Controllo dei costi: strategia, passaggi e sfide

Il modo in cui le aziende si avvicinano al controllo dei costi sta cambiando drasticamente mentre la maggior parte delle industrie continua a subire trasformazioni digitali.

Sono finiti i giorni in cui le aziende iper-concentrarsi sui costi. La nuova versione di controllo dei costi è un approccio misto che si concentra sulla gestione dei costi e la crescita di guida.

Mentre la maggior parte delle aziende temono l’idea di andare oltre budget—semplicemente tagliare i costi non è sufficiente oggi. Invece, le aziende devono concentrarsi sul contesto se vogliono aumentare i profitti, ottimizzare i budget e garantire la sostenibilità finanziaria a lungo termine.

Rimanere in rotta con adeguate misure di controllo dei costi è un must, quindi parliamo del controllo dei costi e delle sue molte sfaccettature.

Che cos’è il controllo dei costi?

Il controllo dei costi è il metodo per identificare e gestire le spese aziendali e i dati finanziari in modo che possano essere analizzati e abbassati ove possibile. La raccolta dei costi in un formato consolidato consente alle organizzazioni di effettuare proiezioni più accurate e informate, sapere dove possono ridurre al minimo i costi e identificare le aree di spesa eccessiva.

Questo è il motivo per cui il controllo dei costi e la gestione dei fornitori spesso vanno di pari passo, poiché l’ottimizzazione del modo in cui interagisci con i fornitori può produrre significativi risparmi sui costi per la tua azienda. Potresti cercare di semplificare le rinegoziazioni dei contratti per bloccare i prezzi favorevoli, lavorare per costruire relazioni sostenibili con fornitori e clienti e creare partnership che completino entrambe le attività.

Dopo tutto, l’obiettivo del controllo dei costi è quello di fornire alla tua azienda un framework potente progettato per migliorare la visibilità e tenerti sotto controllo dei costi.

Perché il controllo dei costi è importante

Le pianificazioni dei progetti possono essere suddivise in componenti e passaggi e la maggior parte dei manager assegna il budget complessivo a ciascuna parte in base alle sue esigenze. Fare uno sforzo per controllare i costi aiuta:

• Tieni traccia dei progressi e dei KPI (key performance indicators) e intraprendi azioni correttive quando i costi aumentano troppo.
• Mantenere i margini di profitto attesi.
• Impostare le aspettative chiare e prevenire portata creep.
• Ottieni trasparenza con il management, le parti interessate e i clienti.
• Genera metriche utili per la gestione di progetti futuri.

Avere un budget adeguato in atto influisce direttamente sulle decisioni critiche come quali nuovi dipendenti assumere, quali funzionalità includere e quanto tempo dovrebbe essere speso per ogni parte del lavoro. Un budget ben tenuto che segue e le regole aziendali dell’organizzazione ti mostrano essenzialmente dove sta andando il progetto e come finirà. Le prestazioni del progetto in questo caso sono direttamente legate al suo budget.

Il ruolo del software di controllo dei costi

Non è un segreto che la gestione e il controllo dei costi siano campi pesanti di dati e analisi, e non sorprende quindi perché gli sviluppatori di software abbiano trovato qui un’applicazione per l’automazione. La gestione basata su software ottimizza il processo in diversi modi:

• Calcoli noiosi e altri compiti quantitativi sono quasi istantanei e immuni all’errore umano attraverso il software.
• L’analisi è molto più semplice quando i dati sono chiaramente segnalati attraverso dashboard e interfacce utente facili da usare.
• La standardizzazione dei dati è automatica in questo modo, il che può essere utile per progetti su scala internazionale che devono utilizzare più valute.
• Le integrazioni di terze parti con altre soluzioni di gestione aiutano a raggruppare i dati in modo più efficace.

Gestione dei costi vs Controllo dei costi

È possibile ascoltare termini come “gestione dei costi” e “controllo dei costi” usati in modo intercambiabile. Mentre sono fortemente correlati e altrettanto importanti, c’è una sottile distinzione che potrebbe valere la pena conoscere ogni volta che parli con i tuoi team su di loro.

La gestione dei costi si occupa principalmente di tutti i processi riguardanti la pianificazione del budget, tra cui la stima, il finanziamento e il finanziamento. La gestione dei costi richiede attenzione dalle fasi di pianificazione al completamento finale, garantendo che il progetto nel suo complesso rimanga entro i limiti di bilancio approvati. Un passo fondamentale della gestione dei costi è rendere i costi indiretti e diretti più prevedibili attraverso una forte responsabilità, controllo e raccolta di informazioni.

In confronto, il controllo dei costi si occupa principalmente di progetti durante la loro fase di esecuzione e si basa su pratiche di gestione dei costi per il successo. Avere pianificatori lavorare con l’altro per ottenere una corretta budgeting è come funzionano i controlli dei costi.

Quando si parla di controlli dei costi, gli imprenditori prima mettono giù una “linea di base” e quindi misurano la varianza tra esso e il costo effettivo, intraprendendo azioni correttive per ridurre al minimo i picchi imprevisti.

Fasi del processo di controllo dei costi

La gestione delle spese aziendali non è sicuramente una considerazione “impostala e dimenticala”. Piuttosto, consideralo come un processo continuo e ciclico che coinvolge i seguenti passaggi:

Pianificazione delle risorse

Il controllo dei costi inizia implementando i controlli del progetto; prevedere i costi imminenti di un progetto, che si tratti di attrezzature, materiali, personale o anche solo del tempo trascorso. La fase di pianificazione delle risorse si verifica prima dell’inizio del lavoro effettivo.

Le aziende spesso utilizzano la struttura di ripartizione del lavoro per esaminare ogni sottoattività nel programma e decidere quali competenze o attrezzature sono necessarie per ciascuno. I dati finanziari storici per progetti comparabili e il feedback dei membri del team sono punti importanti da considerare per questo compito.

Stima dei costi

Quindi approssimare il costo complessivo delle risorse necessarie per il lavoro. La stima dei costi è una questione complicata che dipende dal budget corrente e dalla quantità di informazioni disponibili. Parleremo di più sulla stima dei costi più tardi.

Budgeting

Una volta che il lavoro è in corso, il passo successivo è allocare il budget per ogni attività. Il budget dei costi è una combinazione di applicare i costi stimati alla pianificazione del progetto. Ogni attività nel flusso di lavoro ottiene il proprio importo specifico del budget qui.

Monitoraggio dei costi

Infine, la gestione dei progetti deve coprire la gestione delle variazioni del budget. Il controllo dei costi misura la varianza dei costi effettivi dal costo di base predeterminato e interviene quando necessario. Questo passaggio richiede anche di controllare i risultati effettivi di tali azioni.

Tecniche di stima dei costi da considerare

Abbiamo menzionato la stima come un passo importante nella gestione dei costi. Cerchiamo di scavare più a fondo parlando di alcune tecniche esatte per fare stime accurate, soprattutto perché budgeting per flussi di lavoro complessi può essere una sfida.

Stima dei fattori

I progetti non sono quasi mai completamente “capiti” quando iniziano. L’ambito potrebbe non essere completamente definito e alcune funzionalità potrebbero ancora richiedere del lavoro. Sarebbe una perdita di tempo per formare un’analisi di bilancio dettagliata ora perché probabilmente cambierebbe rapidamente.

Il metodo di stima dei fattori è il modo più veloce per ottenere una panoramica generale di cosa aspettarsi. Il settore industriale ha familiarità con un trucco conveniente noto come regola dei sei decimi, in cui il costo previsto aumenta di sei decimi all’aumentare delle dimensioni dell’impianto di produzione.

Stima parametrica

I dati finanziari passati sono uno strumento prezioso per prevedere con precisione nuove spese. I metodi parametrici comportano l’analisi dei prezzi e dei valori dei contratti precedenti e la ricerca delle relazioni tra materiali e manodopera nei lavori precedenti.

Ad esempio, si potrebbe notare che lo spessore delle lamiere utilizzate in un progetto di ingegneria è costantemente correlato a costi più elevati. Pensa ai modi in cui puoi utilizzare tali informazioni la prossima volta che inizia un progetto simile.

Fattore quantitativo

Man mano che il carico di lavoro progredisce, acquisirai lentamente maggiori informazioni e avrai un’immagine più chiara nella tua mente di come finirà. La stima quantitativa del fattore si basa sulla fase di “stima del fattore” precedente allegando dati empirici ottenuti durante l’esecuzione del progetto per calcolare stime più precise.

Stima basata sulle risorse

La tecnica basata sulle risorse è un’opzione se il tempo è considerato un asset sensibile. Qui, il team stimerà e gestirà la quantità di tempo necessaria per completare una certa parte del lavoro e programmarlo in un calendario. Mantenere sotto controllo la durata del carico di lavoro può essere altrettanto importante quanto mantenere bassi i costi monetari.

Unit-Rate

Può sembrare ovvio, ma semplicemente estrapolando l’intero costo utilizzando un’unità di costo più piccola come benchmark è un metodo efficace. Ad esempio, un tubo corto potrebbe costare $15 e richiedere un’ora di tempo di installazione. Se stai usando 20 di questi tubi, puoi aspettarti che il costo sia di circa $300 e 20 ore di lavoro.

Anche se non sempre preciso (il tempo di installazione può essere più breve più unità si installa in un momento, per esempio), unit-rate sarà sempre uno strumento sul tavolo di qualsiasi costo ingegnere.

Il controllo dei costi richiede tempo

Non puoi raccogliere tutto ciò che devi sapere sul controllo dei costi in un’ora. Il processo è in realtà multiforme e richiede di lavorare a stretto contatto con i dipendenti e project manager. Ma si può essere sicuri che questo sforzo alla fine porterà ad un aumento della produttività.

Trovare la linea di base

Avviare il processo stabilendo prima una linea di base da confrontare con i costi effettivi. Utilizzare i dati finanziari storici per trovare un obiettivo realistico e trovare un costo finale teorico “ideale” del progetto.

Utile netto target

L’utile netto target è una metrica calcolata prendendo i profitti riportati dalle vendite e sottraendo i costi fissi e i costi variabili. Raggiungere questo importo è importante, soprattutto per le aziende pubbliche con investitori che si aspettano una crescita degli utili nel tempo.

Ad esempio, immaginate un business vuole income 15.000 di utile netto da sales 80.000 vendite ogni mese. La direzione esamina i costi fissi e variabili e tenta di ridurli fino al raggiungimento dell’obiettivo di reddito netto.

I costi variabili includono cose come l’inventario, che può essere ridotto passando a fornitori più economici. I costi fissi sono di solito più difficili da cambiare, in quanto sono spesso cose come i canoni di locazione che sono sul contratto. I costi fissi includono anche gli stipendi utilizzati per pagare i dipendenti.

Analisi della varianza

La varianza è la differenza tra i dati finanziari preventivati e quelli effettivi. Quando il costo effettivo è molto più alto della cifra prevista, questa alta varianza negativa merita un’indagine per identificare la causa e capire le soluzioni.

L’analisi della varianza consente di dare priorità alle aree essenziali scoprendo quali necessitano maggiormente di azioni correttive.

Earned Value Management

Uno degli approcci più popolari per l’analisi dei costi, Earned Value management (EVM) dovrebbe essere spiegato attraverso l’esempio. Dì che hai un compito che ti aspetti di essere a metà strada entro la fine della settimana. Il budget è di 5 5.000.

Se, tuttavia, l’attività è completata solo al 25% dopo una settimana, quali implicazioni ci sono per il progetto? Possiamo dire che il valore pianificato è il budget del progetto moltiplicato per il completamento previsto, che in questo caso è $5.000 x 50% = $2.500.

Il valore effettivo, tuttavia, è solo $5,000 x 25% = $1,250. Ora possiamo calcolare la varianza pianificata sottraendo il valore pianificato dal valore effettivo: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

Poiché la varianza è negativa, possiamo dire che questo progetto è in ritardo finanziariamente, segnalando la gestione di intraprendere azioni correttive.

Lavorare senza un budget

Non tutte le aziende operano con un budget esatto. Tuttavia, è ancora possibile fare il controllo dei costi tracciando i costi individuali su un conto economico. Se c’è un improvviso picco dei prezzi, indagalo per potenziali correzioni.

Sfide comuni del controllo dei costi

Anche le aziende con esperienza hanno occasionalmente passi falsi durante le operazioni di controllo dei costi. Vale la pena andare oltre alcune insidie e sfide al processo pure. Essi includono:

• Confondere l’analisi dei costi con la contabilità: la contabilità si occupa principalmente di contare i costi tra le altre attività, mentre il controllo dei costi entra in profondità in un progetto e pianifica il finanziamento.
• Analisi coerente di budget e previsioni: il calcolo del budget e la previsione del controllo dei costi vengono spesso eseguiti da dipendenti separati, con conseguente analisi incoerenti che potrebbero compromettere l’affidabilità dei risultati.
• Allineamento dei dati da più fonti: I dati finanziari rilevanti possono provenire da una varietà di subappaltatori e sistemi di gestione dei contenuti. Ci vuole un grado di organizzazione e abilità per garantire che tutti questi dati siano utilizzabili.
• Allineamento di tempo e denaro: allo stesso modo, c’è una discrepanza tra gli scheduler di progetto che pianificano il carico di lavoro in base alle attività e alle attività e gli analisti di costo che utilizzano transazioni e periodi fiscali. Rendere comparabili queste due fonti è un’altra sfida del controllo dei costi.
• Modifiche al progetto: man mano che un progetto va avanti, l’ambito, le caratteristiche o gli obiettivi possono cambiare nel tempo. Come funziona il controllo dei costi, che si basa sulla previsione delle spese future, aggirare questa sfida?
• Controllare il costo del controllo dei costi stesso: può essere dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori eseguire il controllo dei costi, dalla raccolta dei dati all’analisi fino all’esecuzione delle azioni correttive. Quali risultati è un’altra forma di costo da considerare.

Indipendentemente dalle battute d’arresto, un sistema di controllo dei costi ben congegnato può impostare un’organizzazione per il successo. Standardizzare il processo e dare flessibilità all’azienda è il modo migliore per affrontare progetti complicati o mutevoli.

Investire in tecnologia è uno dei passi migliori da intraprendere per aumentare le possibilità di successo del progetto e ridurre al minimo i rischi.

Implementare un sistema di controllo dei costi basato sulle best practice

Ora conosci le basi del controllo dei costi, i vantaggi chiave e le potenziali sfide che potresti incontrare quando implementi un sistema di controllo dei costi.

È importante ricordare che per avere un vantaggio competitivo, il controllo dei costi richiede una costante comunicazione e collaborazione tra tutti nel tuo team. Un’iniziativa di successo significa partire in piccolo, definire le vostre aspettative in anticipo, comprendere i costi e i rischi e sfruttare il giusto software di gestione dei costi.