software RFP: vše, co potřebujete vědět

jak reagovat na software RFP

pro technologické společnosti je reakce na software RFP známým procesem. Pokud jste však frustrovaní, že vaše úsilí RFP trvá příliš mnoho času a nevyplácí se, může být čas na nový přístup.

nejprve ověřte, zda se váš proces řídí osvědčenými postupy návrhu. Poté dolaďte každou část svého návrhu od shrnutí až po závěrečnou prezentaci.

osvědčené postupy procesu návrhu

rozhodněte se nabídnout nebo nepodávat

jedním z běžných důvodů, proč může být vaše výhra nízká, je to, že nabízíte na RFP, které nejsou vhodné. Pokud jde o software RFP, často, kupující chce všechno, ale neví přesně, co potřebují. V důsledku toho je obtížné určit, zda máte dobrou šanci na výhru podnikání.

než se pustíte do vytváření návrhu, pečlivě zkontrolujte rozsah a technické požadavky. Pak, vytvořte seznam následných otázek, abyste pochopili, které funkce a funkce jsou jističe obchodů. S těmito informacemi, budete mít efektivnější nabídky nebo ne nabídky diskusí.

Stáhněte si tento užitečný kontrolní seznam, který vás provede nabídkami nebo žádnými nabídkami.

Optimalizujte svůj návrh plánování projektu

až příliš často jsou doby obratu návrhu softwaru těsné. Klient má naléhavou potřebu, ale také chce provést moudrou investici. Bez zavedené strategie řízení projektů nastává chaos a zmatek.

existuje řada osvědčených způsobů, jak uspořádat svůj návrhový tým a proces. Zkuste například raci matrix. Protože podrobně popisuje členy týmu a jejich role, každý ví, co může očekávat a jaké kroky budou následovat. Případně můžete vytvořit časovou osu návrhu nebo Ganttův graf pro sledování načasování úkolů.

zkontrolujte obsah vašeho předchozího návrhu

obecně platí, že softwarové RFP kladou mnoho stejných otázek. Spíše než přepisovat odpovědi pro každý RFP, Použijte svůj předchozí obsah návrhu jako šablonu pro budoucí odpovědi. Nejlepší způsob, jak uložit a najít společné odpovědi, když je potřebujete, je vytvořit knihovnu znalostí návrhu nebo úložiště obsahu.

některé týmy spravují svůj obsah ručně v tabulce nebo dokumentu aplikace Word. I když je tento přístup lepší než začít s odpověďmi od nuly, informace se rychle stávají dezorganizovanými a datovanými. V důsledku toho mnoho návrhových týmů používá software pro správu návrhů pro správu znalostí. RFP response software umožňuje spolupráci a automatizaci návrhů tím, že identifikuje otázky, na které jste již odpověděli, a navrhne vhodnou odpověď.

Usnadněte svým odborníkům na předmět

odborníci na předmět (malé a střední podniky) musí žonglovat se svou rolí na plný úvazek i s návrhovými povinnostmi. Netřeba dodávat, že je to velká práce a není pro ně vždy snadné okamžitě reagovat na RFP. Když musíte posílat následné e-maily a spravovat zpoždění, je snadné se frustrovat. Proces návrhu však můžete všem trochu usnadnit.

i když jste povinni setkat se s novými otázkami, použijte knihovnu znalostí k dokončení co nejvíce návrhu. Například až 80 procent RFP SaaS je dokončeno automatizací návrhů a zkontrolováno manažerem návrhů před zapojením našich malých a středních podniků. Tento přístup pro ně znamená lehčí zátěž a rychlejší reakce.

revize a revize návrhu

nyní je čas to všechno spojit. Zkontrolujte svůj návrh od začátku do konce. Je kompletní a vyhovující? Fungují všechny odpovědi společně? Zní tón a styl jako vaše značka? A konečně, existují nějaké překlepy, gramatické chyby nebo rozpory? Může se to zdát bezvýznamné, na detailech však záleží. A malé chyby mohou udělat velký dojem.

konečné schválení a podání

posledním krokem v procesu je získání konečného podpisu od vašeho výkonného schvalovatele. Jakmile budete mít pečeť schválení, nezapomeňte odeslat návrh včas a podle požadavků na podání.

jak vylepšit každou část vašeho softwarového návrhu

když soutěžíte s podobnými softwarovými řešeními, je důležité, aby byl váš návrh zapamatovatelný. Nejlepší je použít každou část návrhu pro konkrétní účel.

Zvyšte své shrnutí

myslete na své shrnutí jako na úvod kupujícímu. Ne každý, kdo obdrží váš návrh, si jej důkladně přečte. Nicméně, budou pravděpodobně sbírat své shrnutí. Proto je třeba, aby se to počítalo. Vaše shrnutí by mělo vysvětlit nejpůsobivější způsoby, jak zákazníkovi pomoci dosáhnout jeho cílů, prozkoumat své klíčové rozlišovače a nesmí být delší než stránka.

Stáhněte si tuto šablonu, aby vaše shrnutí úžasné (a snadné).

RFP průvodní dopis

pokud je shrnutí úvodem, průvodní dopis RFP je přátelský chat, který následuje. Průvodní dopis skutečně vytváří spojení. Buďte konverzační, přístupný a přidejte trochu osobnosti, aby byl nezapomenutelný. Kromě toho je důležité vyjádřit své pochopení potřeb zákazníka, vyprávět příběh o úspěchu a sdílet svou vizi pro budoucnost vašeho partnerství.

nechte se inspirovat stažením této šablony motivačního dopisu RFP.

zvládněte své zprávy

vítězný software RFP odpovědi vyžadují složitou rovnováhu technických znalostí a přístupných zpráv. I když chcete sdělit své odborné znalosti, buďte opatrní, abyste neodcizili své hodnotitele RFP. Nezapomeňte mít na paměti průměrného uživatele a mluvit způsobem, kterému rozumějí.