Come inviare via e-mail i documenti scansionati dalla stampante?

Come inviare documenti scansionati via email?

Vi mostreremo come cercare ed e-mail i documenti in questo post. Dimostreremo una varietà di strategie, tra cui:

• • Come utilizzare la funzione scan to email sulla stampante
  • Qual è il modo migliore per cercare dal computer?
  • Come utilizzare il telefono per cercare
  • Come inviare un documento come allegato a un’e-mail

Ti mostreremo anche come convertire il tuo documento cartaceo in una versione digitale che tu e il tuo destinatario potete firmare online.

Diamo inizio a questa festa.

È necessario utilizzare la funzione Scansione-e-mail della stampante?

La scansione di un documento e l’invio via e-mail può sembrare un metodo veloce ed efficiente per farlo. Lo è, ma non per tutti i documenti o destinatari.

La possibilità che il documento non raggiunga il destinatario previsto è uno dei principali inconvenienti dell’utilizzo della funzione “scan to email”.

Quando si utilizza la funzione “scan to email”, è più difficile ricontrollare che l’indirizzo email che si sta inserendo sia corretto perché potrebbe non essere visualizzato un messaggio di errore. Non riceverai una notifica se l’indirizzo e-mail del destinatario è cambiato o se la posta in arrivo è completa.

L’indirizzo e-mail di ritorno verrà visualizzato come indirizzo “no-reply”, quindi i destinatari non saranno in grado di rispondere a un messaggio inviato da una stampante. Di solito non puoi personalizzare il tuo post e se i destinatari tentano di contattarti utilizzando l’indirizzo e-mail sul messaggio, non riceverai una risposta.

Se si desidera utilizzare la funzione” scan to email”, si dovrebbe farlo solo quando si può personalmente confermare che l’e-mail è stata inviata al destinatario previsto, e si dovrebbe utilizzare solo per i documenti che non sono realmente rilevanti perché non possono ottenere attraverso il primo tentativo.

Quindi, cosa dovresti fare invece?

L’Alternativa Migliore: Come eseguire la Scansione e-Mail un Documento (Segno+ o Richiedere una Firma) in un Sicuro e Pratico Modo

Qui ci sono un paio di alternative all’utilizzo di “scan to e-mail” la funzione di scansione, e-mail, e anche firmare un documento in linea:

una Scansione del Tuo Documento

Ecco come eseguire la scansione del documento utilizzando qualsiasi scanner o una stampante multifunzione:

Come eseguire la Scansione su Windows?

Non è necessario utilizzare un programma o un software separato per cercare documenti perché Windows ha un metodo integrato per farlo.

Ecco come farlo:

1. Inizia andando al menu Start.
2. Per aprire l’app di scansione, cercarla e fare clic su di essa. Se non riesci a localizzarlo, usa lo strumento di ricerca nell’angolo in basso a sinistra per cercarlo.
3. Quando apri l’app Scan, ti informerà se lo scanner non è collegato, nel qual caso dovresti ricontrollare che sia acceso e collegato correttamente.
4. Scegli lo scanner che utilizzerai dal menu a discesa e il modulo file con cui salverai le scansioni. Se hai solo bisogno di un’immagine, PNG e JPEG sono entrambe scelte comuni.
5. Per iniziare la scansione, mettere il documento a faccia in giù nello scanner, quindi andare a Mostra di più > Anteprima per ottenere un rapido sguardo a esso.
6. Utilizzando la funzione “Mostra altro”, puoi anche regolare le impostazioni dell’immagine (come le modalità colore o scala di grigi e la risoluzione dell’immagine).
7. Attendere che lo scanner completi una scansione di anteprima del documento e lo mostri sullo schermo. Correggere la posizione del documento nello scanner se non è allineato o fuori luogo, quindi visualizzarlo di nuovo in anteprima.
8. È possibile scegliere la regione che si desidera eseguire la scansione facendo clic e trascinando su di essa fino a quando non si è soddisfatti del posizionamento. Selezionare “Scansione” dopo aver selezionato la regione che si desidera eseguire la scansione.
9. Questa procedura deve essere ripetuta per ogni pagina che si desidera scansionare.
10. Attendere il completamento della scansione prima di tentare di digitalizzare il testo.

Ricordarsi di archiviare la carta in un luogo conveniente. Si può anche salvare sul desktop in modo da non dimenticare a questo proposito.

Come eseguire la scansione su un Mac?

Uno strumento preprogrammato per l’utilizzo dello scanner è incluso nel dispositivo Mac. Ecco come metterlo in uso:

1. Prepara le scartoffie.
2. Avvia l’applicazione di anteprima.
3. Scegli lo scanner in File > Importa da Scanner.
4. Se lo scanner non è identificato, verificare che sia acceso e collegato.
5. Apparirà la finestra di dialogo “Importa” e verrà preparata la scansione di anteprima.
6. Ora è possibile scegliere le scelte di scansione. Modificare il colore, il tipo di documento, la scala, l’orientamento e altre informazioni come desiderato.
7. Per iniziare la scansione, premere “Scan”, e l’applicazione vi avviserà quando il documento è stato completamente digitalizzato.
8. Questa procedura deve essere ripetuta per ogni pagina che si desidera scansionare.

Il tuo documento è stato digitalizzato per te. Ricordate dove è stato salvato il testo, o salvarlo sul desktop in modo da poter vedere quando hai finito.

Come eseguire la scansione su iOS?

È possibile eseguire la scansione del documento senza uno scanner utilizzando la fotocamera integrata sul vostro iPhone o iPad. Ecco come farlo:

1. Posizionare la carta su una superficie piana con una buona illuminazione per prepararlo.
2. Sul tuo iPad o iPhone, apri l’app Note.
3. Per aggiungere un documento scansionato a una nota esistente, crearne una nuova o selezionarne una esistente.
4. Nella parte inferiore dello schermo, toccare l’icona della fotocamera.
5. Selezionare “Scansione documenti” dal menu a discesa.
6. Se il dispositivo non avvia immediatamente la scansione, puntare la fotocamera sul documento che si desidera eseguire la scansione e premere il pulsante di scatto per iniziare.
7. Continuare in questo modo con ogni pagina successiva.
8. La carta è stata scansionata e memorizzata in Note.

È possibile inviare le note come una e-mail o condividerli attraverso diverse applicazioni.

Come eseguire la scansione su Android?

Non esiste un programma integrato per la scansione di documenti su Android. È possibile, tuttavia, utilizzare Google Drive per cercare il documento.

Ecco come farlo:

1. Posizionare la carta su una superficie piana con una buona illuminazione per prepararlo.
2. Per creare un nuovo documento, apri l’app Google Drive e tocca l’icona “+” nell’angolo in basso a destra dello schermo, quindi seleziona “Scansione.”
3. Puntare la fotocamera sul documento, allinearlo e premere il pulsante di scatto.
4. Esaminare l’anteprima, ritagliare e regolare le impostazioni come richiesto, o riprendere la scansione toccando “riprendi.”
5. Continuare in questo modo con ogni pagina successiva.
6. Il documento è stato scansionato e salvato in Google Drive.

Puoi inviare una connessione al tuo nuovo documento o aggiungere gli indirizzi email delle persone per accedervi.

E-mail il documento e richiedere una firma (o firmarlo)

Ecco il modo migliore per ottenere il vostro documento digitalizzato firmato online:

Utilizzare il software di firma elettronica

Avrete alcune scelte per ottenere il vostro contratto firmato dopo aver digitalizzato esso. Richiedere una firma tramite un’app di firma online come Signature è un modo semplice e gratuito.

Signature è un programma di firma digitale semplice e potente che consente di creare firme e documenti online legalmente vincolanti. I firmatari non dovranno essere nella stessa posizione per firmare un documento con una firma. Invece, possono accedere con il loro telefono, tablet o laptop tramite Internet.

Signature è un servizio gratuito che ti consente di creare firme elettroniche senza doverti registrare. Puoi firmare il tuo documento online e condividerlo con più persone utilizzando questo metodo.

Ecco come farlo:

1. Registrati per un account di firma gratuito.
2. Seleziona i nomi di coloro che devono firmare il documento dal tuo account.
3. Allega un titolo al documento e un messaggio personalizzato alle persone che lo firmeranno:
4. Scegli come aggiungere i tuoi file scorrendo verso il basso. Puoi caricare file dal tuo dispositivo o sceglierli da un sito Web online, come il tuo account Google Drive.
5. Utilizzando l’editor online, aprire il documento e aggiungere i campi della firma.
6. Inserisci i nomi e gli indirizzi email dei firmatari. Puoi anche scegliere un ordine di firma per loro e Signature invierà i documenti agli utenti in quell’ordine:
7. Dopo aver ricontrollato i tuoi dati, fai clic su ” Invia-Documento.”

È possibile monitorare il documento utilizzando il tuo account di firma una volta che è stato inviato. Si può dire se un destinatario sta prendendo troppo tempo per firmare in questo modo. Non c’è bisogno di chiamare nessuno se stanno prendendo troppo tempo; si può semplicemente inviare loro una e-mail ricordando loro che la loro firma è necessaria.

Quando i firmatari ricevono la carta, Firma li guiderà attraverso il processo di firma, guidandoli attraverso il processo di creazione della propria firma e andando oltre ogni area di firma prima che siano finiti.

Pro:

• • Molto facile da usare
  • Professionale e personalizzato
  • Funziona su qualsiasi dispositivo
  • consente di tenere sotto controllo il processo
  • guida e i firmatari attraverso ogni passo
  • Si può iniziare a gratis

Contro:

• • Nessuna app mobile disponibile (attualmente in fase di sviluppo)

Usa il tuo client di posta elettronica

Puoi anche inviare un documento via e-mail utilizzando la tua app e-mail. Tieni presente che se hai bisogno di firmare il documento, devi farlo prima di inviarlo, firmandolo fisicamente o firmandolo elettronicamente.

Ecco come ottenere la carta alla persona giusta:

1. Apri il tuo account e-mail e accedi.
2. Per iniziare a scrivere una nuova email, seleziona “Nuovo messaggio.”
3. Cerca l’icona “allega allegato” nel nuovo riquadro email. Assomiglia ad una graffetta gran parte del tempo.
4. Trova il tuo file, selezionalo e premi “Invio” dopo aver fatto clic su di esso.
5. È anche possibile trascinare e rilasciare il file scansionato nel browser.
6. Termina il tuo messaggio e fornisci gli indirizzi email dei destinatari.
7. Ora restituirai la tua email con il file scansionato allegato.

Pro:

• • Facile da usare
  • Libero di usare
  • Si può fare dal tuo telefono

Contro:

• • Non ti dice chi ha firmato e chi no
  • Potresti aver bisogno di stampare e firmare il documento prima e chiedere ai tuoi firmatari di fare lo stesso
  • Processo più lento
  • Non professionale come usare una piattaforma specializzata
    

    Come faccio a scansionare dalla stampante alla posta elettronica?

    1. Apri l’app di scansione.
    2. Scansiona il tuo documento.
    3. Salvalo.
    4. Cerca il tuo documento.
    5. Fare clic destro su di esso.
    6. Seleziona “Condividi” e poi “Posta”.
    7. Componi la tua email.
    8. Invia la tua email.

    Qual è la differenza tra scanning e scanning to email?

    Non è necessario alcun altro programma per inviare l’immagine acquisita quando si utilizza l’opzione di stampa” scan to email”. Tuttavia, non è possibile accedere a nessuna delle funzionalità di invio di un’e-mail, come l’inserimento di una nota, l’assicurazione che l’e-mail venga inviata e la modifica dell’immagine prima di inviarla.

    La scansione su e-mail è sicura?

    Certamente no. Non puoi essere sicuro che l’e-mail sia stata inviata correttamente perché hai accesso all’indirizzo e-mail utilizzando la funzione “scansione su e-mail”.

    Inoltre, in base alla progettazione, le stampanti multifunzione inviano e-mail in testo normale. Terze parti collegate alla stessa rete WiFi della stampante potrebbero essere in grado di intercettare questi messaggi.

    Questo è il motivo per cui è possibile utilizzare la funzione “scan to email” della stampante solo per i documenti non riservati che è possibile verificare siano stati inviati correttamente.

    Quante pagine è possibile eseguire la scansione per e-mail?

    È possibile inviare fino a 999 pagine scansionate. Questo numero dipenderà probabilmente dalla memoria e dalla capacità della stampante.

    Come inviare documenti via email?

    1. Apri il tuo account email.
    2. Inizia a comporre un nuovo messaggio.
    3. Trascina e rilascia il documento nel messaggio.
    4. Controlla le tue informazioni e aggiungi l’indirizzo email del destinatario.
    5. Fare clic su ” Invia.”

    Come posso inviare un documento riservato via e-mail?

    Se si desidera un ulteriore livello di protezione per mantenere le informazioni sensibili al sicuro da accessi non autorizzati, è possibile utilizzare la modalità riservata di Gmail. Puoi usarlo per impostare la data di scadenza di un messaggio e persino rimuovere l’accesso ad esso.

    Il messaggio non può essere copiato, inoltrato, stampato o scaricato dai destinatari.

    Come faccio a scrivere un’email con un allegato?

    1. Vai al tuo account di posta elettronica.
    2. Seleziona “Nuovo messaggio”.
    3. Cerca un’icona graffetta e fai clic su di essa per allegare un file.
    4. Cerca il file nelle cartelle del tuo computer. Una volta trovato, fare clic su “Apri” o “Scegli file.”
    5. Continua a scrivere l’email.
    6. Aggiungi un oggetto e l’indirizzo email della persona a cui vuoi inviarlo.
    7. Fai clic su “Invia” quando sei pronto per inviare la tua email.

    Conclusione

    Come abbiamo visto, la scansione dei documenti può essere eseguita in vari modi. È possibile eseguire la scansione e l’e-mail di documenti digitalmente da stampanti multifunzione al tuo iPhone o telefono Android, non importa dove ti trovi.

    Se i documenti hanno bisogno di firme, è sempre possibile utilizzare la firma gratuitamente per ottenere firme legalmente vincolanti.

    Le firme possono aiutarti a convertire i documenti scansionati in documenti pronti per la firma di entrambe le parti. Sarà quindi a piedi i firmatari attraverso il processo di firma, si aggiorna lungo la strada.