kontrola nákladů: strategie, kroky a výzvy

způsob, jakým podniky přistupují k řízení nákladů, se drasticky mění, protože většina průmyslových odvětví nadále prochází digitálními transformacemi.

pryč jsou dny, kdy se společnosti hyper-zaměřují na náklady. Nová verze řízení nákladů je smíšený přístup, který se zaměřuje na řízení nákladů a řízení růstu.

zatímco většina podniků se bojí myšlenky jít přes rozpočet-jednoduché snížení nákladů dnes nestačí. Místo toho se podniky musí zaměřit na kontext, pokud chtějí zvýšit zisky, optimalizovat rozpočty a zajistit dlouhodobou finanční udržitelnost.

zůstat na kurzu se správnými opatřeními pro kontrolu nákladů je nutností, takže pojďme mluvit o kontrole nákladů a jeho mnoha aspektech.

co je kontrola nákladů?

kontrola nákladů je metoda identifikace a řízení obchodních nákladů a finančních údajů, takže je lze analyzovat a snižovat, pokud je to možné. Shromažďování nákladů v konsolidovaném formátu umožňuje organizacím provádět přesnější a informovanější projekce, vědět, kde mohou minimalizovat náklady, a identifikovat oblasti nadměrných výdajů.

to je důvod, proč kontrola nákladů a řízení dodavatelů často jdou ruku v ruce, protože optimalizace interakce s dodavateli může přinést významné úspory nákladů pro vaše podnikání. Můžete se snažit zefektivnit vyjednávání o smlouvách, abyste zajistili příznivé ceny, pracovat na budování udržitelných vztahů s dodavateli a zákazníky, a vytvářet partnerství, která doplňují oba podniky.

koneckonců-cílem kontroly nákladů je poskytnout vaší společnosti výkonný rámec, který je navržen tak, aby zlepšil viditelnost a udržel vás pod kontrolou vašich nákladů.

proč záleží na kontrole nákladů

plány projektů lze rozdělit na komponenty a kroky a většina manažerů přiděluje celkový rozpočet každé části podle svých potřeb. Snaha o kontrolu nákladů pomáhá:

• sledujte pokrok a KPI (klíčové ukazatele výkonnosti) a podnikněte nápravná opatření, když náklady vzrostou příliš vysoko.
• Udržujte očekávané ziskové marže.
• nastavte jasná očekávání a zabraňte tečení rozsahu.
• dosáhnout transparentnosti s vedením, zúčastněnými stranami a klienty.
• generovat užitečné metriky pro zpracování budoucích projektů.

mít správný rozpočet přímo ovlivňuje kritická rozhodnutí, jako je to, co noví zaměstnanci najmout, jaké funkce zahrnout, a kolik času by mělo být vynaloženo na každou část práce. Dobře udržovaný rozpočet, který následuje a obchodní pravidla organizace, vám v podstatě ukáže, kam projekt jde a jak skončí. Výkon projektu je v tomto případě přímo spojen s jeho rozpočtováním.

Role softwaru pro řízení nákladů

není žádným tajemstvím, že řízení a řízení nákladů jsou pole náročná na data a analýzu, a není divu, proč zde vývojáři softwaru našli aplikaci pro automatizaci. Správa založená na softwaru optimalizuje proces několika způsoby:

• zdlouhavé výpočty a další kvantitativní úkoly jsou téměř okamžité a imunní vůči lidské chybě prostřednictvím softwaru.
• analýza je mnohem jednodušší, když jsou data jasně hlášena prostřednictvím dashboardů a snadno použitelných uživatelských rozhraní.
• standardizace dat je tímto způsobem automatická, což může být užitečné pro projekty v mezinárodním měřítku, které musí používat více měn.
• integrace třetích stran s jinými řešeními pro správu pomáhají efektivněji shromažďovat data.

řízení nákladů vs. kontrola nákladů

můžete slyšet výrazy jako“ řízení nákladů „a“ kontrola nákladů “ používané zaměnitelně. I když jsou silně příbuzné a stejně důležité, existuje jemný rozdíl, který by mohl být užitečné vědět, kdykoli o nich mluvíte se svými týmy.

řízení nákladů se primárně zabývá všemi procesy týkajícími se plánování rozpočtu, včetně odhadu, financování a financování. Řízení nákladů vyžaduje pozornost od fází plánování až po konečné dokončení, zajištění toho, aby projekt jako celek zůstal ve schválených rozpočtových limitech. Kritickým krokem řízení nákladů je předvídatelnost nepřímých i přímých nákladů prostřednictvím silné odpovědnosti, kontroly a shromažďování informací.

pro Srovnání, kontrola nákladů se zabývá hlavně projekty během jejich fáze provádění a spoléhá na postupy řízení nákladů pro úspěch. S plánovači pracovat mezi sebou k dosažení správné rozpočtování je, jak kontrola nákladů práce.

když mluvíme o kontrole nákladů, majitelé podniků nejprve odložili „základní linii“ a poté změřili rozptyl mezi ní a skutečnými náklady a podnikli nápravná opatření k minimalizaci neočekávaných špiček.

procesní kroky řízení nákladů

zpracování obchodních nákladů rozhodně není úvahou“ nastavit a zapomenout“. Spíše to považujte za kontinuální, cyklický proces, který zahrnuje následující kroky:

plánování zdrojů

kontrola nákladů začíná implementací řízení projektu; předpovídání nadcházejících nákladů na projekt, ať už jde o vybavení, materiály, zaměstnance nebo dokonce jen o čas strávený. Krok plánování zdrojů nastane před zahájením skutečné práce.

společnosti často používají strukturu rozdělení práce, aby prozkoumaly každou dílčí úlohu v rozvrhu a rozhodly o tom, jaké dovednosti nebo vybavení jsou pro každou z nich nezbytné. Historická finanční data pro srovnatelné projekty a zpětná vazba od členů týmu jsou důležitými body, které je třeba pro tento úkol zvážit.

odhad nákladů

další přibližné celkové náklady na zdroje potřebné pro práci. Odhad nákladů je složitá záležitost, která závisí na vašem aktuálním rozpočtu a na tom, kolik informací máte k dispozici. O odhadu nákladů si promluvíme později.

rozpočtování

po dokončení práce je dalším krokem přidělení rozpočtu každému úkolu. Rozpočtování nákladů je kombinací použití odhadovaných nákladů na plánování projektů. Každá aktivita v pracovním postupu zde získá svou vlastní konkrétní částku rozpočtu.

monitorování nákladů

a konečně, projektové řízení musí pokrýt manipulační změny v rozpočtu. Kontrola nákladů měří rozptyl skutečných nákladů od předem stanovených základních nákladů a v případě potřeby podnikne kroky. Tento krok také vyžaduje, abyste zkontrolovali skutečné výsledky těchto akcí.

techniky odhadu nákladů je třeba zvážit

odhad jsme zmínili jako důležitý krok při řízení nákladů. Pojďme hlouběji mluvit o některých přesných technikách pro přesné odhady, zejména proto, že rozpočtování pro složité pracovní postupy může být výzvou.

faktor odhad

projekty jsou téměř nikdy plně „přišel“, když začnou. Rozsah nemusí být plně definován a některé funkce mohou stále potřebovat nějakou práci. Byla by to ztráta času na vytvoření podrobné rozpočtové analýzy, protože by se pravděpodobně rychle změnila.

metoda odhadu faktoru je nejrychlejší způsob, jak získat obecný přehled o tom, co lze očekávat. Průmyslový sektor je obeznámen s jedním pohodlným trikem známým jako pravidlo šesté desetiny, kde očekávané náklady stoupají o šest desetin s rostoucí velikostí výrobního zařízení.

parametrický odhad

minulé finanční údaje jsou neocenitelným nástrojem pro přesné předpovídání nových výdajů. Parametrické metody zahrnují analýzu předchozích smluvních cen a hodnot a zjištění vztahů mezi materiálem a prací v předchozích pracích.

můžete si například všimnout, že tloušťka plechů použitých ve strojírenském projektu trvale koreluje s vyššími náklady. Přemýšlejte o způsobech, jak tyto informace použít při příštím zahájení podobného projektu.

kvantitativní faktor

jak pracovní zátěž postupuje, pomalu získáte větší přehled a budete mít jasnější představu o tom, jak to skončí. Kvantitativní odhad faktoru vychází z kroku“ odhadu faktoru “ od dřívějšího připojení empirických dat, která získáte během provádění projektu, abyste zjistili přesnější odhady.

odhad založený na zdrojích

technika založená na zdrojích je volbou, pokud je čas považován za citlivé aktivum. Zde tým odhadne a spravuje čas potřebný k dokončení určité části práce a naplánuje ji do kalendáře. Udržování trvání pracovní zátěže pod kontrolou může být stejně důležité jako udržování nízkých peněžních nákladů.

jednotková sazba

může se to zdát zřejmé, ale efektivní metodou je jednoduše extrapolace celých nákladů pomocí menší jednotky nákladů jako benchmarku. Například krátká trubka může stát 15 USD a vyžaduje hodinu instalace. Pokud používáte 20 z těchto trubek, můžete očekávat, že náklady budou kolem 300 USD a 20 hodin práce.

i když to není vždy přesné (doba instalace může být kratší, například čím více jednotek instalujete najednou), jednotková sazba bude vždy nástrojem na stole jakéhokoli nákladového inženýra.

kontrola nákladů vyžaduje čas

za hodinu nemůžete vyzvednout vše, co potřebujete vědět o kontrole nákladů. Tento proces je ve skutečnosti mnohostranný a vyžaduje, abyste úzce spolupracovali se svými zaměstnanci a projektovými manažery. Ale můžete si být jisti, že toto úsilí nakonec povede ke zvýšení produktivity.

nalezení základní hodnoty

zahajte proces nejprve stanovením základní hodnoty pro porovnání se skutečnými náklady. Použijte Historická finanční data k nalezení realistického cíle a nalezení teoretických „ideálních“ konečných nákladů projektu.

cílový čistý příjem

cílový čistý příjem je metrika vypočtená odečtením vykázaných zisků z prodeje a odečtením fixních nákladů a variabilních nákladů. Dosažení této částky je důležité, zejména pro veřejné společnosti s investory, kteří v průběhu času očekávají růst výnosů.

jako příklad si představte, že firma chce $ 15,000 čistého příjmu z prodeje $ 80,000 každý měsíc. Vedení se zabývá fixními a variabilními náklady a pokouší se je snížit, dokud nebude dosaženo cílového čistého příjmu.

variabilní náklady zahrnují věci jako zásoby, které lze snížit přechodem na levnější dodavatele. Fixní náklady jsou obvykle obtížnější změnit, protože jsou často věci jako leasingové splátky, které jsou na smlouvu. Fixní náklady zahrnují také platy používané k výplatě zaměstnanců.

analýza rozptylu

rozptyl je rozdíl mezi rozpočtovanými a skutečnými finančními prostředky. Když je skutečná cena mnohem vyšší než očekávaná hodnota, tato vysoká, negativní rozptyl si zaslouží vyšetřování, aby se zjistila příčina a zjistila řešení.

analýza rozptylu vám umožňuje upřednostnit základní oblasti tím, že zjistíte, které z nich potřebují nápravná opatření nejvíce.

Earned Value Management

jeden z nejpopulárnějších přístupů k analýze nákladů, earned value management (EVM) by měl být vysvětlen na příkladu. Řekněme,že máte úkol, který očekáváte do konce týdne. Rozpočet na to je 5 000 dolarů.

pokud je však úkol dokončen pouze po 25% po jednom týdnu, jaké důsledky pro projekt existují? Můžeme říci, že plánovaná hodnota je rozpočet projektu vynásobený očekávaným dokončením, což je v tomto případě 5 000 $ x 50% = 2 500$.

skutečná hodnota je však pouze $ 5,000 x 25% = $ 1,250 . Nyní můžeme vypočítat plánovaný rozptyl odečtením plánované hodnoty od skutečné hodnoty: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

vzhledem k tomu, že rozptyl je negativní, můžeme říci, že tento projekt finančně zaostává, což signalizuje vedení, aby přijalo nápravná opatření.

práce bez rozpočtu

ne všechny podniky pracují s přesným rozpočtem. Stále však můžete provádět kontrolu nákladů vykreslením jednotlivých nákladů do výkazu zisku a ztráty. Pokud dojde k náhlému nárůstu cen, prozkoumejte potenciální opravy.

běžné výzvy kontroly nákladů

dokonce i zkušené společnosti občas mají chyby během operací kontroly nákladů. Stojí za to projít několika nástrahami a výzvami tohoto procesu. Patří mezi ně:

• mylná analýza nákladů s účetnictvím: účetnictví se zabývá hlavně pouhým počítáním nákladů mezi jinými úkoly, zatímco kontrola nákladů jde hluboko do projektu a plánuje financování.
• důsledná analýza rozpočtu a předpovědí: výpočet rozpočtu a předvídání kontroly nákladů často provádějí samostatní zaměstnanci, což vede k nekonzistentním analýzám, které by mohly ohrozit spolehlivost výsledků.
• zarovnání dat z více zdrojů: Relevantní finanční údaje mohou pocházet od různých subdodavatelů a systémů správy obsahu. To vyžaduje určitý stupeň organizace a dovednosti, aby zajistily všechny tyto údaje jsou použitelné.
• zarovnání času a peněz: ve stejném duchu existuje rozpor mezi plánovači projektů, kteří plánují pracovní zátěž podle činností a úkolů, a analytiky nákladů, kteří používají transakce a fiskální období. Srovnatelnost těchto dvou zdrojů je další výzvou kontroly nákladů.
• přizpůsobení změn projektu: jak projekt pokračuje, rozsah, funkce nebo cíle se mohou časem měnit. Jak se kontrola nákladů, která se opírá o předpovídání budoucích výdajů, obejít tuto výzvu?
• řízení nákladů samotné kontroly nákladů: může být časově náročné a náchylné k chybám provádět kontrolu nákladů, od sběru dat po analýzu až po provedení nápravných opatření. Jaké výsledky je další forma nákladů, aby zvážila.

bez ohledu na neúspěchy může dobře promyšlený systém kontroly nákladů nastavit organizaci pro úspěch. Standardizace procesu a poskytnutí flexibility společnosti je nejlepší způsob, jak se vypořádat s komplikovanými nebo měnícími se projekty.

investice do technologií je jedním z nejlepších kroků, Jak zvýšit šance na úspěch projektu a minimalizovat rizika.

implementujte systém řízení nákladů postavený na osvědčených postupech

nyní znáte základy kontroly nákladů, klíčové výhody a potenciální výzvy, se kterými se můžete setkat při implementaci systému kontroly nákladů.

je důležité si uvědomit, že pro získání konkurenční výhody vyžaduje kontrola nákladů neustálou komunikaci a spolupráci mezi všemi ve vašem týmu. Úspěšná iniciativa znamená začít v malém, definovat vaše očekávání brzy, porozumět vašim nákladům a rizikům a využít správný software pro správu nákladů.