jak používat data v reálném čase pro Excel Financial Forecasting

New York Yankees legenda Yogi Berra skvěle řekl: „Pokud nevíte, kam jdete, skončíte někde jinde.“Dobré finanční plánování začíná dobrou prognózou. Excel dělá proces relativně snadné, Za předpokladu, že máte snadný přístup k údajům o minulých výsledcích, aktuální zůstatky, a budoucí projekce.

existuje mnoho různých typů předpovědí, které budete chtít vytvořit, v závislosti na povaze vašeho podnikání. Prognózy prodeje patří k nejčastějším, protože většina podniků zaznamenává kolísavé příjmy a kolísání tržeb v důsledku současné krizové situace. Podívejme se na některé způsoby, jak můžete vytvořit prognózu prodeje pomocí aplikace Excel spolu s daty v reálném čase z vašich ERP a CRM systémů.

začátek jednoduchý: prognóza založená na historii prodeje

nejjednodušší přístup je začít s dvousloupcovou řadou. Předpokládejme, že sloupec “ a „je řada dat a sloupec“ B “ zobrazuje roční týdenní prodej. Nejprve zvýrazněte data v těchto dvou sloupcích. Z nabídky Data v aplikaci Excel vyberte „Forecast Sheet“ a zobrazí se vám graf, který ukazuje minulé prodeje a předpokládané budoucí prodeje.

klikněte na „možnosti“ (těsně pod grafem)a budete moci upravit některé proměnné, které řídí výpočty prognózy. Nakonec klikněte na tlačítko“ Vytvořit “ a Excel vygeneruje nový list, který vám ukáže předpokládaný prodej, Spolu s horní (optimistickou) projekcí a dolní (pesimistickou) projekcí.

získání v reálném čase: připojení k ERP a CRM

Nyní, když máte základy na místě, pojďme se podívat na to, jak můžete začlenit prodejní a potrubní data. Odkazy na vaše zdrojová data v reálném čase mohou aktualizovat vaši předpověď, jakmile budou k dispozici nové informace. Není třeba kopírovat a vkládat informace, což je nejen únavné, ale také pravděpodobné, že do vaší prognózy zavede chyby.

pro mnoho společností žije prodejní data v ERP systému a potrubí žije v samostatné databázi CRM. Získání těchto dat, které se zobrazí v aplikaci Excel, je snadné, pokud používáte produkt, který je účelově navržen s ohledem na software ERP. (Řada takových nástrojů je k dispozici od společnosti insightsoftware, která se integruje s více než 140 různými systémy ERP.)

vraťme se k Vaší jednoduché předpovědi prodeje a představte si, jak by to mohlo vypadat s datovými odkazy v reálném čase. Můžete začít sloupcem, který vytáhne týdenní prodejní součty přímo z ERP systému. To vám dává stejný obrázek, jaký jste měli dříve, ale místo toho, abyste jej zadali ručně (nebo kopírovali a vkládali), pochází přímo ze softwaru ERP. Pokud se něco změní (například pokud byla provedena úprava položky na čísla z minulého týdne), bude automaticky aktualizována v prognóze aplikace Excel.

v dalším sloupci můžete přidat váženou projekci potrubí. Pro mnoho společností to může vyžadovat připojení k samostatnému CRM systému.

nakonec byste provedli prognózu na základě minulých prodejů a máte jednoduchý způsob ověření prognózy proti vašemu potrubí. To je zvláště užitečné při pochopení toho, zda je vaše statistická prognóza (poskytovaná aplikací Excel) podporována čísly potrubí pocházejícími z vašeho prodejního týmu.

jiné typy předpovědí

zatímco prognóza prodeje poskytuje jeden velmi důležitý kousek skládačky, existuje mnoho způsobů, jak tyto zásady aplikovat. Peněžní tok je mízou každého podnikání, takže je důležité pochopit, jak bude peněžní situace vypadat v nadcházejících týdnech a měsících. Kombinací odkazů v reálném čase na hotovostní zůstatky, pohledávky, závazky a předpokládané příjmy a výdaje mohou uživatelé aplikace Excel vytvořit model pro přítoky a odtoky, které se automaticky aktualizují jako podmínky během obchodní změny.

sofistikovanějším přístupem je „model výkazu 3“, který poskytuje jedinou prognózu spojující výkaz zisku a ztráty, rozvahu a výkaz peněžních toků do jediného finančního modelu. Dobře formulovaná předpověď 3 pomocí odkazů v reálném čase vám může poskytnout jasnou a aktuální viditelnost budoucích finančních podmínek ve vaší organizaci za všech okolností.

přináší jednoduchost do složitého světa

účelové softwarové nástroje mohou výrazně usnadnit vytváření přehledů, které jsou přesné a snadno se udržují.

s modelem výpisu 3 (nebo s jakoukoli prognózou, která odkazuje na data hlavní knihy) je obzvláště užitečné přidat odkazy, které shrnují zůstatky vašich účtů na základě segmentů účtů, oddělení nebo rozsahů účtů. Sofistikované nástroje nabízené insightsoftware, jako je Bizview umožňují uživatelům vytáhnout souhrnné součty z řady gl účtů pomocí zástupných znaků.

podívejme se na příklad. Pokud čísla vašich účtů GL obsahují segment, který označuje divizi produktů, a další, který určuje geografii, můžete vytvořit odkaz na jednu buňku, který vytáhne všechny vaše příjmy mezi 41000 a 4299, ale pouze pro produktové řady v rozsahu 100-199 a pouze pro geografii 40. Odkaz na vaši buňku může vypadat asi takto: „–40“.

kouzlo tohoto přístupu spočívá v tom, že automaticky vytáhne z vašeho GL na základě zadaných rozsahů, i když přidáte nové účty. To zmírňuje problém nutnosti přeformátovat zprávy, kdykoli je přidán nový účet hlavní knihy.

správné softwarové nástroje budou schopny řešit tyto druhy sofistikovaných finančních a účetních potřeb. Dalším příkladem je prohlášení společnosti, které se táhne z více odpojených ERP systémů. Toto je běžný scénář s dceřinými společnostmi, mezinárodními divizemi nebo fúzemi a akvizicemi.

Udržujte svá Data v bezpečí

nakonec budete chtít uložit prognózu na bezpečném místě a distribuovat ji správným lidem. Bohužel většina souborů Excel produkovaných finančními a účetními profesionály je uložena na místních pevných discích, kde jsou náchylné ke krádeži nebo ztrátě. Je důležité ukládat data na centrálním místě s odpovídajícím zabezpečením a zálohováním.

distribuce předpovědních dat může být také bezpečnostním problémem. Může být nejjednodušší vytvořit prognózu na jednom místě, ale nemusíte nutně chtít, aby vedoucí oddělení viděli data z celé organizace. Hledejte technologické nástroje, které budou podporovat omezenou distribuci, odesílání číselných hodnot bez poskytnutí odkazů v reálném čase, například, nebo převod prognóz do PDF před jejich distribucí.

Prognózy Jsou Vždy Špatné . . . Ale užitečné

často se říká, že všechny prognózy jsou špatné, ale přesto jsou velmi užitečné. Dobré plánování začíná realistickými očekáváními. Microsoft Excel poskytuje známý a výkonný nástroj pro uvedení dat vaší organizace do života a získání poznatků, které pomáhají řídit řízení vaší společnosti. V kombinaci s nástroji, které odkazují na vaše podniková data v reálném čase, může být prognóza založená na Excelu rozdílem, který vám pomůže jasně vidět cestu vpřed a upravit kurz včas, abyste se vyhnuli překážkám.