Jak Poslat E-Mailem Naskenované Dokumenty Z Tiskárny?

jak poslat naskenované dokumenty e-mailem?

v tomto příspěvku vám ukážeme, jak vyhledávat a odesílat e-maily. Ukážeme různé strategie, včetně:

• • jak používat funkci skenování do e-mailu na tiskárně
  • jaký je nejlepší způsob vyhledávání z počítače?
  • jak používat telefon k vyhledávání
  • jak odeslat dokument jako přílohu k e-mailu

ukážeme vám také, Jak převést papírový dokument na digitální verzi, kterou můžete vy a váš příjemce podepsat online.

začněme tuto párty.

měli byste použít funkci skenování do e-mailu vaší tiskárny?

skenování dokumentu a jeho odeslání e-mailem se může jevit jako rychlá a efektivní metoda. Je, ale ne pro všechny dokumenty nebo příjemce.

možnost, že dokument nedosáhne zamýšleného příjemce, je jednou z hlavních nevýhod použití funkce „Skenovat do e-mailu“.

při použití funkce „Skenovat do e-mailu“ je obtížnější zkontrolovat, zda je zadaná e-mailová adresa správná, protože pokud tak učiníte, nemusí se zobrazit chybová zpráva. Nebudete upozorněni, pokud se změnila e-mailová adresa zamýšleného příjemce nebo pokud je jeho Doručená pošta kompletní.

návratová e-mailová adresa se zobrazí jako Adresa „bez odpovědi“, takže příjemci nebudou moci odpovědět na zprávu odeslanou z tiskárny. Svůj příspěvek obvykle nemůžete přizpůsobit a pokud se vás příjemci pokusí kontaktovat pomocí e-mailové adresy ve zprávě, nedostanete odpověď.

pokud chcete použít funkci „Skenovat do e-mailu“, měli byste tak učinit pouze tehdy, když můžete osobně potvrdit, že e-mail byl odeslán zamýšlenému příjemci, a měli byste jej použít pouze pro dokumenty, které nejsou skutečně relevantní, protože se nemusí dostat na první pokus.

takže, co byste místo toho měli dělat?

lepší alternativa: jak skenovat a e-mailem dokument (+ podepsat nebo požádat o podpis) bezpečným a praktickým způsobem

zde je několik alternativ k použití funkce „Skenovat do e-mailu“ pro skenování, e-mail a dokonce podepsat dokument online:

naskenujte dokument

zde je návod, jak skenovat dokument pomocí libovolného skeneru nebo multifunkční tiskárny:

jak skenovat v systému Windows?

k vyhledávání dokumentů nemusíte používat samostatný program nebo software, protože systém Windows má k tomu vestavěnou metodu.

zde je návod, jak to udělat:

1. Začněte tím, že přejdete do nabídky Start.
2. Chcete-li otevřít aplikaci Scan, vyhledejte ji a klikněte na ni. Pokud jej nemůžete najít, vyhledejte jej pomocí vyhledávacího nástroje v levém dolním rohu.
3. když otevřete aplikaci Scan, bude vás informovat, pokud váš skener není připojen, v takovém případě byste měli znovu zkontrolovat, zda je zapnutý a správně zapojen.
4. z rozevírací nabídky vyberte skener, který budete používat, a také formulář souboru, jako který uložíte skenování. Pokud potřebujete pouze obrázek, PNG a JPEG jsou obě běžné volby.
5. Chcete-li začít skenovat, vložte dokument lícem dolů do skeneru a poté přejděte na Zobrazit více > Náhled, abyste se na něj rychle podívali.
6. pomocí funkce „Zobrazit více“ můžete také upravit nastavení obrazu (například režimy barev nebo stupňů šedi a rozlišení obrazu).
7. počkejte, až skener dokončí kontrolu náhledu dokumentu a zobrazí jej na obrazovce. Opravte umístění dokumentu ve skeneru, pokud je špatně zarovnáno nebo nesprávně umístěno, a poté jej znovu zobrazte.
8. oblast, kterou chcete skenovat, můžete vybrat kliknutím a přetažením přes ni, dokud nebudete spokojeni s umístěním. Po výběru oblasti, kterou chcete skenovat, vyberte „skenovat“.
9. tento postup by se měl opakovat pro každou stránku, kterou chcete skenovat.
10. před pokusem o digitalizaci textu počkejte na dokončení skenování.

nezapomeňte podat svůj papír na vhodném místě. Můžete ji dokonce uložit na plochu, abyste na ni nezapomněli.

jak skenovat na počítači Mac?

součástí zařízení Mac je předprogramovaný nástroj pro používání skeneru. Zde je návod, jak jej použít:

1. připravte papírování.
2. Spusťte aplikaci Náhled.
3. vyberte skener v souboru > Import ze skeneru.
4. pokud váš skener není identifikován, zkontrolujte, zda je zapnutý a zapojený.
5. zobrazí se dialog „Import“ a bude připraveno skenování náhledu.
6. Nyní si můžete vybrat možnosti skenování. Podle potřeby změňte barvu, typ dokumentu, měřítko, orientaci a další informace.
7. Chcete-li zahájit skenování, stiskněte „skenovat“ a aplikace vás upozorní, až bude váš dokument zcela digitalizován.
8. tento postup by se měl opakovat pro každou stránku, kterou chcete skenovat.

váš dokument byl nyní digitalizován pro vás. Nezapomeňte, kam jste text uložili, nebo jej uložte na plochu, abyste jej mohli vidět, až budete hotovi.

jak skenovat na iOS?

dokument můžete skenovat bez skeneru pomocí vestavěné kamery na vašem iPhone nebo iPadu. Zde je návod, jak to udělat:

1. umístěte papír na rovný povrch s dobrým osvětlením a připravte jej.
2. na iPadu nebo iPhonu otevřete aplikaci Poznámky.
3. Chcete-li přidat naskenovaný dokument k existující poznámce, vytvořte novou poznámku nebo vyberte existující poznámku.
4. v dolní části obrazovky klepněte na ikonu fotoaparátu.
5. v rozevírací nabídce vyberte „skenovat dokumenty“.
6. pokud vaše zařízení nezačne okamžitě skenovat, zaměřte fotoaparát na dokument, který chcete skenovat, a začněte stisknutím tlačítka spouště.
7. pokračujte tímto způsobem s každou následující stránkou.
8. váš papír byl nyní naskenován a uložen v poznámkách.

můžete své poznámky odeslat jako e-mail nebo je sdílet prostřednictvím několika aplikací.

jak skenovat na Androidu?

neexistuje vestavěný program pro skenování dokumentů v systému Android. K vyhledávání dokumentu však můžete použít Disk Google.

zde je návod, jak to udělat:

1. umístěte papír na rovný povrch s dobrým osvětlením a připravte jej.
2. Chcete-li vytvořit nový dokument, otevřete aplikaci Disk Google a klepněte na ikonu „+“ v pravém dolním rohu obrazovky a poté vyberte „skenovat“.“
3. Zaměřte fotoaparát na dokument, zarovnejte jej a stiskněte tlačítko spouště.
4. Zkontrolujte náhled, oříznutí a úpravu nastavení podle potřeby nebo zopakujte skenování klepnutím na “ opakovat.“
5. pokračujte tímto způsobem s každou následující stránkou.
6. váš dokument byl nyní naskenován a uložen na Disku Google.

můžete odeslat připojení k novému dokumentu nebo přidat e-mailové adresy lidí, abyste k němu získali přístup.

pošlete svůj dokument e-mailem a požádejte o podpis (nebo jej podepište)

zde je nejlepší způsob, jak získat Digitalizovaný dokument podepsaný online:

použijte software elektronického podpisu

po digitalizaci budete mít několik možností, jak podepsat smlouvu. Žádost o podpis prostřednictvím online podpisové aplikace, jako je podpis, je bezplatný a snadný způsob.

podpis je jednoduchý a výkonný program digitálního podpisu, který vám umožňuje vytvářet právně závazné online podpisy a dokumenty. Vaši signatáři nebudou muset být ve stejné pozici, aby podepsali dokument s podpisem. Místo toho se mohou přihlásit pomocí svého telefonu, tabletu nebo notebooku přes internet.

podpis je bezplatná služba, která vám umožní vytvářet elektronické podpisy bez nutnosti registrace. Pomocí této metody můžete dokument podepsat online a sdílet jej s více lidmi.

zde je návod, jak to udělat:

1. Zaregistrujte si bezplatný podpisový účet.
2. vyberte jména těch, kteří potřebují podepsat dokument z vašeho účtu.
3. připojte k dokumentu název a osobní zprávu lidem, kteří jej podepisují:
4. vyberte, jak budete přidávat soubory posouváním dolů. Můžete nahrávat soubory ze svého zařízení nebo si je vybrat z online webu, například z účtu na Disku Google.
5. pomocí online editoru otevřete dokument a přidejte pole podpisu.
6. vyplňte jména a e-mailové adresy signatářů. Můžete si pro ně také vybrat podpisovou objednávku a podpis odešle dokumenty uživatelům v tomto pořadí:
7. poté, co jste zkontrolovali své údaje, klikněte na “ Odeslat-dokument.“

dokument můžete sledovat pomocí podpisového účtu, jakmile je odeslán. Můžete zjistit, zda příjemci trvá příliš dlouho, než se podepíše tímto způsobem. Nemusíte nikomu volat, pokud to trvá příliš dlouho; můžete jim jednoduše poslat e-mail s upozorněním, že je nutný jejich podpis.

když vaši podepisující obdrží papír, podpis je provede procesem podepisování, provede je procesem vytváření vlastního podpisu a prochází každou oblast podpisu, než budou hotovi.

Pros:

• • velmi snadné použití
  • profesionální a personalizované
  • funguje na jakémkoli zařízení
  • udržuje vás pod kontrolou procesu
  • vás a vaše signatáře provede každým krokem
  • můžete začít zdarma

nevýhody:

• • žádná mobilní aplikace k dispozici (v současné době ve vývoji)

Použijte svého e-mailového klienta

dokument můžete také odeslat e-mailem pomocí e-mailové aplikace. Mějte na paměti, že pokud potřebujete papír podepsat, musíte tak učinit před odesláním, a to buď fyzickým podpisem, nebo elektronickým podpisem.

zde je návod, jak dostat svůj papír ke správné osobě:

1. otevřete svůj e-mailový účet a přihlaste se.
2. Chcete-li začít psát nový e-mail, vyberte „Nová zpráva.“
3. vyhledejte ikonu „připojit přílohu“ v novém podokně e-mailu. Většinu času to připomíná kancelářskou sponku.
4. najděte svůj soubor, vyberte jej a po kliknutí na něj stiskněte „Enter“.
5. naskenovaný soubor můžete také přetáhnout do prohlížeče.
6. dokončete zprávu a uveďte e-mailové adresy příjemců.
7. nyní vrátíte svůj e-mail s připojeným naskenovaným souborem.

Pros:

• • snadné použití
  • zdarma k použití
  • můžete to udělat z telefonu

nevýhody:

• • neříká vám, kdo podepsal a kdo ne
  • možná budete muset nejprve vytisknout a podepsat dokument a požádat své signatáře, aby udělali totéž
  • pomalejší proces
  • ne tak profesionální jako pomocí specializované platformy
    

    Jak mohu skenovat z tiskárny na e-mail?

    1. Otevřete aplikaci pro skenování.
    2. naskenujte dokument.
    3. uložte jej.
    4. vyhledejte dokument.
    5. klikněte na něj pravým tlačítkem.
    6. vyberte „Sdílet“ a poté „Pošta“.
    7. Napište svůj e-mail.
    8. pošlete svůj e-mail.

    jaký je rozdíl mezi skenováním a skenováním do e-mailu?

    k odeslání naskenovaného obrázku nepotřebujete žádný jiný program, pokud používáte volbu tiskárny „Skenovat do e-mailu“. Nemáte však přístup k žádné z funkcí odesílání e-mailu, jako je vložení poznámky, zajištění odeslání e-mailu a úprava obrázku před odesláním.

    je skenování do e-mailu bezpečné?

    rozhodně ne. Nemůžete si být jisti, zda byl E-mail odeslán správně, protože k e-mailové adrese máte přístup sami pomocí funkce „Skenovat do e-mailu“.

    multifunkční tiskárny navíc podle návrhu odesílají e-maily prostým textem. Třetí strany propojené se stejnou sítí WiFi jako vaše tiskárna mohou tyto zprávy zachytit.

    to je důvod, proč můžete použít funkci „Skenovat do e-mailu“ pouze pro nedůvěrné dokumenty, které můžete ověřit, že byly odeslány správně.

    kolik stránek můžete skenovat do e-mailu?

    můžete odeslat až 999 naskenovaných stránek. Toto číslo bude pravděpodobně záviset na paměti a kapacitě tiskárny.

    jak posílat e-mailové dokumenty?

    1. otevřete svůj e-mailový účet.
    2. začněte psát novou zprávu.
    3. přetáhněte dokument do zprávy.
    4. Zkontrolujte své údaje a přidejte e-mailovou adresu příjemce.
    5. Klikněte Na “ Odeslat.“

    Jak mohu poslat důvěrný dokument e-mailem?

    pokud chcete, aby vaše citlivé informace byly chráněny před neoprávněným přístupem, můžete použít důvěrný režim Gmailu. Můžete jej použít k nastavení data vypršení platnosti zprávy a dokonce k ní odebrat přístup.

    příjemci zprávu nebudou moci kopírovat, přeposílat, tisknout ani stahovat.

    Jak mohu napsat e-mail s přílohou?

    1. přejděte na svůj e-mailový účet.
    2. vyberte „Nová zpráva“.
    3. vyhledejte ikonu kancelářské sponky a kliknutím na ni připojte soubor.
    4. vyhledejte soubor ve složkách počítače. Jakmile ji najdete, klikněte na „Otevřít“ nebo “ Vybrat soubor.“
    5. pokračujte v psaní e-mailu.
    6. přidejte předmět a e-mailovou adresu osoby, na kterou chcete odeslat.
    7. až budete připraveni odeslat svůj e-mail, klikněte na „Odeslat“.

    závěr

    jak jsme viděli, skenování dokumentů lze provést různými způsoby. Dokumenty můžete skenovat a posílat e-mailem digitálně z multifunkčních tiskáren do telefonu iPhone nebo Android, bez ohledu na to, kde se nacházíte.

    pokud vaše dokumenty potřebují podpisy, můžete vždy použít podpis zdarma k získání právně závazných podpisů.

    podpisy vám mohou pomoci při převodu naskenovaných dokumentů na dokumenty, které jsou připraveny k podpisu oběma stranami. To bude pak chodit své podepisující prostřednictvím procesu podepisování, aktualizace vás na cestě.