Come Ottenere la Sponsorizzazione per Eventi di raccolta fondi

Hai pianificato la tua prossima manifestazione di raccolta fondi e ha lavorato come molto del costo di esecuzione.

Il passo successivo è quello di trovare sponsor per contribuire a coprire i costi.

Se non hai provato a garantire la sponsorizzazione per gli eventi di raccolta fondi, può sembrare travolgente. Dove trovi le aziende che saranno interessate a saltare a bordo? E come li incoraggi oltre la linea?

Se sei un’organizzazione più piccola, potresti aver paura di venire a corto di concorrenti più grandi o più affermati.

In questa guida, discutiamo come trovare gli sponsor giusti per il tuo evento di raccolta fondi e dare consigli su come entrare in contatto con potenziali sponsor (e come non farlo!).

Perché le aziende sponsorizzano eventi di raccolta fondi

La sponsorizzazione consiste nell’effettuare pagamenti o offrire supporto in natura alla tua organizzazione, di solito in cambio di promozioni a basso costo per l’azienda. Il loro nome e marchio è di fronte ai partecipanti.

Molte aziende vogliono restituire alla comunità locale e ci possono essere benefici fiscali anche per loro. Riceveranno anche pubblicità e buona volontà per aver contribuito a far accadere l’evento.

Una guida passo-passo per garantire gli sponsor per gli eventi di raccolta fondi

Ora sai perché le aziende possono essere desiderose di diventare sponsor di eventi, ti guideremo su come scegliere quelli giusti.

• Fase 1: Definire il Vostro Target di Sponsorizzazioni
• Passo 2: Lavorare Fuori il Vostro Sponsorizzazione Dettagli
• Passo 3: Avviare Il Outreach
• Passo 4: Cosa Fare In Incontri
• Passo 5: Promuovere il Tuo Sponsor
• Passo 6: Ringraziando gli Sponsor

Definisci il Tuo Target di Sponsorizzazioni

Che le imprese target come sponsor? Capire quali saranno una buona misura può aiutare a evitare di allungare eccessivamente le risorse.

Suggerimento #1: Iniziare questo processo 3-4 mesi prima del tuo evento di raccolta fondi ti dà un sacco di tempo per proteggere gli sponsor. La pianificazione anticipata può essere significativa se è probabile che altre organizzazioni cerchino sponsorizzazioni allo stesso tempo. Si può colpire presto e hanno meno concorrenza quando pitching imprese.

Inizia pensando ai partecipanti all’evento. Quali tipi di imprese saranno interessati a mettersi di fronte a loro? Metti insieme una lista di potenziali sponsor.

Le imprese locali possono essere un altro buon punto di partenza. Sono spesso desiderosi di essere coinvolti nella comunità — supponendo che abbiano il budget per farlo, ovviamente!

Quando stai compilando la tua lista di sponsor target, non limitarti a quelli che potrebbero avere il budget per le sponsorizzazioni.

Le donazioni in natura possono aiutare a ridurre i costi di gestione del tuo evento di raccolta fondi, e molte aziende locali saranno felici di farlo. Anche se non hanno il budget per acquistare un pacchetto di sponsorizzazione, possono comunque supportare il tuo evento in un modo diverso.

Puoi anche guardare i tipi di aziende che stanno già sponsorizzando eventi di raccolta fondi simili. Non si vuole necessariamente andare dopo le stesse imprese esatte – probabilmente rinnoveranno queste sponsorizzazioni. Ti dà una migliore idea dei tipi di imprese è possibile indirizzare però.

Suggerimento pro #2: Raggiungere le aziende che hanno un crossover con la tua missione può portare a tassi di conversione migliori. Ad esempio, un animal rescue no-profit può cercare di garantire la sponsorizzazione da marchi legati agli animali domestici e le organizzazioni non profit che combattono la fame possono indirizzare le marche alimentari.

Elaborare i dettagli di sponsorizzazione

Creare pacchetti di sponsorizzazione per adattarsi a budget diversi — soddisfare le piccole, medie e grandi imprese all’interno di questi. Ogni pacchetto di sponsorizzazione può avere diversi vantaggi. Questo può variare da posizionamenti logo alla segnaletica durante l’evento, per esempio.

Puoi anche avere un pacchetto di sponsorizzazione di alto livello riservato a una o due aziende. Quest’ultimo può avere vantaggi come biglietti scontati o biglietti VIP per i propri dipendenti in cambio della sponsorizzazione superiore.

Usa i tuoi obiettivi di evento per determinare i livelli di sponsorizzazione. Se hai bisogno di raccogliere 1 10.000 attraverso il tuo evento di raccolta fondi, mira a garantire almeno la metà di questo in sponsorizzazione. Il tuo pacchetto di livello superiore potrebbe quindi essere impostato a $1,500 – $2,000, ad esempio, e si alimenta da lì.

È possibile impostare i livelli di sponsorizzazione a:

• $250 per la base di sponsorizzazione (pensato per le piccole imprese) e il nome cita nel tuo sito web senza scopo di lucro

• $500 per mezzo di sponsorizzazione (pensato per le piccole e medie imprese) di inserire anche società di inclusione nei comunicati stampa e logo posizionamenti sulla segnaletica e materiali di marketing

• $1,000 a $1.500 per il più alto livello di sponsorizzazione (rivolto a imprese di maggiori dimensioni) di includere anche i posti riservati all’evento e i nomi di società sui tavoli

• $1,500 a $2.000 per un VIP pacchetto di sponsorizzazione (per una sola azienda) per includere anche riconoscimento dell’azienda da parte di relatori dell’evento e biglietti VIP

Una volta che hai finalizzato i pacchetti di sponsorizzazione, mettere insieme i documenti di una pagina sulle opzioni di evento e di sponsorizzazione. Evidenzia l’impatto della sponsorizzazione sulla tua missione. Questo può essere utile quando si sta incontrando con le imprese per discutere le opzioni di sponsorizzazione.

Crea un modulo di sponsorizzazione per le aziende da firmare quando accettano di diventare sponsor dell’evento.

Inizia il tuo Outreach

Una volta che hai gettato le basi, è il momento di iniziare a fare un po ‘ di outreach.

Lavora attraverso la tua lista di sponsor target. Se il tuo staff, i volontari o i membri del consiglio hanno connessioni in una di queste società, usa questo “in” a tuo vantaggio. È molto più probabile per ottenere una risposta ai vostri sforzi di sensibilizzazione, che si può costruire su.

In questa fase del tuo raggio d’azione, cerca di evitare di bombardare i tuoi sponsor target con troppe informazioni. Per cominciare, l’obiettivo è quello di avviare conversazioni e impostare riunioni.

Ecco un esempio di come strutturare una lettera di sponsorizzazione:

Data
Il tuo nome
Il nome della tua organizzazione
Via
Città, Stato CAP

Caro ,

Ospiteremo il nostro su at . .

Puntiamo a rilanciare, e saremmo entusiasti e grati se poteste aiutarci a raggiungerlo.

Venendo a bordo come uno dei nostri sponsor dell’evento, sarete in grado di aiutare .

I dettagli in allegato alcuni dei vantaggi aggiuntivi di diventare uno dei nostri sponsor aziendali. Descrive inoltre i pacchetti di sponsorizzazione disponibili per gli sponsor dell’evento.

Indipendentemente dal pacchetto di sponsorizzazione che si sceglie, il nome della società sarà .

Se la vostra azienda è più comodo fornire donazioni in natura di beni o servizi, siamo aperti a ricevere anche questi.

Mi piacerebbe parlare di più su come collaboriamo insieme per aiutare attraverso la sponsorizzazione dell’evento.

Non esitate a contattarmi direttamente a o se avete domande o volete impostare un tempo per chattare.

Grazie per aver letto

Sinceramente ecc.,

Probabilmente avrai un sacco di silenzio — nei primi giorni della tua sensibilizzazione, almeno. Non lasciare che questo ti scoraggi seguendo la tua comunicazione iniziale. Silenzio non significa sempre “no”. Le email possono facilmente scivolare attraverso le fessure quando le persone sono occupate!

Potrebbe essere necessario seguire alcune volte prima di ricevere una risposta, se questa è della varietà positiva o negativa.

Pro tip #1: L’invio di e-mail dal martedì al giovedì può essere più efficace. Cerca di evitare il lunedì e il venerdì il più possibile — le persone stanno ancora recuperando dal fine settimana o contando su di esso, quindi sono spesso meno inclini a rispondere alle e-mail.

Adottare un approccio integrato per la vostra sensibilizzazione può essere efficace. La combinazione di chiamate a freddo, social media ed e-mail può aiutare a ottenere una risposta alla vostra sensibilizzazione.

Chiamata a freddo può essere scoraggiante, ma è un ottimo modo per assicurarsi che si sta inviando le comunicazioni alla persona più appropriata. Se si può parlare con un decisore, spesso è più facile per misurare il livello di interesse troppo.

Il collegamento con i decisori sui social media può anche aiutare a” riscaldare ” gli sponsor target prima di iniziare la tua sensibilizzazione. Alcune organizzazioni hanno anche avuto successo nell’utilizzo dei social media per la sensibilizzazione: Facebook, Twitter e LinkedIn possono funzionare bene per questo.

Sperimenta con le tue opzioni e scopri quali tattiche funzionano meglio per te. Prova a raggiungere attraverso le telefonate, lasciando messaggi vocali, e-mail e social media outreach.

Pro suggerimento #2: Avere riunioni regolari del comitato per discutere i progressi di sponsorizzazione e condividere suggerimenti su ciò che sta funzionando. Puoi cambiare le tue attività di sensibilizzazione in base a questo e ti assicura che non ti sovrapponi l’uno all’altro.

Cosa fare nelle riunioni

Speriamo che i tuoi sforzi inizino a pagare e che tu stia allineando le riunioni con potenziali sponsor.

Pitch i benefici della sponsorizzazione in questi incontri faccia a faccia. Questo può includere i benefici promozionali, insieme a benefici fiscali e buona volontà, per esempio.

Al termine di questi incontri, è possibile lasciare i documenti preparati per essere guardato in seguito. Ringrazia i tuoi sponsor target per aver accettato di incontrarti e aver preso in considerazione la sponsorizzazione. Se non si sente nulla dopo, follow-up 1-2 settimane più tardi.

Una volta che si inizia a garantire sponsor, parlare di queste partnership nel vostro passo ad altre imprese. Questo agisce come una forte forma di prova sociale. Se le aziende sanno che i pacchetti di sponsorizzazione si stanno dimostrando popolari, sono più propensi a saltare a bordo troppo.

Suggerimento pro: imposta una semplice pagina che consente alle aziende di acquistare un pacchetto di sponsorizzazione. Questo automatizza il processo per voi e rende facile per gli sponsor di impegnarsi. Assicurati che il link a questa pagina di pagamento sia incluso nei materiali che lasci con gli sponsor target al termine delle riunioni. Rendere più semplice possibile l’acquisto di un pacchetto di sponsorizzazione aumenta le probabilità che diventino sponsor.

Promuovi i tuoi sponsor

Una volta che gli sponsor entrano a bordo, promuovili e ringraziali sul tuo sito web e sui social media. Taggali nei post dei social media, ad esempio. Questo può incoraggiare più aziende a mettersi in gioco.

L’IRS ha regole severe su quanta promozione si può dare agli sponsor. Il reddito di sponsorizzazione genuino non è tassabile, ma questo cambia se è considerato pubblicità (e non sponsorizzazione).

Questo è ciò che l’IRS dice a proposito della distinzione:

“IRC Sezione 513(i) definisce un “qualificato sponsorizzazione di pagamento”, come qualsiasi pagamento effettuato da qualsiasi persona impegnata in una attività commerciale, rispetto alla quale non vi è alcun accordo o l’aspettativa che tale persona riceverà una sostanziale tornare a vantaggio di altri che l’uso o il riconoscimento di il nome o il logo (o linee di prodotto) di tale persona o commerciale in relazione con le attività dell’organizzazione che riceve il pagamento.

Tale uso o riconoscimento non include la pubblicità dei prodotti o servizi di tale persona (inclusi messaggi contenenti linguaggio qualitativo o comparativo, informazioni sui prezzi o altre indicazioni di risparmio o valore, un’approvazione o un incentivo ad acquistare, vendere o utilizzare tali prodotti o servizi).”

Quindi, cosa significa questo per le tue sponsorizzazioni di eventi?

Non dovresti promuovere attivamente i prodotti o i servizi che i tuoi sponsor vendono o cercare di incoraggiare il tuo pubblico a diventare loro clienti.

Va bene riconoscere i tuoi sponsor e far sapere alle persone che stanno sostenendo la tua organizzazione no-profit. Oltre a questo, è più di una zona grigia.

Non si ottiene nei guai se si ritiene di accettare pagamenti pubblicitari, ma il reddito può essere imponibile.

Suggerimento: le restrizioni IRS possono rendere difficile garantire pacchetti di sponsorizzazione di alto livello, ma è ancora possibile farlo adottando un approccio strategico. Ciò comporta la creazione di partnership a lungo termine con le imprese.

Suggerimento bonus: Ringraziando Sponsor

Alla fine di un evento di raccolta fondi, puoi chiamare gli sponsor sul palco per ringraziarti o leggere un elenco dei loro nomi.

A seconda dei pacchetti di sponsorizzazione che stai offrendo, potresti dare la fatturazione migliore a pochi sponsor selezionati ed elencare gli altri.

Dopo l’evento, ringrazia pubblicamente i tuoi sponsor per aver contribuito a renderlo possibile. Grazie note o carte sono un bel modo per farlo. Compito alcuni dei vostri volontari per scrivere e inviare messaggi di ringraziamento nei giorni dopo l’evento.

Suggerimento pro: evidenzia l’impatto reale che il tuo evento di raccolta fondi avrà e il ruolo che i tuoi sponsor hanno svolto in esso. Fai sapere loro cosa sei stato in grado di fare come risultato del loro coinvolgimento. Se gli sponsor possono vedere che stanno facendo la differenza per il vostro lavoro, sono più propensi a comprare un pacchetto il prossimo anno.

Ringrazia anche i tuoi sponsor sui social media. Carica foto dal tuo evento di raccolta fondi, comprese quelle con segnaletica sponsor.

Pro punta: Se i biglietti VIP non fanno parte dei tuoi pacchetti di sponsorizzazione, puoi dare pass gratuiti ad alcuni sponsor come ringraziamento.

Ottenere la sponsorizzazione per gli eventi di raccolta fondi aiuta la tua organizzazione no-profit a coprire i costi di hosting. Può anche consentire di costruire partnership a lungo termine con le imprese.

Garantire le sponsorizzazioni può essere scoraggiante, ma con un piano chiaro e molta persistenza, non è così impegnativo come si potrebbe pensare.

Assicurati di non attraversare la linea sottile tra sponsorizzazione e pubblicità, o potresti essere tassato su alcuni dei fondi raccolti.