v těchto dnech je práce s e-mailem a používání e-mailových klientů, jako je Microsoft Outlook nebo Apple Mail, docela běh věcí mlýna. Odesílání e-mailových příloh, zejména velkých souborů, je však o něco více než obecné znalosti.
v tomto příspěvku quick skills pokrýváme vše, co potřebujete vědět, abyste mohli úspěšně odesílat velké soubory e-mailem.
více užitečných strategií pro právníky najdete v našem Průvodci řešením problémů s aplikací Microsoft Word. Stáhnout nyní>>
jaká je maximální velikost přílohy e-mailu?
Obecně platí, že při připojování souborů k e-mailu si můžete být jisti, že až 10 MB příloh bude v pořádku. Dnes má jen málo e-mailových serverů menší limity než toto (i když některé staré sady office mohou mít nižší limity). Gmail a Yahoo Mail vám například umožňují připojit až 25 MB.
nicméně, jen proto, že jej můžete připojit a odeslat, nemusí nutně znamenat, že může být přijat. Server používaný zamýšleným příjemcem musí být nastaven tak, aby přijímal přílohy větší než 10 MB, a to zdaleka není jisté.
jak víte, kolik jste připojili? Všechny e-mailové služby zobrazují Velikost souboru v závorkách. Jednoduše sledujte, co vaše přílohy přidávají. Pokud vaše přílohy přesahují 10 MB, zvažte jednu z níže uvedených možností.
někdy se velikost souboru zobrazí spíše v KB (kilobajtech)než MB (megabajtech). V jednom megabajtu je 1024 kilobajtů, ale pro účely rychlé mentální aritmetiky můžete pracovat na základě jejich bytí 1 000 (pokud jste po přesné odpovědi, Google zobrazí kalkulačku rychlého převodu, pokud hledáte fráze jako „kolik MB je 716,8 KB“).
zmenšit soubor
jaké možnosti máte, když opravdu potřebujete odeslat soubor,ale dosáhli jste limitu nahrávání? Pokud jste jen trochu nad limitem, můžete problém vyřešit jednoduše komprimací původního souboru.
stačí najít soubor v jeho složce, kliknout na něj pravým tlačítkem a vybrat “ komprimovat.“Komprese souboru tímto způsobem se často oholí kolem 20% ze souboru, což vám pomůže vklouznout pod omezení přílohy.
rozdělte soubory do vícedílných archivů
pokud chcete soubor odeslat e-mailem, můžete podniknout kroky k rozdělení souboru na menší části. Například, pokud jste měli dokument 15 MB, který potřebujete k e-mailu, můžete se rozhodnout použít software pro kompresi souborů, jako je 7-Zip (pracuje pouze s Windows), k vytvoření archivu obsahujícího tento soubor a jeho rozdělení na dva kusy 7.5 MB.
na blogu How-To Geek jsou podrobné pokyny pro rozdělení větších souborů na menší části.
pak můžete připojit každý z jednotlivých kusů k samostatným e-mailům a pamatovat si, abyste upozornili příjemce, že to děláte. Příjemce by si musel stáhnout každou přílohu zvlášť a poté pomocí programu extrakce souborů extrahovat větší, rozdělený soubor a poskládat jej zpět dohromady.
tato metoda funguje, ale je poměrně časově náročná. Je tu ale ještě jedna možnost.
odesílání souborů prostřednictvím služby cloudového úložiště
nejjednodušší možností při odesílání souborů, které jsou příliš velké nebo příliš početné, je místo toho využít službu cloudového úložiště a sdílení souborů. K dispozici je několik bezpečných a důvěryhodných možností, včetně Dropboxu a Disku Google.
dvě největší webové e-mailové služby, Gmail a Outlook.com, oba integrovali své služby sdílení souborů (Disk Google a SkyDrive) do svých produktů. Pokuste se odeslat soubor, který je příliš velký a budete vyzváni, abyste jej nahráli do cloudu a místo toho sdíleli odkaz.
pokud posíláte zprávu prostřednictvím aplikace Outlook na ploše nebo dáváte přednost online úložné službě, která se neintegruje přímo s poskytovatelem e-mailu (například Dropbox), nebojte se. Stačí nahrát soubor, kliknout pravým tlačítkem myši na něj a vybrat „Sdílet odkaz“. Stačí vložit odkaz do svého e-mailu a příjemce bude mít přístup k souboru kliknutím na něj.
Věděli jste, že jeden právní může přezkoumat, shromáždit a předložit své soudní podání vaším jménem, pokud nám je pošlete e-mailem?
další informace o e-mailu do souboru>>
