jak může váš tým definovat rozsah projektu

proces řízení projektu je obtížné zvládnout a možná jeden aspekt, který flummoxuje manažery nejvíce, je rozsah projektu. Vytvoření charty projektu nebo zmapování plánu projektu se zdá být mnohem přímočařejší a jednodušší ve srovnání s stanovením rozsahu.

ale je chybou nevkládat dostatek času a úsilí do rozsahu projektu. Jedna Harvardská studie zjistila, že průměrný projekt překročil svůj rozpočet o 27%. Pokud se chcete vyhnout tomu samému, musíte strávit spoustu času rozsahem, abyste nebyli později překvapeni.

pokud víte, že je čas řešit rozsah projektu, zde je návod, jak můžete dát zdravé principy řízení projektů do práce a vytvořit ten, který učiní projekt obrovský úspěch.

přehled: co je rozsah projektu?

rozsah projektu odkazuje na seznam cílů projektu, termínů a úkolů. Rozsah projektu je často podrobně popsán v dokumentu nazvaném prohlášení o rozsahu nebo prohlášení o práci.

stanovením rozsahu projektu v dokumentu poskytnete celému týmu průvodce všemi aspekty projektu, od úkolů, které mají být dokončeny, až po zdroje potřebné k cílům, kterých má být dosaženo. Rozsah projektu lze rozšířit, pokud je třeba dosáhnout více, než se dříve myslelo, a lze jej zúžit, pokud je projekt příliš velký na to, aby se tým mohl vypořádat.

rozsah projektu je důležitou součástí odpovědnosti projektového manažera a pomůže vám zůstat na úkolu a vyhnout se tečení rozsahu projektu.

jak definovat rozsah projektu

je snadné říci, co je rozsah projektu, ale není tak snadné vytvořit dokument o rozsahu projektu. Může mít spoustu detailů a pohyblivých částí a není to něco, co byste měli brát na lehkou váhu. Ale pokud to rozdělíte na pět kroků, proces se stává docela přímočarým.

Krok 1: Definujte cíle

prvním krokem definování rozsahu projektu je definování konečného produktu nebo cílů — nazývaných také „výstupy“ — projektu. Musíte být křišťálově jasné, co doufáte, že tento projekt dosáhne. Je dobré nastínit své cíle pomocí pravidla SMART:

• konkrétní (rozsah projektu přesně uvádí, čeho by měl projekt dosáhnout)
• měřitelný (cíl je měřitelný, nikoli vágní)
• dosažitelný (je rozumné věřit, že tým by mohl tohoto cíle dosáhnout)
• realistický (lze jej dosáhnout relativně snadno bez překročení rozpočtu)
• včas (lze jej dosáhnout v definovaném časovém rámci)

Tipy pro definování cílů:

definování cílů je tak důležité, protože nastavuje tón pro zbytek rozsahu vašeho projektu. Zde je několik způsobů, jak můžete zajistit, že nastavíte správné cíle.

• Buďte flexibilní: někdy se cíle mohou v průběhu projektu úplně změnit nebo změnit, a to je v pořádku. Například, pokud je vaším cílem vybudovat dvoupodlažní dům a máte možnost postavit verandu, pokud přijdete pod určitým rozpočtem, je v pořádku poskytnout prostor pro posun v souladu s vašimi cíli.
• zapojte všechny: cíle by neměly být vyvíjeny jednou osobou; všechny zúčastněné strany by měly zvážit a přinést vlastní perspektivu, což vám může pomoci zahrnout věci, které jste zmeškali, nebo se vyhnout cílům, které by neměly být sledovány.

Krok 2: Definujte potenciální překážky

dalším krokem pro efektivní plánování projektu je identifikace oblastí, kde může být váš projekt vykolejen. Co by mohlo ohrozit rozpočet vašeho projektu? Co by mohlo způsobit velké zpoždění?

například, pokud jste stavěli malý dům, můžete narazit na problém s počasím, pokud bylo dvakrát tolik deštivých dnů, než je obvykle v tomto ročním období, což by mohlo zpozdit váš pokrok. Nebo možná cena řeziva stoupá o 5% v době, kdy si objednáte zásilku.

Tipy pro definování potenciálních překážek:

překážky lze těžko předvídat, ale je pravděpodobné, že již máte dobrou představu o tom, co se s projektem s největší pravděpodobností pokazí, takže začněte s tím a pracujte ven.

• nic nevynechejte: Zapište si všechny možné věci, které by se s projektem mohly pokazit.
• máte plán: vypracujte pohotovostní plán, který stanoví, co budete dělat, abyste zmírnili důsledky pro každou překážku, takže jste připraveni, pokud se to stane.

Krok 3: identifikovat potřebné zdroje

kolik peněz bude projekt stát? Jaké zásoby jsou potřebné? Kolik hodin práce bude vyžadováno? Na všechny tyto otázky je třeba podrobně odpovědět. Měli byste provést rozsáhlý výzkum a přijít s přesnými údaji; vzdělané odhady téměř jistě povedou k překročení nákladů, které by mohly celý projekt vykolejit.

Tipy pro identifikaci potřebných zdrojů:

přesné účtování zdrojů zajistí, že každý má nástroje, které potřebuje k udržení projektu podle plánu, takže je to důležitý krok.

• buďte vyčerpávající: i malé náklady se mohou sčítat, takže vytvořte seznam všech možných věcí, o kterých si můžete myslet, že projekt bude potřebovat, aby uspěl.
• poraďte se s ostatními: Sdílejte seznam, který jste vytvořili, s ostatními zúčastněnými stranami v projektu, abyste zjistili, co si myslí a zda jste ze seznamu něco nechali.

Krok 4: Poskytněte plán milníků

Nyní, když jste stanovili cíle, překážky a zdroje, můžete sestavit obecnou časovou osu toho, čeho můžete dosáhnout. Je důležité vyčlenit konkrétní milníky, které každému pomohou sledovat průběh projektu.

pokud například stavíte dům, prvním milníkem by mohlo být položení základů, druhým by mohlo být vybudování rámce struktury, třetím by mohla být instalace elektrických a instalatérských zařízení a čtvrtým by mohl být dokončený dům.

Tipy pro poskytnutí milníku plán:

přijít s milníky je důležitou součástí uvedení rozsahu projektu dohromady. Jakmile je to na místě, jste téměř hotovi a od této chvíle je to všechno o správě rozsahu plánu.

• Připojte data ke každému milníku: Nestačí jednoduše mít milníky, musíte k nim také připojit data, nebo ve svých úkolech není smysl pro prioritu a riskujete, že projekt nedokončíte včas.
• mít pohotovostní plán: pokud vynecháte milník, musíte mít plán, jaké kroky podniknete, abyste dosáhli dalšího milníku včas.

Krok 5: seznam zúčastněných stran

s definovanými cíli vašeho projektu je nyní čas vytvořit seznam zúčastněných stran. Zúčastněným subjektem je každý, kdo má zájem nebo zájem o projekt. Například pro stavební společnost by to zahrnovalo generálního ředitele, finančního ředitele, investory a vedoucího stavby.

seznam všech jednotlivců, kteří by měli být ve smyčce na tomto projektu a mají jakékoli významné povinnosti při zajišťování realizace projektu.

Tipy pro seznam zúčastněných stran:

je důležité mít vyčerpávající seznam všech zúčastněných stran, protože pokud vám někdo chybí, mohlo by to mít zásadní důsledky pro projekt, protože úkoly nebyly dokončeny kvůli tomu, že někdo byl vynechán.

• Projděte si milníky: dobrým způsobem, jak identifikovat zúčastněné strany, je projít všemi aspekty rozsahu projektu, které jste dosud vybudovali. Zeptejte se sami sebe, co jsou lidé zodpovědní za dosažení každého milníku, za získání každého zdroje a za překonání každé překážky. To vám pomůže vyhnout se zapomenutí někoho.
• Připojte zúčastněné strany k prvkům plánu: přiřazením jmen prvkům v rozsahu, jako jsou zdroje, úkoly a milníky, je jasné, jaké jsou povinnosti každého, což pomáhá projektu běžet plynuleji.

nejlepší software pro řízení projektů pro správu rozsahu projektů

vytvoření rozsahu projektu od nuly je trochu skličující, ale existuje mnoho softwarových možností, které vás mohou vést. Zde jsou tři z nejlepších možností softwaru pro správu projektů, které jsou zvláště účinné při pomoci vám vyložit rozsah projektu.

monday.com

monday.com nabízí Plánovač úloh s prioritizací, který vám pomůže rozložit milníky, a sdílený týmový kalendář, který vám umožní zapojit všechny zúčastněné strany. Nástroj pro správu zdrojů pomáhá uživatelům sledovat zdroje projektu.

můžete zobrazit všechny úkoly a zúčastněné strany, se kterými jsou spojeny prostřednictvím monday.com palubní deska.

Podio

Podio má také funkce stanovení priorit úkolů a plánování a snadný způsob zadávání nových úkolů pouhým stisknutím tlačítka “ T “ na klávesnici. Má také úložiště dokumentů, takže si můžete ponechat rozsah projektu v souboru, a podávání zpráv, takže můžete shromažďovat údaje o tom, jak dobře projekt dělá.

řídicí panel Podio usnadňuje zobrazení zúčastněných stran a úkolů projektu.

Scoro

Scoro má vlastní pole, která vám umožní sledovat a spravovat zdroje. Má také systém vytváření úkolů a seznamů, který vám umožní spravovat vaše milníky,a můžete označit příslušné zúčastněné strany. Má také ukládání dokumentů a sdílení souborů, stejně jako rozpočtové zprávy a dashboardy, takže můžete sledovat finance.

řídicí panel Scoro udržuje všechny aspekty rozsahu projektu na jednom místě.

je čas vytvořit si vlastní rozsah projektu

Nyní, když víte, co všechno jde do vytváření rozsahu práce, je čas začít pracovat sami. Zeptejte se sami sebe na tyto otázky:

• jaké jsou fáze mého životního cyklu projektu?
• mám již prohlášení o rozsahu projektu, které mohu přizpůsobit a rozšířit?
• jak široký nebo jak úzký by měl být rozsah projektu, a provedl jsem analýzu rozsahu projektu, abych to zjistil?
• co je oblast znalostí rozsahu, kterou musím řešit?

odložte několik hodin v příštím týdnu nebo dvou, abyste se posadili a prošli výše uvedenými kroky. Podívejte se na příklad rozsahu projektu nebo dva a podívejte se, jak to udělali ostatní. A pak se pusťte do práce a nakreslete jednu.