22 Aug jak dlouho musíte uchovávat záznamy o mzdách?
Správa Sociálního Zabezpečení a IRS vydaly společnou publikaci, která nabízí cenné ukazatele pro zaměstnavatele, kteří chtějí vyčistit své staré mzdové soubory. Ve většině (ale ne ve všech) případech to znamená dodržování čtyřletého pravidla uchovávání.
publikace varuje, že nesplnění požadavků na uchovávání záznamů může mít za následek značné sankce a velké odměny za vypořádání pro zaměstnavatele, kteří nejsou schopni poskytnout požadované informace, pokud o to požádají IRS nebo jako součást soudního řízení týkajícího se zaměstnanosti. (Záznamy by si mohly vyžádat i státní agentury.)
obecné pravidlo záznamů
jak se vztahuje na zaměstnavatele, kteří zadržují a platí federální daně z příjmů, sociálního zabezpečení a Medicare, reportér SSA / IRS říká, že záznamy týkající se těchto daní musí být uchovávány po dobu nejméně čtyř let po datu splatnosti daňového přiznání zaměstnance k dani z příjmu fyzických osob (obecně 15.dubna) za rok, ve kterém byla platba provedena.
podle reportéra SSA / IRS tyto záznamy zahrnují:
- identifikační číslo zaměstnavatele;
- jména zaměstnanců, adresy, povolání a čísla sociálního zabezpečení;
- celkové částky a data plateb náhrad a částek zadržených na daních nebo jinak, včetně vykázaných tipů a reálné tržní hodnoty bezhotovostních plateb;
- částky náhrad podléhající srážce na federální daně z příjmů, sociálního zabezpečení a Medicare a odpovídající částky zadržené za každou daň (a datum zadržené, pokud k zadržení došlo v jiný den, než je datum platby);
- výplatní období, na které se vztahuje každá výplata náhrady;
- případně důvod(y), proč se celková náhrada a zdanitelná částka pro každou daňovou sazbu liší;
- formulář zaměstnance W-4, potvrzení o srážkovém příspěvku zaměstnance;
- datum zahájení a ukončení zaměstnání každého zaměstnance;
- prohlášení poskytnutá obdrženými tipy pro podávání zpráv o zaměstnancích;
- okrajové výhody poskytované zaměstnancům a jakékoli požadované zdůvodnění;
- úpravy nebo zúčtování příjmů zaměstnanců daně; a
- částky a data daňových vkladů.
zaměstnavatelé by se také měli řídit čtyřletým pravidlem uchovávání záznamů týkajících se průběžných plateb mezd, které zaměstnancům provádí zaměstnavatel nebo třetí strana v rámci úrazového nebo zdravotního plánu. Tyto záznamy by měly obsahovat počáteční a koncové datum období nepřítomnosti a výši a týdenní sazbu každé platby (včetně plateb provedených třetími stranami). Zaměstnavatelé by také měli uchovávat kopie formuláře zaměstnance W-4, Žádost o federální srážku daně z příjmu z nemocenské a případně kopie formuláře 8922, Rekapitulace nemocenské třetí strany.
jiné pravidlo platí pro záznamy dokládající jakékoli informační přiznání a prohlášení zaměstnavatele zaměstnancům týkající se přidělení tipu. Podle daňového řádu musí být tyto záznamy uchovávány po dobu nejméně tří let po datu splatnosti přiznání nebo prohlášení, ke kterému se vztahují.
nároky na vrácení srážené daně
reportér SSA / IRS říká, že zaměstnavatelé, kteří podají žádost o vrácení, úvěr nebo snížení srážených daní z příjmů a zaměstnanosti, musí uchovávat záznamy týkající se nároku po dobu nejméně čtyř let po datu podání žádosti.
Fringe Benefit Records
daňový zákon poskytuje výslovný požadavek na vedení záznamů pro zaměstnavatele s vyjmenovanými fringe benefit plány, jako je zdravotní pojištění, Kavárna, vzdělávací pomoc, adopční pomoc nebo plán pomoci závislé péče. Jsou povinni vést veškeré záznamy, které jsou potřebné k určení, zda plán splňuje požadavky na vyloučení částek dávek z příjmu.
Poznámka: ustanovení daňového řádu týkající se záznamů o okrajových dávkách neurčují, jak dlouho by měly být uchovávány záznamy týkající se specifikovaných okrajových výhod. Pravděpodobně, podléhají čtyřletému pravidlu podle výše uvedeného pravidla records-in-general, a proto by měly být uchovávány nejméně čtyři roky po datu splatnosti takové daně za období návratu, ke kterému se záznamy vztahují, nebo ke dni, kdy je tato daň zaplacena, podle toho, co nastane později.
upozornění: do té míry, že všechny záznamy o okrajových dávkách musí být rovněž v souladu s hlavou i ERISA, platí delší doba uchovávání v délce šesti let.
záznamy o dani z nezaměstnanosti
federální zákon o dani z nezaměstnanosti (FUTA) vyžaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali záznamy týkající se získaných náhrad a příspěvků v nezaměstnanosti. Podle pravidla records-in-general, tyto záznamy musí být uchovávány po dobu čtyř let po datu splatnosti formuláře 940, roční Federální daňové přiznání zaměstnavatele v nezaměstnanosti nebo datum, kdy byla zaplacena požadovaná daň FUTA, podle toho, co nastane později.
záznamy by měly být uchovávány s odůvodněním:
- celková výše náhrady za zaměstnance vyplacená během kalendářního roku;
- výše náhrady podléhající dani FUTA;
- státní příspěvky v nezaměstnanosti, se samostatnými součty částek placených zaměstnavatelem a částek zadržených ze mzdy zaměstnanců (v současné době Aljaška, New Jersey a Pensylvánie vyžadují příspěvky zaměstnanců);
- všechny informace uvedené na formuláři 940 (s rozpisem A a / nebo R podle potřeby); a
- , pokud je to možné, důvod, proč se celková náhrada a zdanitelné částky liší.
reportér SSA / IRS připomíná zaměstnavatelům, že požadavky na uchovávání záznamů stanoví také Federální ministerstvo práce a státní agentury pro mzdové hodiny a pojištění v nezaměstnanosti.
tři roky
po dobu nejméně tří let musí být zachováno následující: informace o zákoně o dostupné péči se vrací (formuláře 1094-B, 1095-B, 1094-C a 1095-C). Ponechte si je po dobu nejméně tří let od data splatnosti. Rovněž uchovávat informační přiznání a prohlášení zaměstnavatele zaměstnancům o přidělení tipu po dobu nejméně tří let po datu splatnosti návratu nebo prohlášení, ke kterému se vztahují.
Payroll Partners se zavazuje pomáhat klientům Být informováni o mzdových a lidských zdrojích, vývoji a aktuálních událostech. Účelem tohoto článku je poskytnout čtenářům obecné informace o mzdových záležitostech. Článek nepředstavuje, a nemělo by se s ním zacházet jako s odborným poradenstvím ohledně používání jakékoli konkrétní mzdové praxe. Bylo vynaloženo veškeré úsilí k zajištění přesnosti informací. Payroll Partners nepřebírá odpovědnost za spoléhání se na informace uvedené v článku. Čtenáři by měli nezávisle ověřit všechny informace, než je použijí na konkrétní situaci, a měli by nezávisle určit dopad jakékoli konkrétní mzdové praxe. Pokud hledáte účetní poradenství, doporučujeme konzultovat certifikovaného veřejného účetního.