inteligentní majitelé malých podniků vědí, jak důležité je chránit citlivé informace a udržovat je mimo špatné ruce. To znamená mít zavedené systémy, které zajistí, že digitální soubory a záznamy jsou bezpečné a bezpečné. Stejně důležité je samozřejmě to, jak zvládnete veškerý papír, který prochází vaším pracovištěm, a kam jde, když už to není potřeba.
i v našem online propojeném světě je stále mnoho informací vyměňováno ve fyzických formátech. Pouhé házení do recyklačního koše bez přijetí opatření k ochraně informací, které odhaluje, je výzvou pro zloděje dat, aby vykonávali svou špinavou práci.
zde je pohled na některé z různých typů dokumentů, které byste si měli být jisti, že skartujete nebo ničíte.
cokoli, co by mohlo být použito pro krádež identity
ať už odhalí osobní údaje o zaměstnanci nebo zákazníkovi, dokumenty obsahující informace, které by mohly být použity pro krádež identity, nejsou pro drtiče samozřejmostí. Zamyslete se nad mzdovými záznamy pro své zaměstnance, kopie identifikací fotografií, nebo informace o kreditní kartě a domovské adrese pro vaše zákazníky. Pokud si myslíte, že něco napsané nebo vytištěné na kus papíru je i ten nejméně citlivý, nemá smysl to skartovat.
dokumenty týkající se bankovnictví, financí a daní
ať už se jedná o mzdové záznamy, roční rozpočty, stará daňová přiznání a audity nebo výpisy z bankovních účtů a neplatné šeky, nechcete, aby tyto druhy dokumentů seděly neporušené uvnitř kontejneru nebo recyklačního koše. Pokud máte papír s finančními detaily jakéhokoli druhu, dokonce i prošlé informace, neplaťte cenu za nedbalou likvidaci! Pošli to do drtiče a ochraňuj všechny.
dokumenty s důvěrnými údaji o vaší firmě
Chraňte tvrdou práci, kterou vaše malá firma dělá, tím, že řádně zlikvidujete všechny dokumenty obsahující vlastnické informace, které by mohly prospět vašim konkurentům. To znamená soubory související s výzkumem a vývojem nových produktů a nápadů nebo plány a návrhy budoucích projektů. Další dokumenty v této kategorii zahrnují vše, co se týká interních zpráv a testů, exkluzivních vzorců, dokonce i školení a návodů k obsluze.
dokumenty týkající se zdraví a lidských zdrojů
veškeré lékařské záznamy pro vaše zaměstnance nebo klienty by měly být ošetřeny citlivostí, kterou si zaslouží. Totéž platí pro položky týkající se personálního obsazení, ať už jde o životopisy a aplikace, disciplinární zprávy nebo hodnocení výkonu a hodnocení zaměstnanců. Chraňte právo každého na soukromí tím, že se před likvidací ujistíte, že dokumenty tohoto popisu jsou vyřízeny.
právní dokumenty a smlouvy
zde je velmi zjednodušující pravidlo, které by vám později mohlo ušetřit vážnou bolest hlavy: pokud byl právník zapojen do dokumentu, ujistěte se, že je řádně zlikvidován. Nechcete si pohrávat s právními dokumenty, smlouvami nebo něčím podobným, takže se mýlíte na straně opatrnosti a pošlete je všechny do drtiče, když jste si jisti, že již nejsou potřeba.
informace o pojištění a účty
záznamy týkající se pojištění vaší malé firmy a jejího obsahu by měly být vždy zničeny, nikoli vyhozeny. Totéž platí pro staré účty za elektřinu nebo cokoli jiného, co se týká samotného vašeho pracoviště, jako jsou účty za internet a mobilní telefonní služby. Tyto dokumenty obvykle obsahují čísla účtů a údaje o adrese, které by měly být vždy soukromé.
potřebujete místo pro řešení vašich citlivých dokumentů? Pobočky UPS Store po celé Kanadě nabízejí bezpečné služby skartace poháněné Iron Mountain, což vám umožní nakládat s osobními a obchodními dokumenty správným způsobem. Obraťte se na nejbližší místo pro podrobnosti.