Come utilizzare i dati in tempo reale per Excel Financial Forecasting

New York Yankees leggenda Yogi Berra notoriamente ha detto, “Se non sai dove stai andando, ti ritroverai da qualche altra parte.”Una buona pianificazione finanziaria inizia con una buona previsione. Excel rende il processo relativamente facile, a condizione di avere un facile accesso ai dati sui risultati passati, saldi correnti e proiezioni future.

Ci sono molti diversi tipi di previsioni che si potrebbe desiderare di creare, a seconda della natura del vostro business. Le previsioni di vendita sono tra i più comuni, come la maggior parte delle imprese stanno vedendo fluttuante entrate e fluttuazioni delle vendite a causa della situazione di crisi attuale. Diamo un’occhiata ad alcuni modi in cui potresti creare una previsione di vendita utilizzando Excel insieme ai dati in tempo reale dai tuoi sistemi ERP e CRM.

Avvio semplice: previsione basata sulla cronologia delle vendite

L’approccio più semplice consiste nell’iniziare con una serie a due colonne. Supponiamo che la colonna ” A “sia una serie di date e che la colonna” B ” mostri le vendite settimanali da un anno all’altro. Innanzitutto, evidenzia i dati in queste due colonne. Dal menu Dati in Excel, scegli “Foglio previsioni” e ti verrà presentato un grafico che mostra le vendite passate e le vendite future proiettate.

Fai clic su “Opzioni” (appena sotto il grafico) e sarai in grado di regolare alcune delle variabili che guidano i calcoli delle previsioni. Infine, fai clic sul pulsante “Crea” e Excel genererà un nuovo foglio di lavoro che mostra le vendite previste, insieme a una proiezione superiore (ottimistica) e una proiezione inferiore (pessimistica).

Ottenere in tempo reale: Connessione al tuo ERP e CRM

Ora che hai le basi in atto, diamo un’occhiata a come è possibile incorporare i dati di vendita e pipeline. I collegamenti in tempo reale ai dati di origine possono aggiornare la previsione non appena saranno disponibili nuove informazioni. Non c’è bisogno di copiare e incollare le informazioni, che non è solo noioso, ma anche in grado di introdurre errori nella vostra previsione.

Per molte aziende, i dati di vendita vivono nel sistema ERP e la pipeline vive in un database CRM separato. Ottenere che i dati per mostrare in Excel è facile se si sta utilizzando un prodotto che è appositamente progettato con il software ERP in mente. (Una gamma di tali strumenti sono disponibili da insightsoftware, che si integra con oltre 140 diversi sistemi ERP.)

Torniamo alla tua semplice previsione di vendita e immagina come potrebbe apparire con i collegamenti dati in tempo reale. Si potrebbe iniziare con una colonna che tira i totali di vendita settimanali direttamente dal sistema ERP. Questo ti dà la stessa immagine che avevi prima, ma invece di digitarlo manualmente (o copiare e incollare), viene direttamente dal software ERP. Se qualcosa cambia (ad esempio, se una voce di regolazione è stata fatta ai numeri della scorsa settimana), verrà aggiornata automaticamente nella previsione di Excel.

Nella colonna successiva, è possibile aggiungere una proiezione pipeline ponderata. Per molte aziende, che potrebbe richiedere di collegare a un sistema CRM standalone.

Infine, dovresti eseguire una previsione basata sulle vendite passate e hai un modo semplice per convalidare la previsione rispetto alla tua pipeline. Ciò è particolarmente utile per capire se la previsione statistica (fornita da Excel) è supportata dai numeri della pipeline provenienti dal team di vendita.

Altri tipi di previsioni

Mentre le previsioni di vendita fornisce un pezzo molto importante del puzzle, ci sono molti modi per applicare questi principi. Il flusso di cassa è la linfa vitale di ogni azienda, quindi è fondamentale capire come sarà la situazione di cassa nelle prossime settimane e mesi. Combinando collegamenti in tempo reale a saldi di cassa, crediti, debiti e entrate e spese previste, gli utenti di Excel possono creare un modello per afflussi e deflussi che vengono aggiornati automaticamente come condizioni durante il cambiamento di business.

Un approccio più sofisticato è il “modello di dichiarazione 3”, che fornisce un’unica previsione che collega il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario in un unico modello finanziario. Una previsione ben formulata di 3 dichiarazioni che utilizza collegamenti in tempo reale può darti una visibilità chiara e aggiornata sulle future condizioni finanziarie all’interno della tua organizzazione in ogni momento.

Portare la semplicità in un mondo complicato

Gli strumenti software appositamente creati possono rendere molto più semplice la creazione di report accurati e di facile manutenzione.

Con il modello di dichiarazione 3 (o con qualsiasi previsione che si collega ai dati di contabilità generale), è particolarmente utile essere in grado di aggiungere riferimenti che riassumono i saldi dei conti in base a segmenti di account, reparti o intervalli di account. Gli strumenti sofisticati offerti da insightsoftware come Bizview consentono agli utenti di estrarre i totali di riepilogo da una serie di account GL utilizzando i caratteri jolly.

Diamo un’occhiata ad un esempio. Se i numeri di conto GL includono un segmento che designa la divisione prodotto e un altro che specifica la geografia, è possibile creare un riferimento a una singola cella che estragga tutti i conti ricavi tra 41000 e 42999, ma solo per le linee di prodotto nell’intervallo 100-199 e solo per la geografia 40. Il tuo riferimento cellulare potrebbe essere simile a questo: “–40”.

La magia di questo approccio è che estrae automaticamente dal tuo GL in base agli intervalli specificati, anche se aggiungi nuovi account. Ciò attenua il problema di dover riformattare i rapporti ogni volta che viene aggiunto un nuovo account di contabilità generale.

Gli strumenti software giusti saranno in grado di affrontare questo tipo di sofisticate esigenze finanziarie e contabili. Un altro esempio è una dichiarazione multi‑azienda che tira da più sistemi ERP disconnessi. Questo è uno scenario comune con filiali, divisioni internazionali o fusioni e acquisizioni.

Mantenere i dati al sicuro

Infine, ti consigliamo di salvare la previsione in un luogo sicuro e distribuirlo alle persone giuste. Sfortunatamente, la maggior parte dei file Excel prodotti dai professionisti della finanza e della contabilità sono memorizzati su dischi rigidi locali, dove sono vulnerabili a furti o perdite. È importante archiviare i dati in una posizione centrale con sicurezza e backup adeguati.

La distribuzione dei dati di previsione può anche essere un problema di sicurezza. Potrebbe essere più semplice sviluppare le previsioni in un’unica posizione, ma non si desidera necessariamente che i capi reparto vedano i dati dell’intera organizzazione. Cerca strumenti tecnologici che supportino la distribuzione limitata, inviando valori numerici senza fornire collegamenti in tempo reale, ad esempio, o convertendo le previsioni in PDF prima di distribuirle.

Le previsioni sono sempre sbagliate . . . Ma utile

Si dice spesso che tutte le previsioni sono sbagliate, ma sono comunque molto utili. Una buona pianificazione inizia con aspettative realistiche. Microsoft Excel fornisce uno strumento familiare e potente per dare vita ai dati della tua organizzazione e ottenere informazioni dettagliate che aiutano a guidare la gestione della tua azienda. Se combinato con strumenti che si collegano ai dati aziendali in tempo reale, la previsione basata su Excel può essere la differenza che ti aiuta a vedere chiaramente la strada da percorrere e regolare la rotta in tempo per evitare ostacoli.