informace potřebují kontext a musíme tento kontext poskytnout způsobem, který nezatěžuje uživatele, ale místo toho je podporuje. To znamená, že musíme plně využít technologie rozpoznávání a analýzy, abychom zefektivnili a automatizovali vývoj tohoto kontextu.
jedním takovým nástrojem jsou Metadata. Metadata nabízí významné výhody, pokud jde o porozumění informacím novými způsoby a schopnost využít tuto inteligenci k podpoře inovací a zkušeností zákazníků.
co jsou Metadata?
neexistuje žádná definice „metadat“, která je mezinárodní a všeobecně dohodnutá-spíše existuje mnoho podobných definic nebo popisů, které většinou pokrývají stejné body. Měli byste přijmout ten nejvhodnější a relevantní pro kontext vašich činností v oblasti správy informací a organizace, ve které pracujete.
norma ISO Records Management 15489 poskytuje tuto jednoduchou definici:
„Data popisující obsah, obsah a strukturu záznamů a jejich správu v čase.“
Ministerstvo obrany USA má definici metadat ve své normě dod 5015.2, která je také podobná standardům ISO, a to:
„Data popisující uložená data: tj. data popisující strukturu, datové prvky, vzájemné vztahy a další charakteristiky elektronických záznamů.“
to ilustruje několik dalších účelů, kterým slouží metadata v systémech pro správu elektronických záznamů (ERM).
nakonec NISO, americká Národní organizace pro informační standardy, definuje Metadata jako:
„strukturované informace, které popisují, vysvětlují, vyhledávají nebo jinak usnadňují získávání, používání nebo správu informačního zdroje.“
Všimněte si podobností a rozdílů v těchto definicích a přemýšlejte o tom, jak se vztahují k kontextu vaší vlastní práce. Metadata se často nazývají data o datech nebo informace o informacích.
jaká je obchodní hodnota metadat?
primární hodnota metadat přichází s tím, jak je sladěna a podporuje konkrétní obchodní cíle a cíle. Zde je několik způsobů, jak Metadata přinášejí firmě hodnotu:
- klasifikace-Metadata hrají klíčovou roli při klasifikaci nebo organizaci uchovávání obsahu-Metadata lze použít ke sledování věcí, jako jsou data spojená s přidruženým plánem záznamu dokumentu.
- informační bezpečnost-Metadata mohou být použita k označení nastavení zabezpečení, ověření přístupových a editačních práv, a tedy řízení distribuce.
- zkušenosti zákazníků-Metadata lze také použít jako způsob, jak zachytit hodnocení obsahu uživatelů, například, což naznačuje, že obsah je „cenný nebo“ zbytečný „nebo dokonce“ datovaný.“
- informace „Findability“ – Metadata jsou nesmírně cenná jako mechanismus vylepšující vyhledávání a vyhledávání tím, že uživatelům umožňují zacílit dotaz na určité pole, jako je autor, předmět, datum atd.
Metadata jsou důležitou součástí fází zachycování, vytváření a organizace obsahu v životním cyklu obsahu. Pokud přidružená Metadata nejsou zachycena současně s obsahem, rychle vytvoříte sbírku obsahu, který je obtížné spravovat, najít a načíst.
Stručně řečeno, Metadata jsou jedním ze základů pro efektivní a efektivní správu informací.