pokud nemáte doma nebo v kanceláři neomezené úložiště, možná zjistíte, že vás zajímá, zda opravdu potřebujete zachovat všechny své papírování a pokud ano, jak dlouho. Neexistuje žádná univerzální odpověď. Délka času závisí na typu dokumentu a souvisejících výdajích nebo událostech. Než zapnete drtič, zde je několik obecných pokynů týkajících se uchovávání dokumentů týkajících se transakcí s nemovitostmi.
pravidlo IRS
IRS uvádí, že byste měli uchovávat daňové přiznání a podklady po dobu nejméně tří let po podání přiznání. Proč? Promlčecí lhůta (Doba, po kterou vás Finanční úřad musí kontrolovat, nebo doba, po kterou můžete svůj návrat změnit) je obvykle tři roky. Pravidla se však mění ze tří let, pokud (1) uchováváte podpůrné doklady po dobu šesti let, pokud jste nahlásili příjem o více než 25% hrubého příjmu uvedeného při návratu; nebo (2)pokud není podán žádný návrat nebo dojde k podvodu, statut zůstává otevřený na dobu neurčitou. Finanční odborníci doporučují, abyste si své dokumenty uchovávali minimálně sedm let po podání vašeho návratu.
dokumenty pro majitele domů
dokumenty k uchování, dokud vy nebo váš manžel vlastníte nemovitost
- majetkové listiny
- smlouvy, kódy a omezení sdružení Condo
- příjmy a faktury ke zlepšení kapitálu
- zprávy o inspekci domů
dokumenty k uchování, dokud nevyprší platnost záruky nebo politiky
- servisní smlouvy a domácí záruky
- pojištění majitelů domů
- příjmy z oprav domů
dokumenty k uchování na dobu neurčitou
- záznamy Placené hypotéky (osvědčení o uspokojení nebo zástavní právo)
- závěrečné prohlášení o zveřejnění (prohlášení o vypořádání nebo zúčtovací list HUD-1)
- seznam majetku domácnosti
dokumenty, které mají být uchovávány až do vypršení promlčecí lhůty (obvykle tři roky po datu splatnosti vrácení)
- daňové přiznání
- závěrečné prohlášení o zveřejnění
- platby daně z nemovitostí (ponechte si daňové účty a zrušené šeky)
- příjmy a faktury ke zlepšení kapitálu
- formulář 1098 výpisy úroků z hypoték
- Form 1099-s výnosy z transakcí s nemovitostmi
- důkaz, že váš domov byl vaším primárním bydlištěm po dobu nejméně dvou z předchozích pěti let (např. účty za služby, registrace voličů, předchozí daňové přiznání)
- záznamy o zaměstnání pro živou pomoc (např. Po podání Q4 za rok
dokumenty pro investiční nemovitosti
dokumenty k uchování, pokud vlastníte nemovitost
- majetkové listiny
- ocenění nebo ocenění použitá k určení odpisů
- příjmy a faktury ke zlepšení kapitálu
- potvrzení o opravách a údržbě
- potvrzení o platbě pojištění
dokumenty, které si ponecháte, dokud nevyprší platnost vaší politiky nebo smlouvy
- pojistné smlouvy
- nájemní smlouvy nájemce
dokumenty k uchování na dobu neurčitou
- Smlouvy o partnerství nebo LLC pro investice do nemovitostí
- závěrečné prohlášení o zveřejnění (aka prohlášení o vypořádání nebo zúčtovací list HUD-1)
různé dokumenty
dokumenty, které si ponecháte, pokud vy nebo váš manžel vlastníte nemovitost
- původní kupní smlouvy a listiny vlastníků pro dům obdržené jako dárek
- reálná tržní hodnota zděděných nemovitostí ke dni smrti zesnulého a jakákoli pravidla pro použití dědiců domů
- rozvodové dekrety s doložkou o prodeji domů
dokumenty, které mají být uchovávány až do aktualizace
- závěti a majetkové důvěry
požadavky na uchovávání státních dokumentů
výše uvedené pokyny se řídí pokyny IRS. Při určování, jak dlouho uchovávat dokumenty, nezapomeňte prozkoumat požadavky na uchovávání daňových záznamů vašeho státu. Existují některé státy, kde je promlčecí lhůta delší než IRS.
způsob ukládání dokumentů je stejně důležitý
pokud jde o archivaci dokumentů, zvažte, jak je bezpečně a bezpečně uložíte. Dokumenty lze ukládat tradičně prostřednictvím papíru, digitálně nebo v kombinaci.
ukládání papíru
ukládání dokumentů v papírové podobě se může v dnešním digitálním světě zdát nadbytečné, ale existují důvody, proč tuto možnost zvážit. Papírová kopie je dobrou zálohou v případě ztráty dat. Dokumenty by měly být uloženy v uzamčené protipožární skříni nebo bezpečnostní schránce.
digitální úložiště
dokumenty můžete také skenovat a ukládat digitálně. Mnoho společností nabízí cloudové úložiště, kde můžete snadno přistupovat ke všem souborům. Po nahrání dokumentů skartujte nepotřebné papírové kopie.
ujistěte se, že všechny příslušné strany vědí, kde jsou dokumenty uloženy a jak k nim přistupovat. Při vytváření zásad uchovávání záznamů se vždy poraďte se svým účetním a / nebo právníkem. Právní požadavky se mohou za určitých okolností lišit a měly by být vzaty v úvahu při vytváření zásad.