangsmåder.
nå ud til de rigtige højttalere
de fleste højttalere er ikke i “professional speaking business.”Hvis de taler for at leve, er de sandsynligvis dyre.
de fleste højttalere er mennesker, der gør det, når den rigtige mulighed ankommer i deres indbakke. De kan begrænse deres offentlige taler til et snævert udvalg af begivenheder, eller kun deltage i begivenheder, der passer til deres tidsplan. Du får de bedste resultater, når du når ud til begivenhedshøjttalere ved at målrette mod dem, der mest sandsynligt svarer på din begivenhed.
dette betyder, at du bliver nødt til at undersøge lidt, hvilket vil tage nogen tid. Men i sidste ende vil du bruge mindre tid på at undersøge, end du ville kolde pitching højttalere, der ikke passer til din begivenhed.
her er nogle måder, du kan undersøge for kvalitetshøjttalere:
- gennemse online diskussionsfora.
- Rul gennem Facebook og LinkedIn grupper.
- Poll dine nuværende registrerede gæster.
- Poll gæster fra din sidste begivenhed.
- Hvis du arbejder internt, skal du bede folk i din virksomhed om anbefalinger.
- Se efter kommende bogudgivelser i din niche/branche.
- Gennemse populære blogs i din branche. Vær særlig opmærksom på forfattere af gæsteblogs, da disse mennesker aktivt søger at udvide deres rækkevidde.
- Komb gennem dine LinkedIn-kontakter eller lav et indlæg, der søger anbefalinger.
For mere information, tjek disse to guider:
- Sådan fortæller du, om en højttaler passer til dit arrangement
- Sådan tiltrækker du gode højttalere til dine begivenheder
Opret dit værdiproposition
dit første skridt er at bestemme, hvordan højttaleren drager fordel af at tale ved dit arrangement. Du skal vide dette, når du når ud første gang.
din værdi kan være så simpelt som en generøs betaling. Der er masser af mennesker, der taler for et levende, der betragter kompensation som en kritisk del af aftalen. (Ting som gratis rejser, indkvartering, mad og drikkevarer tæller også som kompensation.)
det er også nyttigt at medtage nogle grunde, som højttaleren ville have gavn af at deltage i dit arrangement bortset fra penge. Hvis de har travlt, skal de vide, hvorfor de skal vælge din begivenhed frem for en anden.
for eksempel kan du lade potentielle højttalere vide, hvem du ellers allerede har opstillet. Taleren kan blive begejstret, hvis han tror, at han får mulighed for at stå ved siden af nogle indflydelsesrige mennesker.
uanset hvad du gør, skal du ikke bruge “eksponering” som en fordel. Kreative mennesker sætter ikke pris på at blive tilbudt eksponering som kompensation. Du fandt dem, så de har tydeligvis ikke brug for eksponering.
læg detaljerne klart
tving ikke potentielle højttalere til at læse afsnit med information om din begivenhed, der ikke betyder noget for dem. De er ligeglade med, hvorfor du valgte at være vært for begivenheden i Oktober. De behøver ikke at kende din tankeproces for at vælge et tema.
i din kolde e-mail skal du lægge dine begivenhedsoplysninger i letfordøjelige kugler. Her er nogle datapunkter, du vil medtage:
- begivenhedens tema
- dato, klokkeslæt og placering
- hvem ellers vil tale/præsentere
- lokalets størrelse / hvor mange mennesker de vil tale med
- detaljer om dit forventede publikum
- den tidsforpligtelse, du har brug for
- hvordan du promoverer begivenheden
- uanset om du er parat til at opfylde deres teknologiske behov
- uanset om du vil hjælpe med deres rejser og indkvartering
- den slags snak, du leder efter
- eventuelle frister, du har brug for dem til at opfylde
vær helt klar over dine forventninger. Du ønsker ikke at underbyde deres forpligtelse til at få dem ombord, ellers kunne de trække sig ud i sidste øjeblik, når de indser, at du har brug for mere fra dem, end du oprindeligt sagde.
vigtigst af alt, forklar hvorfor du er vært for dit arrangement. Hvad er dit mål? Hvad er meningen med alt dette? Hvis du forklarer formålet med din begivenhed godt, potentielle talere kan være villige til at give afkald på andre muligheder for at være en del af din mission.
Giv din højttaler en vis breddegrad
som begivenhedsplanlægger vil du naturligvis kontrollere begivenheden ned til mindste detalje for at sikre, at den går godt. Du kan blive fristet til at tildele emner til dine højttalere, men det ville være en fejltagelse.
højttalere har deres egen ekspertise, interesser og mål. Hvis du instruerer dem, hvad de skal tale om, er der en god chance for, at de trækker sig ud af din begivenhed. Selv en stærk anbefaling kan komme på tværs som for kontrollerende.
det er okay at komme med nogle forslag, men gør det ved at tilbyde nogle oplysninger om den type publikum, du forventer at deltage i. For eksempel kan du sige, “fra vores tidlige afstemning siger vores registrerede gæster, at de er interesserede i AI, maskinindlæring og praktiske anvendelser af virtual reality.”
denne form for tilgang giver højttaleren noget at arbejde med, så de kan skabe indhold eller skræddersy deres sædvanlige tale for at behage dit publikum, men det er ikke mikromanaging.
“du er velkommen til at give feedback på præsentationstitler og abstracts, men spil ikke creative director, når det kommer til deres dæk,” siger Susannah Shattuck, en marketingchef, der hjælper højttalere med at oprette præsentationer. “Chancerne er, at dine højttalere har givet en version af deres præsentation før. Stol på dem til at levere deres budskab på den rigtige måde.”
Forbind gennem professionelle organisationer
der er en professionel organisation for alt. Faktisk er der sandsynligvis flere organisationer i enhver branche. Mange af dem gælder for bestemte regioner.
denne slags organisationer kan være fantastiske ressourcer til at nå højttalere. De har tusinder (undertiden hundreder af tusinder) af medlemmer. De kan sætte dig i kontakt med mennesker, du ikke har hørt om, eller folk, der aldrig har talt offentligt før. Da mange professionelle organisationer selv er vært for begivenheder, kan du også bede om deres personlige anbefalinger.
hvis du ikke har meget held med en professionel organisation i din branche, skal du udforske et generelt højttalerbureau, såsom…
- American Program Bureau
- Keppler-højttalere
- Macmillan-højttalere
- National Speaker ‘ s Bureau
- Premiere Speakers Bureau
hvis du er vært for regelmæssige begivenheder i samme branche eller niche, vil du gerne oprette nogle forbindelser i de relaterede faglige organisationer. Over tid kan disse være lukrative kilder til talere og deltagere.
opfølgning et par gange
nogle højttalere er ret travle, især hvis de rejser meget. De kan muligvis ikke svare på din e-mail med det samme. Hvis de ikke kender dig, kan de se bort fra din e-mail, medmindre du er vedholdende.
følg op, hvis du ikke får svar inden for en uge. Send en enkel, venlig påmindelse for at fortælle dig, om de er interesserede eller ønsker mere information.
det er okay at sende en anden opfølgning (som ville være din tredje e-mail) efter yderligere syv dage, men undgå at sende mere. Hvis du bliver for nøjeregnende, kan de blive irriterede og klage. Du vil bestemt ikke have dem til at fortælle andre talere om ikke at tale ved dit arrangement.
hvis din tredje e-mail bliver ubesvaret, skal du antage, at den potentielle højttaler ikke er interesseret, og gå videre til andre.
tag dine afvisninger yndefuldt
du vil uden tvivl modtage et par “Nej tak” svar. Det kan man forvente. Potentielle højttalere vil falde af mange grunde. Nogle vil ikke lide kompensationen. Andre vil ikke tro, at de passer til din begivenhed. Og nogle vil falde, fordi de bare ikke ønsker at komme.
ansigt afvisning med hovedet holdt højt. Tak dem for deres overvejelse, spørg dem, om de kan anbefale nogen, og gå videre til den næste potentielle højttaler på din liste.
spild ikke din tid på at prøve at opsøge en højttaler, der ikke ønsker at tale til dit arrangement. Selvom du på en eller anden måde overbeviser dem om at tale, er der en god chance for, at de ikke giver det deres bedste indsats.
nøgle afhentning
som du kan forestille dig, kan det tage lidt tid at nå ud til begivenhedshøjttalere. Det er bedst at starte denne proces så tidligt som muligt, så du har tid til det uundgåelige frem og tilbage. Disse bedste fremgangsmåder hjælper dig med at finde gode højttalere, der vil gøre din begivenhed til en succes.