Jak kontrolovat výdaje zaměstnanců v 8 krocích

Správa výdajů vašich zaměstnanců může být komplikovaná, časově náročná a zdlouhavá a pro vaše finanční oddělení velkým problémem. Naštěstí existují způsoby, jak tento proces snížit.

v srdci je kontrola výdajů zaměstnanců skutečně otázkou strategie. A pokud jde o obchodní výdaje, máte tři hlavní potřeby:

1. Chcete-li sledovat a kontrolovat provozní náklady společnosti
2. provádět analytické účetnictví výdajů
3. shromažďovat všechny faktury a podpůrné dokumenty

udělejte tyto tři dobře a jste rychle na cestě ke zdravé kultuře výdajů-něco, o čem jsme nadšení.

jaký je tedy nejlepší způsob, jak sledovat a kontrolovat výdaje zaměstnanců? Jak můžete poskytnout svým zaměstnancům flexibilitu, kterou potřebují, aby se dostali do světa, a zároveň zajistit bezpečnost a integritu firemních fondů?

zde je to, co potřebujete vědět.

Vytvořte si plán řízení výdajů zaměstnanců

“ pokud neplánujete, plánuje se selhání.“Je to klišé z nějakého důvodu.

nejhorší způsob, jak řídit výdaje společnosti, je sotva spravovat. Což je vlastně docela typické pro velmi mladé, malé firmy. Zpočátku máte pocit, že strategii opravdu nepotřebujete, protože částky, které utratíte, jsou tak malé. A generální ředitel nebo vedoucí kanceláře stejně zpracovává všechny peníze.

ale tento článek vám má pomoci kontrolovat výdaje zaměstnanců. Protože v určitém okamžiku musíte uvolnit svůj tým, abyste odvedli skvělou práci. A to bude vyžadovat přístup k finančním prostředkům.

ale jak by měli zaměstnanci utrácet, za co a kolik jsou povoleni? To vše bude zahrnuto do vaší dobře napsané politiky výdajů.

už jsme o nich psali, takže to tady nepřeháníme. Je však třeba mít na paměti několik základních principů:

• udělejte to jednoduché, jasné a stručné
• nesnažte se psát právní nebo akademický papír-udržujte jej Přátelský
• uveďte příklady dobrých a špatných výdajů společnosti v reálném světě
• neuvádějte všechny možné výdaje. Pokyny jsou lepší než dlouhé seznamy
• přemýšlejte o způsobech automatizace kroků-více o tom krátce

a nakonec do procesu zahrňte další týmy. Velké výdajové politiky dávají smysl celé společnosti – nejen finančnímu řediteli nebo finančnímu kontrolorovi.

další informace naleznete v našem podrobném průvodci tvorbou zásad výdajů společnosti. A pro inspiraci, zde je velký seznam politik výdajů v reálném životě od společností, o kterých jste určitě slyšeli.

2. Vložte jasné procesy utrácení

jakmile je vaše politika připravena, musíte se vypořádat s procesy. Obchodní výdaje zahrnují více než jen stanovení rozpočtu a poskytnutí finančních prostředků vašemu týmu-k oběma se brzy dostaneme.

sledováním procesu řízení výdajů, který je metodický a důkladný, nemluvě přísný, můžete motivovat zaměstnance ke kontrole jejich výdajů. Jasný a podrobný proces může být pro zaměstnance stejně užitečný jako pro management.

při implementaci procesu řízení výdajů nezapomeňte hledat způsoby, jak co nejrychleji a nejsnadněji sledovat zaměstnance. Můžete například poskytnout zaměstnancům předvyplněné formuláře, včetně automatických výzev k potřebné podpůrné dokumentaci.

ještě lepší, moderní řešení správy výdajů procházejí členy vašeho týmu celým procesem výdajů – od schválení, platby až po příjem.

tento druh procesu je nejlepším případem-kdy vaše týmy nemají jinou možnost než dodržovat pravidla, i když je neznají!

Nastavte rozpočet pro každou kategorii výdajů zaměstnanců

jedním z dobrých způsobů, jak kontrolovat výdaje zaměstnanců, je implementovat podrobnou politiku výdajů. To zahrnuje nastavení maximálního rozpočtu pro každou kategorii výdajů předem: služební cesty, hotelové pobyty, účty za Restaurace, nákup vybavení a spotřebního materiálu atd.

u všech výdajů byste měli definovat, kolik může každý zaměstnanec vzniknout, a dejte jim vědět, že nebudou vráceny nad tento limit. Některé částky nebo typy výdajů mohou být předem schváleny, zatímco cokoli mimo to vyžaduje výslovný souhlas manažerů.

ale udržujte tato pravidla co nejjednodušší. Dalo by se jít do nekonečných detailů s cenovými částkami, které jsou schváleny, a podmínky, které musí být splněny. Výdajové politiky však fungují nejlépe, když jsou krátké, jednoduché a kde si je zaměstnanci mohou pamatovat nazpaměť.

a věřte nám, že je to dokonale dosažitelné.

Poskytněte vhodné platební metody

pokud chcete být skutečně efektivní při kontrole výdajů zaměstnanců, nejlepší možností je poskytnout jim platební metodu šitou na míru. To je místo, kde vizitky přijít.

s výdajovými kartami je můžete předem načíst konkrétní částkou, která bude použita pro širokou škálu výdajů vzniklých v terénu: restaurace, benzín, hotely atd.

tyto karty kombinují flexibilitu s bezpečností. Zaměstnanci mohou utrácet stejně jako mají vlastní firemní kreditní kartu. Manažeři a finanční týmy však mohou pro každou kartu stanovit konkrétní limity a mohou přesně vidět, co zaměstnanec kdykoli utratil.

druhá možnost: virtuální kreditní karta. To je ideální řešení pro online výdaje, jako je rezervace hotelového pokoje, Pronájem nemovitosti nebo vozidla a nákup jízdenek na vlak nebo plán. Jsou také ideální pro předplatné softwaru a digitální reklamu.

tato karta na jedno použití může být použita podle potřeb vašich zaměstnanců a může být ovládána v reálném čase prostřednictvím zabezpečené internetové platformy. To zajišťuje jasný a podrobný dohled a zároveň umožňuje vašim zaměstnancům provádět online nákupy rychle a pohodlně.

víte, co není dobrá volba? Rozvětvení přes kreditní kartu společnosti pokaždé, když zaměstnanec potřebuje provést platbu. Nejen, že je to hádka, ale také vystavuje vaši společnost riziku podvodů s kreditními kartami. To není v pohodě!

digitalizace vyhledávání faktur

když člen týmu za něco zaplatí, musí si účtenku ponechat. Což je docela jednoduchý koncept, ale vede k nekonečným problémům pro finanční a účetní týmy.

protože bez ohledu na to, jak pečliví jsou vaši zaměstnanci, čas od času zapomenou nebo ztratí příjmy. A to znamená spoustu tam a zpět s finančním týmem, vysvětlit se a najít tyto doklady o platbě.

Chcete-li se vyhnout ztrátě času sbíráním faktur a ujistit se, že je všechny dostanete, musíte digitalizovat příjem. E-příjmy jsou nyní přijímány daňovými úřady po celém světě.

nejjednodušší metodou je aplikace pro skenování účtenek. Zaměstnanec za něco zaplatí, poté okamžitě pořídí fotografii svého přijetí v okamžiku, kdy jej obdrží.

neexistuje žádný záznam dat pro finanční týmy a počet ztracených příjmů se stává zanedbatelným.

Centralizujte monitorování předplatného

dalším problémem, který vyvolává bolest hlavy, jsou předplatné. Milujeme je, protože moderní nástroje SaaS usnadňují život všem. Ale udržet se na vrcholu každé platby provedené všemi vašimi obchodními týmy je jako točící se talíře.

mezi platbami za klíčová slova v Google Adwords pro marketingové oddělení, Salesforce pro prodej a Heroku nebo AWS pro technické týmy může být obtížné sledovat předplatné zaměstnanců.

virtuální karty jsme zmínili výše, a to jsou perfektní protijed na vaše útraty. Ty vám umožní vytvořit jedinečnou, opakující se kartu, která bude čerpána z každého měsíce (nebo roku).

každá karta je přiřazena zaměstnanci, takže víte, kdo řídí každé předplatné. A každá platba má uveden důvod, podrobnosti schvalovacího manažera a správný účetní kód. Sladění těchto plateb je tedy téměř automatické.

důležitou součástí je centralizace tohoto všeho. Ujistěte se, že každý tým používá pro své předplatné stejný proces a způsob platby. Pak víte, odkud každá platba pochází, a můžete snadno zůstat na vrcholu všech.

Tip: Spendesk, centralizuje všechny předplatné, automaticky sbírá faktury a v případě potřeby dokonce pozastaví předplatné.

Track expense report fraud

není to legrace mluvit o, ale šance na expense report podvodu jsou vyšší, než byste si mysleli. Z jedné zprávy neuvěřitelných 85% zaměstnanců přiznává, že lže na výdajových nárocích. A 10% předkládá nepravdivé informace o “ po celou dobu.“

to nemusí být všechny škodlivé lži. Někdy si lidé vymýšlejí podrobnosti, o kterých si myslí, že jsou pravdivé, protože již nemají informace, které potřebují.

ale podvody by měly být starostí, zejména pro finanční kontrolory a jejich týmy. Vaším úkolem je udržet peníze společnosti v bezpečí.

nejúčinnějším způsobem, jak tomu zabránit, je jednoduše se zbavit zpráv o výdajích. Koneckonců, nikdo nemá rád vyřizování zpráv o výdajích.

vzhledem k tomu, že jsou časově náročné a snadno falšovatelné, bylo by moudré se s nimi úplně zbavit a místo toho se rozhodnout pro flexibilní a agilní platební řešení, jako jsou ta, která nabízí Spendesk.

digitalizujte a automatizujte své procesy

které z vašich procesů zabírají nejvíce času a jsou nejméně produktivní? Identifikujte je, jděte digitálně a dematerializujte. Místo toho se zaměřte na efektivní nástroje pro získávání faktur, správu požadavků na nákup nebo dokonce náklady na zpracování v reálném čase.

automatizace a digitalizace procesů vám pomůže vidět lepší výsledky, umožní vašemu týmu pracovat s větší obratností a uvolní čas pro další důležitější (a méně únavné!) úkol.

více zdrojů na automatizaci:

• automatizace výdajů: jak automatizovat nároky na výdaje a schválení
• 8 vynikající výhody automatizace účetnictví
• automatizace podnikání: automatizujte těchto šest nudných finančních procesů
• jak AR & AP automatizace zvyšuje produktivitu podnikání

najděte správnou rovnováhu kontroly výdajů

Správa výdajů zaměstnanců je o nalezení správné rovnováhy mezi kontrolou a agilitou, aby bylo možné podávat zájmy každého. Zaměstnanci musí být schopni vykonávat svou práci s flexibilitou a pohodlím a musíte mít jasný a podrobný dohled nad výdaji společnosti.

zvažte našich osm nejlepších tipů (výše) a zvažte, které možnosti by mohly být pro vás a váš tým vhodné.