7 Nøgler til at kommunikere bedre med dine kolleger

7. December 2020

Nikola Baldikov

kommunikation er enormt vigtig. Mens få ville bestride dette, vi har en tendens til at understrege at kommunikere i vores personlige liv. Virksomheder fokuserer på den anden side ofte på, hvordan man kommunikerer bedre med kunderne.

desværre overvejer vi sjældent konsekvenserne af, hvordan vi kommunikerer på arbejdspladsen. Alligevel kan forsømmelse af disse vandrette og lodrette kommunikationslinjer på arbejdspladsen have en dramatisk effekt. Dårlig kommunikation kan påvirke alt fra samarbejde mellem kolleger til beslutningstagning, implementering af ledelsesfilosofier og strategier, effektiviteten, hvormed tingene bliver gjort, og den samlede forretningssucces.

hvorfor god intern kommunikation er vigtig

god intern kommunikation bliver sværere at opnå, især da flere og flere teams arbejder virtuelt. Men det er netop derfor, det er mere vigtigt end nogensinde.

Produktivitet

op til 28 timer om ugen bruges til at skrive e-mails, søge efter information og samarbejde internt. Effektive kommunikationskanaler forhindrer ikke kun dine vidensarbejdere i at spilde næsten hele arbejdsugen i at spinde i cirkler, men hjælper dig også med at undgå at knuse medarbejderengagement og moral.

fleksibilitet

fjernarbejde er her. Mens COVID-19-pandemien har fremskyndet denne overgang, kræver medarbejderne i stigende grad mere fleksible arbejdsvilkår. Forretningsspecifik teknologi som instant messaging-apps, videokonferenceværktøjer og virtuelle samarbejdsprogrammer sikrer smidighed på arbejdspladsen uden at ofre produktiviteten.

teamkultur

intern kommunikation er ofte den største ulykke ved fjernarbejde. Faktisk nævner fjernarbejdere ensomhed og afbryder forbindelsen som de største ulemper ved at arbejde hjemmefra. At have en effektiv intern kommunikationsstrategi på plads hjælper dig med at undgå en frakoblet arbejdsstyrke og baner vejen for en ægte teamkultur, der driver ydeevne.

Sådan kommunikerer du bedre på arbejdspladsen

sund kommunikation kan kun slå rod ved at være proaktiv. Heldigvis er det derfor, du er her! Med disse enkle trin kan du begynde at fremme en kultur med reel forbindelse og samarbejde. Endnu bedre, de er opnåelige i stort set ethvert arbejdsmiljø.

1. Indføre klare kommunikationskanaler

kommunikation på arbejdspladsen kan lide for den simple kendsgerning, at medarbejderne ikke ved, hvordan de skal kommunikere. Hvis magtstrukturen er tvetydig, er det muligvis ikke klart, hvem der rapporterer til hvem. Andre gange ved medarbejderne muligvis ikke, hvor de kan finde oplysninger. Og hvis du ikke har robuste kanaler til at håndtere forskellige informationsstrømme, kan kommunikationen gå i stå.

en god kommunikationsstrategi bør tage højde for alt dette. Hvert hold, uanset størrelse, funktionalitet eller formalitetsniveau, skal have en klart defineret hakkeordre, hvor hver medarbejder ved, hvor de passer. Dette hjælper med til hurtigere at løse problemer og gør det lettere at kommunikere og samarbejde.

Implementer en søgbar virksomhed med en udpeget videnschef. Dette reducerer antallet af unødvendige spørgsmål og vild gås jagter for information, der forstyrrer arbejdsgange.

endelig overveje et teamkommunikationsværktøj, som f.eks. Et alt-i-en instant messaging-program til virksomheder tilbyder rige kommunikations-og samarbejdsfunktioner, herunder en-til-en-og gruppechat, tale-og videoopkald, en række samarbejdsværktøjer og robuste administrative kontrolfunktioner. Det er designet til at fremme bedre kommunikation mellem kolleger.

2. Respekter andres kommunikationspræferencer

der er helt sikkert en række foretrukne kommunikationsmetoder rundt om på kontoret. Trods alt, ikke kun arbejder forskellige generationer sammen under det samme virksomheds tag, men flere kommunikationsmidler, også.

hvis der er en kollega, der aldrig reagerer på e-mails, skal du stoppe med at e-maile dem. Hvis IT-teamet foretrækker at blive nået via chat, send en chat i stedet for at undre sig over, hvorfor de ikke henter.

hvis du har et virksomhedsintranet eller HR-portal med medarbejderprofiler, skal teammedlemmer angive deres foretrukne kommunikationsmetoder og-værktøjer. Lær dine kollegers individuelle præferencer at kende, og find dem der.

3. Undersøg hvordan du kommunikerer

nogle gange er ineffektiv kommunikation slet ikke ned til den anden part. Det er dig. Tal i corporate lingo eller åbne op for meget personligt og kolleger kan tune ud eller vige tilbage fra dig helt. Pak dine onlinemeddelelser og e-mails med emojier, og kolleger tager dig muligvis ikke alvorligt. Er dit sprog passende til møder eller samtaler med overordnede?

vær desuden opmærksom på ikke-verbale signaler som manglende øjenkontakt eller dårligt kropssprog, hvilket kan få andre til at se bort fra dig eller drage fordel af dig.

hvordan du kommunikerer er en afspejling af din professionalisme. Hvis du kæmper for at få dit budskab igennem, undersøge din egen kommunikation stil og præferencer. At have en bedre forståelse af, hvordan du kommunikerer, kan hjælpe dig med at rette op på eventuelle svage punkter, samt hævde dig selv og din besked mere effektivt.

4. Hold skriftlig kommunikation enkel og direkte

hold skriftlig kommunikation kort og sød. Der er ikke nok tid på dagen til at grave gennem afsnit lange e-mails. Alt for komplekse forklaringer og anbefalinger fra get-go kan forvirre. Antag i stedet, at modtageren enten vil forstå alt direkte eller svare med deres egne spørgsmål; så kan du afklare eller uddybe efter behov. Undgå også akronymer og alt for teknisk jargon, da de bremser processen. Hvis du skal gå dybt ind i detaljer, skal du bruge underoverskrifter, kuglepunkter og fed skrift til at fremhæve vigtige grillbarer.

5. Byg meningsfulde, professionelle relationer

at finde måder at interagere på et mere personligt niveau åbner døren for meningsfuld kommunikation. Så brug lidt tid på at lære dine kolleger at kende. Trods alt, du tilbringer allerede det meste af ugen med disse mennesker!

Simple teambuilding aktiviteter kan hjælpe, og de behøver ikke at være strengt planlagt. Deling af fotos, dedikering af en kanal til afslappet samtale, at have en virtuel kaffe, eller spille virtuelle testspil kan udføres på kanaler, som du sandsynligvis allerede bruger, såsom instant messaging, gruppechats, og videoopkald.

dette giver kolleger mulighed for at dele personlige oplevelser og opbygge professionelle relationer drevet af tillid og gensidig respekt. Det gør det endda muligt for medarbejderne at opbygge oprigtigt kammeratskab med teamledere og vejledere og udjævne arbejdsgangen i din virksomhed.

6. Lyt opmærksomt

af alle de tydelige tegn på, at kommunikation kunne være bedre, lytter flyver under radaren. Det er fordi de fleste af os faktisk er dårlige lyttere, men vi ved det ikke engang. Multi-tasking, mens nogen taler til dig, allerede planlægger dit svar eller afbryder, er alle tegn på, at dine lyttefærdigheder kan bruge noget arbejde.

når nogen taler til dig, Giv din fulde opmærksomhed. Tag noter, jotting ned hurtige en eller to ord påmindelser. Vent på, at de er færdige, og still derefter spørgsmål for at validere deres point. Øvelse af empatisk lytning kan også have den afsmittende virkning at tilskynde dine kolleger til at forbedre deres egen lytning.

7. Kritiser konstruktivt

ingen nyder at have deres fejl påpeget. Så når du skal have en hård samtale, skal du holde den konstruktiv. Pinlig nogen eller nedværdigende dem vil ikke give et bedre resultat. Giv konkrete råd eller tip til, hvordan du forbedrer. Overvej regelmæssig feedback, der omfatter positiv forstærkning. Når personalet konsekvent holdes i løkken om præstationsrelaterede problemer, er feedback og kritik mindre skræmmende.

fordele ved effektiv kommunikation på arbejdspladsen

ved blot at kommunikere bedre kan virksomheder realisere mange specifikke fordele. Dette er nogle af de mest håndgribelige fordele i henhold til førende fagfolks tanker om kommunikation.

• realtidsinformation og videndeling
• projekt-og opgavefremgangsmåde
• koordinering af tidsplaner og ansvar
• informationssikkerhed

hos os tager vi dette råd til hjertet. Kommunikation er trods alt essensen af vores forretning. Vi stræber efter at hjælpe kolleger og teams med at kommunikere bedre gennem vores realtidsmeddelelser og samarbejdsværktøjer, avancerede administrative kontrolmuligheder, og klassens bedste sikkerhed. Prøv i dag og find ud af, hvordan det kan hjælpe din virksomhed.

Nikola Baldikov

Nikola Baldikov er en Digital Marketing Manager, med speciale i SAAS marketing, SEO og outreach strategier. Udover hans passion for digital markedsføring, han er en ivrig fan af fodbold, og jeg elsker at danse. Opret forbindelse til ham på LinkedIn eller kvidre på @ baldikovn