Come il tuo team può definire Project Scope

Il processo di gestione del progetto è difficile da padroneggiare, e forse l’unico aspetto che colpisce di più i manager è l’ambito del progetto. La creazione di una carta del progetto o la mappatura del programma del progetto sembrano molto più semplici e più facili da fare rispetto alla definizione dell’ambito.

Ma è un errore non mettere abbastanza tempo e sforzi nell’ambito del progetto. Uno studio di Harvard ha rilevato che il progetto medio ha superato il suo budget del 27%. Se vuoi evitare di fare lo stesso, devi dedicare molto tempo al processo di scoping in modo da non essere sorpreso in seguito.

Se sai che è il momento di affrontare l’ambito del progetto, ecco come puoi mettere al lavoro principi di gestione del progetto e produrne uno che renderà il progetto un successo clamoroso.

Panoramica: Qual è l’ambito del progetto?

Ambito del progetto si riferisce all’elenco di obiettivi, scadenze e attività del progetto. L’ambito del progetto è spesso dettagliato in un documento chiamato istruzione scope o dichiarazione di lavoro.

Disponendo un ambito di progetto in un documento, si fornisce all’intero team una guida su tutti gli aspetti del progetto, dalle attività da completare alle risorse necessarie agli obiettivi da raggiungere. L’ambito del progetto può essere ampliato se deve essere realizzato più di quanto si pensasse in precedenza, e può essere ridotto se il progetto è troppo grande per il team da affrontare.

Un ambito di progetto è una parte importante delle responsabilità del project manager e ti aiuterà a rimanere in attività ed evitare lo scorrimento dell’ambito del progetto.

Come definire l’ambito del progetto

È facile dire cos’è un ambito del progetto, ma non è così facile creare un documento di ambito del progetto. Può avere molti dettagli e parti mobili, e non è qualcosa da prendere alla leggera. Ma se lo scomponi in cinque passaggi, il processo diventa piuttosto semplice.

Passo 1: Definire gli obiettivi

Il primo passo per definire l’ambito del progetto è definire il prodotto finale o gli obiettivi — chiamati anche “deliverables” — del progetto. Devi essere cristallino su ciò che speri che questo progetto realizzerà. È una buona idea per delineare i vostri obiettivi con la SMART regola:

• Specifico (l’ambito di progetto afferma esattamente che cosa il progetto dovrebbe raggiungere)
• Misurabili (l’obiettivo è misurabile non vaga)
• Ottenibile (è ragionevole credere che la squadra potrebbe raggiungere questo obiettivo)
• Realistico (può essere raggiunto abbastanza facilmente senza andare oltre il budget)
• Tempestivo (può essere raggiunto entro l’intervallo di tempo definito)

Suggerimenti per la definizione degli obiettivi:

Definire gli obiettivi è così importante perché dà il tono per il resto dell’ambito del progetto. Qui ci sono un paio di modi è possibile assicurarsi di impostare gli obiettivi giusti.

• Sii flessibile: a volte gli obiettivi possono cambiare o cambiare del tutto nel corso del progetto, e va bene così. Ad esempio, se il vostro obiettivo è quello di costruire una casa a due piani, e si ha la possibilità di costruire un portico se si arriva sotto un certo budget, è ok per fornire spazio per lo scopo di spostare in conformità con i vostri obiettivi.
• Coinvolgere tutti: gli obiettivi non dovrebbero essere sviluppati da una sola persona; tutte le parti interessate dovrebbero valutare e portare la propria prospettiva, che può aiutarti a includere cose che ti sei perso o evitare obiettivi che non dovrebbero essere perseguiti.

Passo 2: Definire potenziali ostacoli

Il passo successivo per una pianificazione efficace del progetto è identificare le aree in cui il progetto potrebbe essere deragliato. Cosa potrebbe minacciare il budget del tuo progetto? Cosa potrebbe causare gravi ritardi?

Ad esempio, se stavi costruendo una piccola casa, potresti incorrere in un problema con il tempo, se ci fossero il doppio dei giorni di pioggia che di solito ci sono in quel periodo dell’anno, questo potrebbe ritardare i tuoi progressi. Oppure, forse il prezzo del legname sale del 5% al momento dell’ordine di una spedizione.

Suggerimenti per la definizione di potenziali ostacoli:

Gli ostacoli possono essere difficili da prevedere, ma è probabile che tu abbia già una buona idea di ciò che è più probabile che vada storto nel progetto, quindi inizia con quello e lavora verso l’esterno.

• Non lasciare nulla fuori: Annotare ogni cosa possibile che potrebbe andare storto con il progetto.
• Avere un piano: redigere un piano di emergenza che stabilisce cosa farai per mitigare le conseguenze per ogni ostacolo, quindi sei pronto se succede.

Passo 3: Identificare le risorse necessarie

Quanti soldi costerà il progetto? Quali forniture sono necessarie? Quante ore di lavoro saranno richieste? Tutte queste domande devono essere risolte in dettaglio. Dovresti fare ricerche approfondite e trovare cifre esatte; supposizioni istruite quasi certamente si tradurrà in superamento dei costi che potrebbero far deragliare l’intero progetto.

Suggerimenti per identificare le risorse necessarie:

Una contabilità accurata delle risorse garantirà che tutti abbiano gli strumenti necessari per mantenere il progetto nei tempi previsti, quindi questo è un passo importante.

• Sii esaustivo: anche piccoli costi possono sommarsi, quindi crea un elenco di tutte le cose possibili che puoi pensare che il progetto avrà bisogno per avere successo.
• Consultare gli altri: Condividi l’elenco che hai creato con altre parti interessate nel progetto per vedere cosa pensano e se hai lasciato qualcosa dalla lista.

Passaggio 4: Fornire una pianificazione milestone

Ora che hai definito gli obiettivi, gli ostacoli e le risorse, puoi mettere insieme una cronologia generale di ciò che puoi raggiungere. È importante mettere da parte pietre miliari specifiche che aiuteranno tutti a monitorare i progressi del progetto.

Ad esempio, se stai costruendo una casa, la prima pietra miliare potrebbe essere quella di gettare le fondamenta, la seconda potrebbe essere quella di erigere la struttura della struttura, la terza potrebbe essere quella di installare impianti elettrici e idraulici e la quarta potrebbe essere la casa completata.

Suggerimenti per fornire una pianificazione milestone:

Venire con le pietre miliari è una parte importante di mettere insieme l’ambito del progetto. Una volta che è a posto, si è quasi finito, ed è tutta una questione di gestione portata piano da qui in poi.

• Allega date a ogni milestone: Non è abbastanza buono avere semplicemente pietre miliari, devi anche allegare date a loro, o non c’è senso di priorità nei tuoi compiti e rischi di non finire il progetto in tempo.
• Avere un piano di emergenza: se si perde una pietra miliare, è necessario disporre di un piano in atto su quali azioni si intraprenderà al fine di raggiungere la prossima pietra miliare in tempo.

Passo 5: Elencare gli stakeholder

Con gli obiettivi del progetto definiti, è giunto il momento di creare un elenco di stakeholder. Uno stakeholder è chiunque abbia un interesse o una preoccupazione nel progetto. Per una società di costruzioni, per esempio, che includerebbe l’amministratore delegato, il direttore finanziario, gli investitori, e il direttore della costruzione.

Elenca tutti gli individui che dovrebbero essere nel ciclo di questo progetto e avere responsabilità significative nell’assicurarsi che il progetto venga eseguito.

Suggerimenti per elencare le parti interessate:

È importante avere un elenco esaustivo di tutte le parti interessate, perché se manchi qualcuno, potrebbe avere importanti ramificazioni sul progetto perché le attività non sono state completate a causa di qualcuno che è stato lasciato fuori.

• Passare attraverso le pietre miliari: Un buon modo per identificare le parti interessate è quello di passare attraverso ogni aspetto della portata del progetto che hai costruito finora. Chiediti quali sono le persone responsabili del raggiungimento di ogni traguardo, dell’acquisizione di ogni risorsa e del superamento di ogni ostacolo. Questo ti aiuterà a evitare di dimenticare nessuno.
• Collegare le parti interessate agli elementi del piano: assegnando nomi a elementi nell’ambito come risorse, attività e pietre miliari, è chiaro quali sono le responsabilità di tutti, il che aiuta il progetto a funzionare in modo più fluido.

Il miglior software di gestione del progetto per project scope management

Creare un ambito di progetto da zero è un po ‘ scoraggiante, ma ci sono molte opzioni software là fuori che possono guidarti. Qui ci sono tre delle migliori opzioni software di gestione del progetto che sono particolarmente efficaci nell’aiutare a lay out un ambito di progetto.

monday.com

monday.com offre un task scheduler con priorità, che consente di tracciare le pietre miliari, e un calendario team condiviso che consente di coinvolgere tutte le parti interessate. Uno strumento di gestione delle risorse aiuta gli utenti a tenere traccia delle risorse del progetto.

È possibile visualizzare tutte le attività e le parti interessate a cui sono associate tramite monday.com il cruscotto.

Podio

Podio ha anche funzioni di priorità e pianificazione delle attività e un modo semplice per inserire nuove attività semplicemente premendo “T” sulla tastiera. Ha anche archiviazione dei documenti, in modo da poter mantenere l’ambito del progetto su file e reporting, in modo da poter raccogliere dati su quanto bene il progetto sta facendo.

La dashboard di Podio rende facile vedere le parti interessate e le attività del progetto.

Scoro

Scoro ha campi personalizzati per consentire di monitorare e gestire le risorse. Ha anche una creazione di attività e sistema di elenco che vi permetterà di gestire le pietre miliari, ed è possibile contrassegnare le parti interessate. Ha anche l’archiviazione dei documenti e la condivisione di file, così come i rapporti di bilancio e cruscotti in modo da poter guardare le finanze.

La dashboard di Scoro mantiene tutti gli aspetti dell’ambito del progetto in un’unica posizione.

E ‘ il momento di creare il proprio ambito di progetto

Ora che sapete che cosa tutto va nella creazione di un ambito di lavoro, è il momento di iniziare a lavorare da soli. Ponetevi queste domande:

• Quali sono le fasi del ciclo di vita del mio progetto?
• Ho già una dichiarazione di ambito del progetto che posso adattare ed espandere?
• Quanto dovrebbe essere ampio o ristretto l’ambito di un progetto, e ho ancora condotto un’analisi dell’ambito del progetto per determinarlo?
• Che cos’è un’area di conoscenza dell’ambito che devo affrontare?

Metti da parte alcune ore nella prossima settimana o due per sederti e seguire i passaggi precedenti. Guarda un esempio di ambito del progetto o due per vedere come gli altri lo hanno fatto. E poi mettiti al lavoro e disegnane uno.