Come funziona PRINCE2?

Nel nostro ultimo post sul blog, vi abbiamo dato una panoramica introduttiva di ciò che è esattamente PRINCE2.

Un framework standardizzato per la gestione dei progetti, “projects in controlled environments”, o PRINCE2 in breve, è il metodo de facto per la gestione e la progettazione di progetti che abbracciano una moltitudine di forme, durata e scopi.

Stabilire un focus sulla produzione del risultato finale, dettare cosa verrà prodotto, quando e da chi, piuttosto che dirigere come dovrebbero essere fatte le cose, rende PRINCE2 altamente malleabile, scalabile e flessibile in molti tipi di progetto e settori.

Ma come funziona PRINCE2?

Per capire come funziona PRINCE2, è prima essenziale capire come i valori fondamentali di PRINCE2 agiscono per definire un progetto. Sotto PRINCE2, un progetto è definito come un’organizzazione temporanea creata per generare uno o più prodotti in conformità con un business case pre-concordato. Il che, in termini di base, significa che PRINCE2 si impegna, attraverso la sua attenzione primaria sul risultato finale, o prodotto aziendale, alla redditività aziendale.

Un progetto PRINCE2 è definito da alcuni parametri, principalmente che:

• progetti sono temporanei
• progetto non di linea di attività
• progetti richiedono risorse
• progetto sono iniziati
• i progetti devono fornire risultati
• progetto di portare un cambiamento
• i progetti sono spesso inter-dipartimentale
• i Progetti devono sempre essere vitali per il business del cliente

L’adattamento per il Progetto PRINCE2 Ambiente

Se un progetto è ritenuto per essere utilizzabile all’interno di una controllata PRINCE2 ambiente di lavoro entro i parametri sopra descritti, il passo successivo è quello di adattare il PRINCE2 metodo per progettare la struttura al fine di ottenere il risultato più forte e di maggior successo.

PRINCE2 structures progetta attraverso una struttura scalabile di tre elementi chiave, ciascuno incentrato sulla creazione di un prodotto finale durevole. I tre elementi sono i 7 principi, i 7 temi e i 7 processi di PRINCE2, che possono quindi essere adattati alle esigenze e all’ambiente specifico del progetto.

La fluidità tra metodo e ambiente è fondamentale. I 7 temi possono essere adattati sia alla forma che alla portata di un progetto, o la terminologia di PRINCE2 può essere paragonata alla lingua esistente all’interno dell’ambiente del progetto, riducendo il numero di prodotti di gestione fino a quando non rimangono solo i più intrinseci, come il diario del progetto, il rapporto sullo stato del progetto e il rapporto Allo stesso modo, i ruoli e i processi all’interno di PRINCE2 possono essere ridotti o personalizzati.

Solo i principi di PRINCE2 devono rimanere invariati in tutti i progetti.

Un’introduzione i PRINCE2 Principi, temi e processi

I principi, temi e processi di PRINCE2 agire come una linea guida per mantenere il vostro progetto sotto controllo, che è fondamentalmente ciò che PRINCE2 è stato creato per raggiungere. I 7 principi, temi e processi sono in gran parte inestricabili, ciascuno aiutando a informare e definire l’altro, costruendo il nesso della metodologia PRINCE2. I 7 principi di base, come la giustificazione aziendale e la gestione attraverso l’eccezione, edificano i 7 temi, nella gestione del rischio o nella pianificazione, che aiutano, a loro volta, a definire i 7 processi.

I 7 principi di base in PRINCE2

I 7 principi di PRINCE2 sono l’unica parte del framework che deve essere applicata rigidamente, al fine di utilizzare il framework PRINCE2 su un progetto. Essi fungono da fondamento necessario per la costruzione del quadro.

1.Giustificazione aziendale continua

Prima dell’inizio del progetto, devono essere decisi gli obiettivi e il valore atteso del progetto. Questi vengono poi utilizzati per giustificare la continuazione del progetto, attraverso una valutazione coerente dello stato di avanzamento del progetto in conformità con gli obiettivi sia del progetto, e il business.

2.Imparare dall’esperienza

PRINCE2 richiede la tenuta di un diario di esperienza in cui vengono registrati rischi, problemi, errori commessi, buone esperienze, nuove idee e miglioramenti. Fungendo da base di un rapporto di esperienza al culmine del progetto, il diario aiuterà te e il tuo team nella gestione dei progetti futuri.

3.Ruoli e responsabilità definiti

All’interno di un progetto PRINCE2, vengono riconosciuti tre stakeholder, ognuno con interessi diversi nel progetto: imprenditori, fornitori e utenti. L’imprenditore agisce come sponsor del progetto con l’aspettativa di un’utilità; l’utente lavora e valuta i risultati; e il fornitore produce i risultati. In ogni progetto PRINCE2, ci sono chiaramente definiti ruoli e responsabilità che marcia verso la rappresentazione accurata dei rispettivi interessi. Questi stakeholder comprendono quindi il comitato direttivo, che prende le decisioni importanti riguardanti il progetto.

4.Supervisionare le fasi di gestione

Accanto alle fasi di pianificazione, esecuzione e supervisione del framework, PRINCE2 si integra con una moltitudine di fasi di gestione che richiedono pianificazione e budget. Utilizzando il business case, il comitato direttivo impone l’attuazione della fase successiva, compresa la pianificazione, compreso il budget, per esso. Per ogni fase è previsto un piano di fase necessario che si collega al piano di progetto per essere reso accessibile al team di progetto.

5.Gestione per eccezione

Gestione per eccezione è una struttura di progetto che offre uno standard più elevato di gestione del rischio. Definire una durata, un costo, un ambito e un rischio impostati e un intervallo di tolleranza accettabile, a ciascun livello della struttura di gestione gerarchica e implementare una politica di escalation se uno di questi gradi di tolleranza o violato. PRINCE2 garantisce un maggiore livello di controllo sull’esecuzione del progetto.

6.Focus sui prodotti

L’obiettivo di PRINCE2 è quello di creare risultati, che sono all’interno del quadro, chiamati prodotti. Non stipulando la logistica della consegna del prodotto, ma concentrandosi invece sulla qualità, PRINCE2 può essere facilmente combinato con altre metodologie o approcci di gestione del progetto, come Agile – ed è applicabile universalmente.

7.Adattandosi alla situazione del progetto

PRINCE2 non è un approccio unico alla gestione del progetto, il metodo deve essere adattato e applicato a beneficio della situazione specifica del progetto. In collaborazione con project manager formati o esperti di PRINCE2, accanto alle linee guida di adeguamento fornite da PRINCE2, il comitato direttivo effettuerà le necessarie riconciliazioni con i temi e i processi di PRINCE2.

I 7 temi in PRINCE2

I 7 temi sono aree di conoscenza richieste che sono necessarie per prendere in considerazione per tutta la durata del progetto. Riguardano le risposte a domande come: perché, chi, cosa, quando, come e se, quali sono gli effetti di, dove stiamo andando e dove vogliamo andare?

1.Business Case

Il business case riguarda il “perché” del progetto. Guidando la struttura e la pianificazione del progetto, il business case è impostato dagli stakeholder e dovrebbe essere aggiornato in ogni fase della gestione, diventando più dettagliato al fine di avvicinare il progetto alla realtà.

2.Organizzazione

Descrivendo i ruoli e le responsabilità che devono essere nominati e regolati durante il progetto PRINCE2, l’organizzazione riguarda il ” chi ” del progetto. L’organizzazione delega i compiti e definisce il livello di tolleranza a cui i compiti devono essere eseguiti, impiega la gestione per eccezione e naviga le interazioni tra progetto e business.

3.Qualità

La qualità rappresenta una comprensione universale dell’obiettivo del progetto, che abbraccia il team di progetto, il management e le parti interessate. Senza una chiara articolazione dei criteri che costituiscono il successo del progetto e la consegna del prodotto, un progetto rischia di fallire. Il ‘cosa’ del progetto.

4.Piani

I piani standardizzati sono essenziali per il funzionamento dei progetti PRINCE2, dai piani di progetto ai piani di squadra, e dettagliano il come e il quando del progetto. Dal micro al macro, i piani consentono il controllo del risultato del progetto.

5.Rischi

Poiché i progetti sono temporanei e tendono ad accadere solo una volta, contengono un’alta percentuale di incertezza sul loro esito. La gestione per eccezione e la valutazione continua del progetto mitiga le potenzialità del rischio attraverso un monitoraggio costante.

6.Modifiche

Le modifiche riguardano gli effetti che i possibili problemi possono avere sul progetto e il modo in cui dovrebbero essere trattati – ponendo la domanda: “cosa accadrebbe se?”Conformemente alla struttura di gestione dei progetti PRINCE2, le modifiche significative dovrebbero essere comunicate al comitato direttivo.

7.Progress

Il tema che riguarda la valutazione costante della realizzabilità del piano di progetto e dei risultati prescritti, attraverso un processo decisionale strutturato, il monitoraggio dei risultati e il processo di escalation gestionale.

I 7 processi di PRINCE2

I processi di PRINCE2 dovrebbero dirigere la produzione dei risultati e strutturare gli obiettivi del progetto.

1.Preparazione di un progetto

La prima fase del progetto avviene prima dell’inizio del progetto, chiedendo se il progetto è persino realizzabile se valutato insieme ai risultati desiderabili e ai costi e alla portata previsti del progetto. La preparazione del progetto dovrebbe essere istituita dal mandato del progetto, emesso dai leader del progetto, che articola i compiti associati nella configurazione del progetto, inclusa la denominazione dei project manager. Che creerà quindi un piano che descrive l’avvio del progetto, la fase di avvio, da dare al comitato direttivo, insieme a una raccomandazione sull’opportunità di continuare o desistere.

2.Dirigere un progetto

Dopo che il progetto è stato avviato, inizia la fase direttiva. Il comitato direttivo guida il progetto a livello macro, mentre i project manager svolgono le attività di gestione quotidiane. In circostanze eccezionali, o in caso di superamento di un livello di tolleranza, solo allora un comitato direttivo può intervenire nella micro esecuzione del progetto.

3.Avvio di un progetto

L’obiettivo principale della fase di avvio è quello di creare una base per il comitato direttivo per prendere una decisione in merito all’autorizzazione o al rifiuto del progetto proposto. Poiché il finanziamento del progetto richiede un’attenta pianificazione e una valutazione dettagliata, deve avvenire un’analisi degli stakeholder, accanto alla creazione della pianificazione del progetto, del sistema di fase e delle strategie di rischio, comunicazione e integrazione. La documentazione di progetto viene anche creata, attraverso un accordo tra i responsabili del progetto e il comitato direttivo.

4.Controllo di uno stadio

Dirigere o controllare uno stadio si riferisce al lavoro a livello del suolo del project manager. Dall’autorizzazione e valutazione dello stato dei pacchetti di lavoro, al mantenimento di una comunicazione coerente con il comitato direttivo e alla valutazione dei rischi potenziali – escalation o introduzione di azioni correttive se necessario – il processo di controllo di una fase è completo.

5.Gestione di una consegna del prodotto

Tutti i risultati generati da un progetto PRINCE2 sono indicati come prodotti, che possono essere distinti tra prodotti di gestione che vengono utilizzati all’interno del progetto per dirigerlo, e prodotti specializzati, o tutti i risultati del progetto. Durante questo processo, il team manager si assume la responsabilità di fornire pacchetti di lavoro e vengono definite le strategie attraverso le quali il progetto e i team manager interagiscono. Questo processo è dove viene utilizzata la maggior parte delle risorse ed è un processo di assistenza al processo di “dirigere una fase”.

6.Gestione dei limiti di fase

I progetti PRINCE2 sono diretti attraverso le fasi di gestione e sono pianificati e promulgati dal project manager. Ogni fase entra in gioco quando la fase precedente ha iniziato a chiudere e costantemente valutato per aggiornare il piano di progetto e il comitato direttivo. Le fasi sono il modo in cui viene valutato il progresso del progetto. Se i livelli di tolleranza vengono violati, le procedure correttive possono essere implementate attraverso l’eccezione.

7.Chiusura di un progetto

Anche se un progetto è stato chiuso prima di concludersi correttamente, in ogni progetto PRINCE2, il processo di chiusura verrà sempre completato. Eseguito dal project manager, richiede che valutino e concludano il documento delle esperienze, consegnandole all’organizzazione della linea e creino una raccomandazione per il comitato direttivo per chiudere il progetto.

Al termine del progetto, viene elaborato un piano di revisione, viene eseguito un processo di guida, la conclusione del progetto viene annunciata ufficialmente e il comitato direttivo si scioglie.