Jak přípravek PRINCE2 působí?

v našem posledním blogu jsme vám poskytli úvodní přehled toho, co přesně je PRINCE2.

standardizovaný rámec pro řízení projektů, „projekty v řízených prostředích“, nebo zkráceně PRINCE2, je de facto metoda pro řízení a navrhování projektů v celé řadě forem, trvání a rozsahů.

stanovení zaměření na výrobu konečného výsledku, diktování toho, co bude vyrobeno, kdy a kým, spíše než řízení, jak by se věci měly dělat, činí PRINCE2 vysoce tvárnou, škálovatelnou a flexibilní v mnoha typech projektů a průmyslových odvětvích.

ale jak funguje PRINCE2?

Chcete-li pochopit, jak PRINCE2 funguje, je nejprve nezbytné pochopit, jak základní hodnoty PRINCE2 jednají k definování projektu. Podle PRINCE2 je projekt definován jako dočasná organizace vytvořená za účelem generování jednoho nebo více produktů v souladu s předem dohodnutým obchodním případem. Což v základních pojmech znamená, že PRINCE2 se prostřednictvím svého primárního zaměření na konečný výsledek nebo obchodní produkt zavazuje k životaschopnosti podniku.

projekt PRINCE2 je definován několika parametry, zejména:

• projekty jsou dočasné
• projekt nejsou liniové aktivity
• projekty vyžadují zdroje
• projekt je zahájen
• projekty by měly přinést výsledky
• projekt přinést změnu
• projekty jsou často meziresortní
• projekty by měly být vždy životaschopné pro obchodního klienta

adaptace na prostředí projektu PRINCE2

pokud je projekt považován za provozuschopný v řízeném prostředí PRINCE2, pracující v rámci výše uvedených parametrů, dalším krokem je přizpůsobení PRINCE2 metoda projektové struktury s cílem získat nejsilnější, a nejúspěšnější, výsledek.

PRINCE2 structures projektuje prostřednictvím škálovatelné struktury tří klíčových prvků, z nichž každý se zaměřuje na vytvoření trvanlivého konečného produktu. Tyto tři prvky jsou 7 principy, 7 Témata, a 7 procesy PRINCE2, které pak mohou být přizpůsobeny tak, aby vyhovovaly požadavkům a specifickému prostředí projektu.

plynulost mezi metodou a prostředím je klíčová. Témata 7 mohou být přizpůsobena jak formě, tak rozsahu projektu, nebo terminologii PRINCE2 lze porovnat s jazykem existujícím v prostředí vašeho projektu, čímž se sníží počet produktů pro správu, dokud nezůstanou pouze ty nejintenzivnější – jako je deník projektu , zpráva o stavu projektu a zpráva o dokončení projektu. Podobně mohou být role a procesy v PRINCE2 sníženy nebo přizpůsobeny.

pouze principy PRINCE2 musí zůstat nezměněny ve všech projektech.

Úvod principy, témata a procesy PRINCE2

principy, témata a procesy PRINCE2 fungují jako vodítko k udržení vašeho projektu pod kontrolou, což je v zásadě to, co PRINCE2 byl vytvořen k dosažení. The 7 principy, témata a procesy jsou do značné míry neoddělitelné, každý napomáhá informovat a definovat druhého, budování spojení metodiky PRINCE2. 7 základních principů, jako je ospravedlnění podnikání a řízení prostřednictvím výjimky, upravuje 7 témat v řízení rizik nebo plánování,což zase pomáhá definovat 7 procesů.

7 základních principů v PRINCE2

7 PRINCE2 je jedinou částí rámce, která musí být použita pevně, aby bylo možné použít rámec PRINCE2 na projektu. Působí jako nezbytný základ pro budování rámce.

1.Pokračování obchodní zdůvodnění

před zahájením projektu musí být rozhodnuto o cílech a očekávané hodnotě projektu. Ty se pak používají k ospravedlnění pokračování projektu prostřednictvím důsledného hodnocení průběhu projektu v souladu s cíli projektu i podnikání.

2.Učení ze zkušeností

PRINCE2 vyžaduje vedení deníku zkušeností, kde jsou zaznamenávána rizika, problémy, chyby, dobré zkušenosti, nové nápady a vylepšení. Deník bude sloužit jako základ zprávy o zkušenostech při vyvrcholení projektu a pomůže vám a vašemu týmu při řízení budoucích projektů.

3.Definované role a odpovědnosti

v rámci projektu PRINCE2 jsou uznány tři zúčastněné strany, každá s různými zájmy v projektu: podnikatelé, dodavatelé a uživatelé. Podnikatel působí jako sponzor projektu s očekáváním nástroje; uživatel pracuje a vyhodnocuje výsledky; a dodavatel produkuje výsledky. V každém projektu PRINCE2, existují jasně definované role a odpovědnosti, které směřují k přesnému zastoupení jejich příslušných zájmů. Tyto zúčastněné strany pak tvoří řídící výbor, který činí důležitá rozhodnutí týkající se projektu.

4.Dohled nad fázemi řízení

vedle fází plánování, provádění a dohledu v rámci se PRINCE2 integruje s množstvím fází řízení, které vyžadují plánování a rozpočtování. S využitím obchodního případu řídící výbor prosazuje provádění další fáze, včetně plánování, včetně rozpočtování, pro něj. Pro každou etapu je vypracován potřebný etapový plán, který odkazuje na projektový plán, který má být zpřístupněn projektovému týmu.

5.Řízení podle výjimky

řízení podle výjimky je struktura projektu, která nabízí vyšší standard řízení rizik. Definování nastavené doby trvání, náklady, rozsah a riziko, a přijatelný rozsah tolerance, na každé úrovni hierarchické struktury řízení, a provádění politiky eskalace, pokud některý z těchto stupňů tolerance nebo porušena. PRINCE2 zajišťuje vyšší úroveň kontroly nad průběhem projektu.

6.Zaměření na produkty

cílem PRINCE2 je vytvářet výsledky, které jsou v rámci, nazývané produkty. Tím, že nestanoví logistiku dodávky produktu, ale místo toho se zaměří na kvalitu, lze PRINCE2 snadno kombinovat s jinými metodikami nebo přístupy řízení projektů, jako je Agile-a je univerzálně použitelný.

7.Přizpůsobení se situaci projektu

PRINCE2 není jedna velikost pro všechny přístup k řízení projektu, metoda musí být přizpůsobena a aplikována ve prospěch konkrétní situace projektu. Ve spolupráci s PRINCE2 vyškolenými nebo zkušenými projektovými manažery, vedle pokynů pro úpravu, které PRINCE2 poskytuje, řídící výbor provede nezbytná sladění s tématy a procesy PRINCE2.

7 témat v PRINCE2

7 témat jsou oblasti požadovaných znalostí, které je třeba vzít v úvahu po celou dobu životnosti projektu. Týkají se odpovědí na otázky jako: Proč, kdo, co, kdy, jak co když, jaké jsou důsledky, kam jdeme a kam chceme jít?

1.Obchodní případ

obchodní případ se týká „proč“ projektu. Při řízení struktury a plánování projektu je obchodní případ stanoven zúčastněnými stranami a měl by být aktualizován v každé fázi řízení, aby se stal podrobnějším, aby se Projekt přiblížil realitě.

2.Organizace

popisující role a odpovědnosti, které je třeba jmenovat a upravovat v celém projektu PRINCE2, organizace se týká “ kdo “ projektu. Organizace deleguje úkoly a definuje úroveň tolerance, na kterou musí být úkoly prováděny, zaměstnává management výjimečně a orientuje se v interakcích mezi projektem a obchodem.

3.Kvalita

kvalita představuje univerzální pochopení cíle projektu, zahrnující projektový tým, management a zúčastněné strany. Bez jasného artikulace kritérií, která představují úspěch projektu, a dodání produktu, projekt pravděpodobně selže. „Co“ projektu.

4.Plány

standardizované plány jsou nezbytné pro práci na projektech PRINCE2, od projektových plánů po týmové plány a podrobně popisují, jak a kdy projektu. Od mikro po makro plány umožňují kontrolu výsledku projektu.

5.Rizika

vzhledem k tomu, že projekty jsou dočasné a mají tendenci se uskutečňovat pouze jednou, obsahují vysoké procento nejistoty ohledně jejich výsledku. Řízení výjimkami a průběžným hodnocením projektů snižuje potenciál rizika neustálým sledováním.

6.Změny

změny se týkají dopadů, které mohou mít možné problémy na projekt, a způsobu, jakým by s nimi mělo být zacházeno-položení otázky: „co by se stalo, kdyby?“V souladu se strukturou řízení projektů PRINCE2 by měly být řídícímu výboru sděleny významné změny.

7.Progress

téma, které se týká neustálého hodnocení dosažitelnosti plánu projektu a předepsaných výsledků prostřednictvím strukturovaného rozhodovacího procesu, sledování výsledků a procesu eskalace řízení.

7 procesů PRINCE2

procesy PRINCE2 by měly řídit produkci výsledků a strukturovat cíle projektu.

1.Příprava projektu

první fáze projektu se odehrává před zahájením projektu a ptá se, zda je projekt vůbec dosažitelný, když je posouzen spolu s požadovanými výsledky a předpokládanými náklady a rozsahem projektu. Příprava projektu by měla být zahájena projektovým mandátem vydaným vedoucími projektu, který formuluje úkoly spojené s nastavením projektu, včetně pojmenování projektových manažerů. Kdo pak vytvoří plán podrobně popisující zahájení projektu, fázi zahájení, dát řídícímu výboru, spolu s doporučením, zda pokračovat nebo přestat.

2.Řízení projektu

po zahájení projektu začíná fáze směrnice. Řídící výbor vede Projekt na makroúrovni, zatímco projektoví manažeři plní každodenní úkoly řízení. Ve výjimečných případech, nebo pokud je překročena úroveň tolerance, může řídící výbor zasahovat do mikroprovozu projektu pouze tehdy.

3.Zahájení projektu

hlavním cílem zahajovací fáze je vytvořit základ pro to, aby řídící výbor mohl rozhodnout o schválení nebo zamítnutí navrhovaného projektu. Vzhledem k tomu, že financování projektu vyžaduje pečlivé plánování a podrobné posouzení, musí být provedena analýza zúčastněných stran spolu s vytvořením projektového plánování, fázového systému a rizikových, komunikačních a integračních strategií. Projektová dokumentace je také vytvořena na základě dohody mezi projektovými manažery a řídícím výborem.

4.Řízení fáze

řízení nebo řízení fáze se týká práce na úrovni terénu projektového manažera. Od schvalování a hodnocení stavu pracovních balíčků až po důslednou komunikaci s řídícím výborem a hodnocení možných rizik – eskalace nebo v případě potřeby zavedení nápravných opatření – je proces kontroly fáze komplexní.

5.Řízení dodávky produktu

všechny výsledky generované projektem PRINCE2 jsou označovány jako produkty, které lze rozlišit mezi produkty řízení, které se používají v rámci projektu k jeho řízení, a specializovanými produkty nebo všemi výsledky projektu. Během tohoto procesu přebírá manažer týmu odpovědnost za doručování pracovních balíčků a jsou definovány strategie, kterými projektoví a týmoví manažeři interagují. Tento proces je místem, kde se využívá většina zdrojů,a je pomocným procesem procesu „řízení fáze“.

6.Řízení hranic Fáze

projekty PRINCE2 jsou směrovány prostřednictvím fází řízení a jsou plánovány a uzákoněny projektovým manažerem. Každá fáze přichází do hry, když se předchozí fáze začala uzavírat a důsledně vyhodnocovat, aby se aktualizoval plán projektu a řídící výbor. Fáze jsou, jak se hodnotí průběh projektu. Pokud jsou úrovně tolerance porušeny, mohou být nápravná opatření zavedena výjimečně.

7.Uzavření projektu

i když byl projekt ukončen před řádným uzavřením, v každém projektu PRINCE2 se proces uzavření vždy završí. Provádí projektový manažer, vyžaduje, aby vyhodnotili a uzavřeli dokument zkušeností, předali je organizaci linky a vytvořili doporučení řídícímu výboru k uzavření projektu.

po dokončení projektu je vypracován plán přezkumu, je proveden proces řízení, oficiálně je oznámen závěr projektu a řídící výbor se rozpustí.