Jak se společnost stává certifikovanou ISO 9001 (Kompletní průvodce)

jak se společnost stává certifikovanou ISO 9001?

1. Naučte se vše o ISO 9001
2. připravte svůj tým
3. Vytvořte plán
4. získejte dokumenty v pořádku
5. implementujte nový systém
6. proveďte interní Audit
7. připravte se na registrační Audit
8. Udržujte úspěch a pokračujte ve zlepšování

každý zkušený manažer kvality ISO vám řekne – tajemství plánování úspěšné implementace ISO znamená rozdělit proces na zvládnutelné kroky a získat podporu vrcholového managementu pro váš projektový plán.

1 Zjistěte vše o ISO 9001

pokud jde o tak velkou změnu ve vaší organizaci, znalost je moc. ISO 9001 může být obtížné pochopit. Požadavky, které stanoví, jsou četné, ale všechny jsou z nějakého důvodu. Před provedením jakýchkoli kroků k certifikaci je důležité, abyste přesně věděli, co se od vás žádá.

měli byste se v první řadě rozhodnout, jaký přístup Chcete k certifikaci přijmout. To vám pomůže na vaší cestě k certifikaci. Existuje několik způsobů, jak můžete jít o implementaci ISO 9001 ve vašem podnikání:

1. interní implementace-lidé ve vaší společnosti nastavují ISO 9001 tak, jak nejlépe vyhovuje vaší organizaci.
2. najměte si konzultanta-někdo zvenčí přichází, aby pomohl nastavit ISO 9001. Náklady jsou vyšší a protože neznají vaše podnikání dovnitř a ven, někdy výsledné procesy nejsou nejvhodnější.
3. Template or Certification Kit-předem připravená sada, která pomáhá těm ve vaší společnosti snadněji a efektivněji implementovat ISO 9001.

nejoblíbenějším přístupem je implementace ISO 9001 in-house. Zda se společnost rozhodne zakoupit šablonu ISO nebo certifikační sadu, je na nich. Tyto sady jsou relativně levné a skvělý spořič času, Pokud nemusíte mít žádný typ předchozí zkušenosti, Nicméně, pokud máte pocit, že máte dost dobrý přehled o materiálech, abyste to mohli udělat sami. V každém případě, jít na to!

velká část seznámení se s ISO 9001 je pochopení požadavků, které musíte splnit a jak se vztahují k Vaší společnosti. Tyto požadavky jsou rozděleny do sekcí v normě. Pomocí těchto sekcí můžete snadno oddělit procesy ve vaší organizaci do jaké části požadavků, na které se vztahují.

sekce 4-10 jsou ty, které byste měli hledat, abyste našli požadavky normy.

sekce ISO 9001

1. rozsah-rozsah standardu
2. normativní reference-odkazy na podpůrné standardy
3. pojmy a definice-pojmy, které najdete ve standardu
4. kontext organizace – důkladně sladit své obchodní cíle a záměr se systémem řízení kvality
5. vedení – zajistěte plné odhodlání vrcholového managementu
6. plánování – Vytvořte plán pro systém řízení kvality, který bude řešit rizika, příležitosti, změny a cíle
7. podpora – jaké zdroje jsou potřebné pro systém řízení kvality
8. provoz – procesy potřebné ke splnění požadavků na produkty a služby
9. hodnocení výkonu – Monitor, měření, analýza a hodnocení systému řízení kvality
10. zlepšení-neustále zlepšovat systém řízení kvality

2 Připravte svůj tým

měli byste se rozhodnout pro jednu osobu ve vaší organizaci, která bude vedoucím během celého procesu certifikace. Tato osoba je obecně manažer kvality nebo vůdce, který je již neuvěřitelně obeznámen s tím, jak vaše organizace funguje. Váš vůdce bude znám jako váš manažerský zástupce.

zástupce vedení bude zodpovědný za celou implementaci ISO 9001 ve vašem podnikání. Měli by mít příslušnou pravomoc provádět změny v provozu a mít silný přehled o ISO 9001 a jak to funguje pro vaše podnikání.

pokud má vaše společnost více než jedno fyzické umístění, měl by být v každém z nich jmenován zástupce vedení. Jeden hlavní manažerský zástupce společnosti by dohlížel na pokrok všech místních zástupců managementu, aby zajistil, že vykonávají svou práci.

stejně jako top osoba, každý člen vašeho Top manažerského týmu by měl být 100% na palubě se změnou, která se má stát. Měli byste mít podporu a pochopení každého člena vedení. To je zásadní pro hladký přechod.

základ vašeho přechodu na systém kompatibilní s ISO 9001 je podporován vaším vrcholovým managementem. Bude vyžadováno školení, aby bylo zajištěno, že přesně vědí, co se bude dít.

školení vrcholového managementu by mělo zahrnovat

1. interní, provozní a marketingové výhody ISO 9001
2. náklady a zdroje potřebné pro certifikaci ISO 9001
3. jak budou ovlivněny a jaké zapojení se od nich očekává

poté, co je vrcholový Management připraven pokročit, měli byste zapojit a informovat ostatní své zaměstnance. Implementace ISO 9001 ovlivní všechny úrovně vašeho podnikání a procesy, které vedou k tomu, aby fungovaly. Nejlepší je nechat každého, kdo pracuje na těchto procesech, brzy vědět, v čem jsou, a získat jejich podporu.

školení zaměstnanců by mělo zahrnovat

1. jak získání certifikátu ISO 9001 funguje
2. jak to bude přínosem pro ně a jejich práci
3. co se od nich očekává od jejich vedoucích

Podpora všech zaměstnanců je zásadní pro úspěch ISO 9001. Pokud se cítí ohroženi změnou, o které nevěděli, že přichází, mohou se stát více překážkou než pomocí. Měli byste mít schůzky a semináře se skupinami zaměstnanců z různých odvětví vašeho podnikání a prezentovat všechny potřebné informace způsobem, kterému rozumějí.

3 Vytvořte plán

Vytvořte plán projektu ISO 9001. Top Management buy-in je nezbytný nejen pro plánování hodnocení managementu, ale také pro zajištění toho, aby celý proces probíhal hladce.

plán se nejlépe vytvoří, když máte tým, který je schopen dosáhnout vašich cílů. Váš tým by měl být složen z manažerů z různých oblastí vaší společnosti, kteří mají pravomoc provádět změny ve své oblasti. Všichni budou pod vaším zástupcem vedení.

mít tým na místě bude dosažení certifikace, že mnohem jednodušší. Každý z nich bude mít stanovené povinnosti a bude schopen udržet každého ve své oblasti na úkolu. Tým se během implementace pravidelně schází, aby sledoval pokrok, přiděloval zdroje, odpovídal na otázky a koordinoval všechny aspekty nového systému řízení kvality.

jakmile víte, jak už děláte, je čas se posadit a vytvořit plán do budoucna. Měli byste vytvořit časovou osu pro implementaci se stanovenými daty a termíny, abyste mohli věci udělat. S nastavenou časovou osou můžete snadněji zůstat na úkolu, aniž byste se soustředili na jiné věci.

analýza mezer je dobrý způsob, jak zjistit, jak systém, který již máte, je srovnatelný s normou ISO 9001. Tímto způsobem budete moci vytvářet seznamy toho, co je již na místě a co je třeba zavést, aby byly splněny požadavky. Možná budete moci vytvářet seznamy úkolů pro každou část standardu.

existuje mnoho kontrolních seznamů pro analýzu mezer dostupných online (Další informace o našich nástrojích pro analýzu mezer), které mohou být užitečné pro vaši společnost, pokud jde o zjištění, jak se ve vašem současném stavu vyrovnáváte s ISO 9001. Můžete také najmout auditora a dejte jim vědět, že chcete vidět, jaké části vašeho systému již splňují požadavky.

4 Získejte dokumenty v pořádku

vývoj dokumentace může být zdlouhavý úkol, na který se mnoho lidí nebude těšit. Existuje mnoho technických požadavků na dokumentaci v rámci normy ISO 9001, což pravděpodobně znamená, že musíte hodně přepracovat.

je nezbytné, aby vaše dokumentace byla vypracována v souladu s požadavky ISO 9001, a to nejen za účelem získání certifikace. Se správně napsanými a dostupnými pokyny a postupy je mnohem snazší zavést nové procesy do záhybu. Každý může mít prospěch z řádné dokumentace.

protože je na začátku procesu, příprava veškeré dokumentace může zdánlivě zpomalit proces k zastavení. Existují způsoby, jak to urychlit. Můžete si zakoupit hotové šablony, díky nimž je zadávání informací rychlé a snadné. Nebo si můžete vytvořit vlastní šablony, které vyhovují potřebám vaší společnosti.

dokumentace vyžadovaná normou ISO 9001

1. Politika kvality
2. cíle kvality
3. procesní mapa
4. pracovní pokyny
5. postupy
6. formuláře
7. rozsah systému řízení kvality

veškerá vaše dokumentace by měla být specifická pro vaši organizaci a zcela relevantní. Mělo by být také napsáno jasným způsobem, který je snadno navigovatelný a srozumitelný. Dokumenty by měly být pro každého v rámci společnosti snadné získat přístup, pokud je potřebují.

budete muset mít k dispozici řídicí systém pro vaši dokumentaci, který zobrazuje záznamy o schválení, aktualizacích a revizích dokumentů. Pro přístup vašich zaměstnanců by měla být k dispozici pouze nejaktuálnější verze jakéhokoli dokumentu a poskytnout jim pouze informace, které potřebují.

5 implementujte nový systém

nyní je čas začít s uvedením nového systému do činnosti. Začnete sledovat pečlivě stanovené plány, které jste provedli, abyste mohli přejít na systém řízení kvality, který potřebujete. Je důležité vzít tuto část krok za krokem.

implementace nového systému pravděpodobně ovlivní každého zaměstnance ve vaší organizaci a způsob, jakým provádí vaši práci. Zahrňte zaměstnance do vývoje pracovních pokynů, kdykoli je to možné. Tímto způsobem, pokud jsou nějakým způsobem změněny tak, aby splňovaly požadavky, budou v tom od začátku. Je pravděpodobnější, že pochopí, co se od nich žádá, pokud mají ruku při jeho vývoji.

během procesu implementace budete muset provést řadu kontrol řízení. Tyto recenze budou mít výstup, jaké změny jste provedli a kde lze provést zlepšení. Využijte všechny informace, které máte po ruce, z každého procesu, který přispívá k vašemu systému řízení kvality. Vždy najděte způsoby, jak to zlepšit.

6 proveďte interní Audit

během implementace a dokonce i po certifikaci budete muset provést interní audity, abyste zajistili, že váš systém řízení kvality splňuje požadavky. Tyto audity provádí jeden nebo více členů vašich vlastních zaměstnanců, kteří k tomu byli vyškoleni.

školení zaměstnance k provedení interního auditu lze provést pomocí jednoduchých online kurzů, které jim poskytují všechny nástroje, které potřebují k výkonu své práce. U menších společností může být zástupcem vedení, který audituje celou společnost kromě práce, za kterou je přímo odpovědný. Pokud někdo audituje svou vlastní práci, považuje se to za neshodu.

nemusíte auditovat celou společnost najednou. Je možné auditovat pouze jednu oblast nebo proces ve vaší společnosti najednou. Během procesu implementace byste měli zahájit interní audity, abyste viděli, kde věci nemusí úplně fungovat. Výsledky těchto auditů lze použít při přezkumech vedení k vylepšení.

7 Připravte se na svůj registrační Audit

jakmile budete připraveni jít, bude čas, aby někdo nezávislý na vaší společnosti přišel a provedl audit. Tato osoba bude vaším registrátorem a provede vás certifikací. Nezapomeňte vybrat registrátora, který je akreditován národním certifikačním orgánem. Jakýkoli auditor, se kterým pracujete, by měl být plně kvalifikován k auditu vaší konkrétní organizace.

jakmile si vyberete registrátora, pošlou do vaší organizace auditora, aby vyhodnotil, jak dobře splňujete požadavky. Budou kontrolovat jak vaši dokumentaci, tak Vaše procesy. Pokud neodhalí významné problémy s vaším systémem řízení kvality, pravděpodobně obdržíte certifikaci ISO 9001.

před auditem je nezbytné připravit své zaměstnance na to, co přichází. Ujistěte se, že všichni vědí, kdy se audit uskuteční a účel. Bylo by užitečné procvičit odpovědi na otázky, které může auditor položit. Měli by jasně odpovědět a ukázat, že dobře chápou svou roli v systému.

zkontrolujte, zda je vaše zařízení připraveno k auditu. Vyčistěte vše a zbavte se jakéhokoli nepořádku, který může ležet. Vložte všechny dokumenty na místo a ujistěte se, že žádný neleží tam, kde nemá být. Zkontrolujte, zda vývěsky jsou všechny aktuální informace.

mít někde pro auditora pracovat, klidnou kancelář nějakého druhu. Budou muset strávit spoustu času kontrolou vaší dokumentace a nebudou v zařízení po celou dobu. Ujistěte se, že máte snadno dostupné zásady a postupy kvality.

měl by být přidělen jeden zaměstnanec, který provede auditora zařízením, aby mu ukázal, kde se nacházejí různé oblasti. Měli by být vyškoleni, aby neodpovídali na žádné otázky, pokud nejsou zaměřeny konkrétně na ně. Ostatní zaměstnanci by měli odpovídat.

pokud nemáte ve svém systému řízení kvality žádné významné neshody, bude vám udělena certifikace ISO 9001. Tím ale proces nekončí. Jedním z požadavků ISO 9001 je i nadále zlepšovat, něco certifikační orgán bude sledovat.

8 Udržujte úspěch a pokračujte ve zlepšování

neměli byste se po obdržení soustředit na certifikaci a údržbu systému řízení kvality. Auditor bude zaslán, aby provedl kontrolní audit jednou nebo dvakrát ročně, aby zajistil, že vaše organizace bude i nadále dodržovat standard a neustále se zlepšovat.

neustálé sledování a revize vašeho systému řízení kvality je nutností. Měli byste mít zavedeny cíle, které usnadňují měření a interpretaci výsledků všemi členy vašeho týmu. Tyto recenze by měly přezkoumat, kde je třeba provést změny, stejně jako oblasti pro příležitost.

interní audity a recenze řízení jsou vynikajícím způsobem, jak sledovat výkon vašeho systému řízení kvality. Oba tyto postupy by měly být plánovány v pravidelných intervalech, aby se zajistilo, že nic nespadá za požadavky. Je také snazší najít rizika a příležitosti, když máte tento druh informací.

s přidáním zpětné vazby od zákazníků a zaměstnanců bude pro vaši organizaci snadné neustále zlepšovat váš systém. Můžete implementovat systém typu Plan-Do-Check-Act, který bude řídit vaše úsilí o zlepšení. Tyto čtyři kroky vám jednoduchý rámec pro práci na úspěšné změně.

Gratulujeme k certifikaci ISO 9001

s pomocí těchto kroků, vaše organizace může vytvořit efektivní systém řízení kvality, který je dokonale hodí k normě ISO 9001. Jakmile budete mít vše nastaveno na místo, bude snadné i nadále splňovat požadavky. Dobré postupy monitorování a kontroly zajišťují, že váš systém zůstane až do standardu daleko do budoucnosti.

nezapomeňte se podívat na proces certifikace jako celek. Je nemožné začít, pokud se již obáváte o svůj konečný audit. Vezměte to krok za krokem a připravte se na úspěch od začátku. Než se nadějete, budete mít v ruce certifikaci ISO 9001.