Come fare un programma di manutenzione preventiva

Abbiamo tutti sentito la frase, “se non è rotto, non risolverlo.”

Fortunatamente, gli inventori dello smartphone, dell’auto elettrica e dell’aria condizionata centralizzata non hanno mai preso troppo sul serio l’adagio! Sfortunatamente, e un po ‘ ironicamente, i responsabili della manutenzione spesso applicano il consiglio letteralmente a loro discapito.

Gli studi suggeriscono che un’ora di inattività costa ai produttori industriali tra $10.000 e $250.000. I programmi di manutenzione puramente reattivi sono costosi, stressanti e richiedono molto tempo. Questo è il motivo per cui i reparti di manutenzione best-in-class mirano a raggiungere un rapporto ideale di 80: 20 manutenzione preventiva (PM) per la manutenzione reattiva. I programmi strategici di manutenzione preventiva hanno dimostrato di ridurre i tempi di inattività non pianificati, aumentare l’efficienza operativa e ridurre le spese di manutenzione associate a riparazioni non pianificate.

L’avvio di un programma di manutenzione preventiva di successo da zero comporta diversi passaggi, tra cui l’acquisizione di inventari di asset, l’analisi di criticità e la determinazione di indicatori chiave di performance (KPI) per misurare il successo. In questo articolo, cammineremo attraverso i punti salienti con l’accento su come rendere i programmi di manutenzione preventiva per l’organizzazione.

Come Fare un Programma di Manutenzione Preventiva

che Cosa È un Programma di Manutenzione Preventiva?

Un programma di manutenzione preventiva è un piano per l’organizzazione delle risorse aziendali per garantire che le attività di manutenzione vengano eseguite in base a specifici trigger di tempo o utilizzo. L’obiettivo primario della manutenzione preventiva è quello di mantenere le risorse in condizioni di lavoro ottimali.

La creazione di un programma di manutenzione preventiva comporta il coordinamento di materiali, attrezzature e tempi per il completamento delle attività. Comporta anche determinare chi dovrebbe svolgere quali compiti e come dovrebbero farlo. Pianificatori di manutenzione dedicati, supervisori di manutenzione e pianificatori di manutenzione sono i membri del team più spesso responsabili dello sviluppo di programmi PM.

Detto questo, non confondere la pianificazione della manutenzione con la pianificazione della manutenzione. Sebbene i due processi si supportino a vicenda, non sono sempre completati dallo stesso individuo. La pianificazione della manutenzione si concentra su ciò che deve essere fatto e come. Pianificazione della manutenzione, d’altra parte, dettagli su chi eseguirà le attività di manutenzione consigliate e quando.

Programmi di manutenzione preventiva fissi e flottanti

Programmi di manutenzione preventiva efficaci aiutano i gestori delle strutture ad allocare in modo efficiente le risorse di manutenzione, a mantenere efficacemente le risorse e a pianificare in modo appropriato per l’anno a venire.

Quando si effettua un programma di manutenzione preventiva, si hanno due opzioni principali: pianificazione PM fissa e mobile.

1. Programmi PM fissi

Un programma di manutenzione preventiva fisso è un piano di manutenzione ordinaria programmato in base all’utilizzo specifico dell’apparecchiatura o all’intervallo di tempo. I programmi PM fissi si concentrano sulle attività pianificate future, indipendentemente dal fatto che le attività precedenti siano state completate o meno.

Ad esempio, le attività pianificate il lunedì vengono sempre eseguite il lunedì indipendentemente dal fatto che il tecnico abbia completato l’attività assegnata della settimana scorsa. Gli scheduler di manutenzione possono anche basare PMS ricorrenti su specifici intervalli di utilizzo o trigger.

ES: Pianifichi che i veicoli della tua flotta vengano sottoposti a manutenzione ogni 3.000 miglia. Una volta che un contachilometri raggiunge i 3.000, si crea un ordine di lavoro per un cambio olio di routine e il controllo delle prestazioni. Il prossimo cambio dell’olio del veicolo avverrà in altre 3.000 miglia. Non importa quanto tempo ci vuole il driver per raggiungere il chilometraggio. Questo è un programma PM fisso basato su intervalli di utilizzo.

2. Pianificazioni PM fluttuanti

Una pianificazione di manutenzione preventiva fluttuante è un piano di manutenzione basato sulla tempistica delle attività PM precedenti. Le pianificazioni PM mobili sono informate dalla cronologia di utilizzo o manutenzione passata di una risorsa.

Ad esempio, supponiamo di avere una pianificazione PM di 30 giorni per una macchina. Si assegnerà il prossimo PM della risorsa 30 giorni dal completamento dell’ultima attività PM. In altre parole, l’ordine di lavoro successivo non verrà attivato fino a quando l’ordine di lavoro precedente non sarà stato completato e chiuso. Le pianificazioni PM flottanti richiedono una maggiore diligenza rispetto alle pianificazioni PM fisse per il monitoraggio del completamento delle attività di manutenzione.

ES: Si pianifica un sistema HVAC per la manutenzione ogni 100 ore di funzionamento. Si ritarda la manutenzione fino a dopo la 120a ora. Pertanto, il tuo prossimo ordine di lavoro verrà attivato dopo 220 ore dal PM originale. Il sistema inizia a contare le 100 ore dopo la chiusura dell’ordine di lavoro precedente (alla 120a ora). Se il sistema HVAC fosse su un programma fisso, verrebbe comunque attivato per la manutenzione dopo 200 ore.

Come Fare (e Attuare) un Programma di Manutenzione Preventiva

La chiave per creare con successo un programma di manutenzione preventiva è individuare il giusto intervallo di manutenzione per ogni attività. Ciò consente di massimizzare le risorse riducendo al contempo la possibilità di guasti imprevisti.

Ecco la nostra guida passo-passo su come realizzare un programma di manutenzione preventiva efficace:

1. Inventario risorse

Crea un inventario delle risorse più importanti della tua organizzazione. Questi sono i pezzi di equipaggiamento che dovrebbero ricevere prima di tutto la manutenzione preventiva. Questo esercizio vi aiuterà a evitare di ritardare la manutenzione per alcune attività, soprattutto se si utilizza un programma PM fluttuante.

Registra i seguenti dati per ogni asset:

• marca e modello
• numero di Serie
• Specifiche tecniche e le capacità
• numero di Unità
• Categoria
• Posizione
• utenti Primari
• Parti

È possibile utilizzare un foglio di calcolo o un computerizzato sistema di gestione della manutenzione (CMMS) per catalogare la vostra attività non valide. Si consiglia di adottare una piattaforma user-friendly come MaintainX per mantenere i record di asset, i dati di riferimento incrociato, e raccogliere intuizioni di risparmio sui costi nel tempo.

2. Determinare le priorità

È importante ricordare che la maggior parte delle risorse della struttura non deve essere programmata per la manutenzione preventiva. Eseguire esclusivamente PM su grandi inventari di asset non è realistico per la maggior parte delle organizzazioni. Inoltre, l’esecuzione di PM su articoli economici, non critici e facilmente riparati è uno spreco. Un modo per determinare le priorità del PM è condurre un’analisi di criticità.

Un’analisi di criticità è un esercizio che comporta la classificazione delle attività in base al loro potenziale di rischio in diverse categorie, tra cui operativa, finanziaria, ambientale e salute e sicurezza. Questo processo è vantaggioso per le organizzazioni con diverse risorse complesse perché rimuove pregiudizi personali dall’equazione.

Le analisi di criticità consentono ai manager di classificare, assegnare priorità e pianificare i PMS con obiettività. Le attività con rating di criticità più elevati dovrebbero avere la massima priorità. Utilizzare le seguenti domande come launchpad quando si valuta la criticità degli asset:

• Quali asset sono fondamentali per la produzione e la sicurezza?
• Quali beni richiedono una manutenzione regolare?
• Quali beni hanno costi elevati di riparazione e sostituzione?

Dare la priorità alle risorse che sono fondamentali per la produzione, richiedono una manutenzione regolare o hanno elevati costi di riparazione e sostituzione quando si effettua il programma di manutenzione preventiva. Ricorda: è più conveniente posizionare risorse non critiche e meno recenti su programmi di manutenzione reattivi. Si potrebbe essere la loro sostituzione presto, dopo tutto.

3. Identificare intervalli PM ideali

Naturalmente, la manutenzione preventiva non è priva di potenziali svantaggi. Senza una pianificazione adeguata, si rischia di sprecare risorse preziose in ispezioni e riparazioni non necessarie. Il mantenimento eccessivo delle risorse può essere altrettanto dispendioso quanto il loro mantenimento insufficiente! Evita di esagerare identificando i rapporti PM ideali per le tue singole risorse.

I tre metodi principali per determinare gli intervalli di PM includono:

• Manuali di consulenza del produttore di apparecchiature per istruzioni di manutenzione consigliate, orari e utilizzo di pezzi di ricambio critici

• Revisione dei dati storici di manutenzione per approfondimenti sui modelli di errore passati

• Chiedere agli operatori e ai tecnici delle macchine informazioni sui comportamenti degli asset

4. Pianifica gli ordini di lavoro ricorrenti

Secondo l’indagine sulla manutenzione degli impianti 2019, il 45 e il 39% delle strutture si basano ancora su fogli di calcolo e documenti cartacei interni, rispettivamente, per la pianificazione della manutenzione.

Poco queste organizzazioni sanno quanto sia più facile il CMM giusto può rendere la loro pianificazione della manutenzione. Le moderne piattaforme CMM basate su cloud sono scalabili, convenienti e di facile utilizzo. Il software consente di automatizzare sia i programmi di manutenzione a lungo termine che i programmi a breve termine basati su attività trimestrali, mensili, settimanali e giornaliere.

CMMS consente anche di catturare piccole attività di manutenzione che spesso cadono attraverso le fessure e passano inosservate. Ciò consente ai team di mantenere i backlog a livelli gestibili. Funzionalità aggiuntive come la gestione dell’inventario, il cross-referencing delle risorse, il commento degli ordini di lavoro, la chat di squadra e il reporting avanzato rendono MaintainX uno strumento rivoluzionario per i team di manutenzione di tutte le dimensioni.

5. Monitorare i Progressi

Infine, monitorare periodicamente l’avanzamento di programmi di manutenzione e di identificare le aree di miglioramento. Soprattutto, valuta quanti PMS il tuo team ha completato da quando hai creato i tuoi programmi di manutenzione iniziali. Inoltre, sono disponibili diverse metriche per monitorare lo stato di avanzamento del programma PM, tra cui:

• Tempo medio tra guasto (MTBF): MTBF è il tempo medio tra le disaggregazioni delle attività. Utilizzare MTBF per misurare le prestazioni, la progettazione e la sicurezza delle risorse critiche. La formula per calcolare MTBF è: numero di ore operative ÷ numero di guasti.

• Percentuale di manutenzione pianificata (PMP): PMP misura quante attività di manutenzione pianificata sono state completate rispetto al numero complessivo di attività di manutenzione. Utilizza PMP per misurare l’efficacia della pianificazione PM e identificare le opportunità per ridurre al minimo la manutenzione reattiva.

• Percentuale critica di manutenzione programmata (SMCP): Questa metrica misura il ritardo di un’attività di manutenzione ricorrente in relazione alla frequenza con cui dovrebbe essere eseguita. SMCP aiuta a determinare le attività di manutenzione scadute mature per la definizione delle priorità. La formula per calcolare SMCP è: (numero di giorni in cui un’attività è in ritardo + lunghezza del ciclo di manutenzione) ÷ lunghezza del ciclo di manutenzione x 100.

• Conformità alla manutenzione preventiva (PMC): questa metrica misura quante attività pianificate sono state completate in un determinato periodo. È anche utile per determinare l’efficacia del programma PM. La formula per calcolare PMC è: numero di PMs completati ÷ numero di PMs programmati x 100.

• OEE (Overall Equipment Effectiveness): OEE misura il livello di produttività di un asset. Combina la disponibilità degli asset, le prestazioni e la qualità della produzione per determinare l’efficienza di un asset in produzione. Un asset con un OEE del 100% non presenta tempi di inattività non pianificati (disponibilità), produce il più velocemente possibile (prestazioni) e non presenta difetti (qualità). Ecco un articolo su come calcolare OEE.

Utilizza le metriche che si allineano più strettamente con gli obiettivi O &M come benchmark di successo.

Suggerimenti finali per il successo della pianificazione PM

La pianificazione della manutenzione preventiva non è scienza missilistica. Tuttavia, diverse sfide possono interrompere i flussi di lavoro, ridurre la conformità alla pianificazione e creare colli di bottiglia se non navigati in modo proattivo. Alcuni fattori comuni che interrompono i programmi PM sono:

• Scarsa comunicazione all’interno del team
• Inefficiente gestione inventario
• Incomprensioni con i terzi contraenti
• problemi di comunicazione con i fornitori
• la Mancanza di competenze per compiti specializzati

Prendendo il tempo per sviluppare centralizzata, sistemi di comunicazione, dipendente di programmi di formazione continua, e chiare procedure operative standard (Sop) per impostare la tua squadra per il successo.

Modello di programma di manutenzione preventiva

Clicca qui per scaricare il modello.

Semplificare la pianificazione PM con MaintainX

Un efficace programma di manutenzione preventiva contribuirà a migliorare la durata delle risorse critiche, ridurre al minimo i costi operativi e migliorare significativamente le operazioni di manutenzione complessive. Speriamo che questo articolo abbia fornito un percorso semplice per lo sviluppo di programmi PM efficaci.

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