Come fa un’azienda a diventare certificata ISO 9001 (Guida completa)

In che modo un’azienda diventa certificata ISO 9001?

1. Imparare Tutto Su ISO 9001
2. Preparare la Tua Squadra
3. Fare un Piano
4. Ottenere i Documenti in Ordine
5. Implementare il Nuovo Sistema
6. Eseguire un Audit Interno
7. Preparare per la Registrazione di Controllo
8. Mantenere il Successo e Continuare a Migliorare

Qualsiasi esperto di Qualità ISO Manager vi dirà – il segreto per una pianificazione di successo ISO attuazione è quello di rompere il processo nei punti trattabili e ottenere il sostegno del top management, per il piano di progetto.

1 Scopri tutto su ISO 9001

Quando si tratta di fare un grande cambiamento nella vostra organizzazione, la conoscenza è potere. ISO 9001 può essere difficile da afferrare. I requisiti che stabilisce sono numerosi, ma sono tutti lì per un motivo. Prima di intraprendere qualsiasi passo verso la certificazione è fondamentale che tu sappia esattamente cosa ti viene chiesto.

Dovresti decidere prima di tutto che tipo di approccio vuoi adottare per la certificazione. Questo ti aiuterà nel tuo viaggio verso la certificazione. Ci sono alcuni modi in cui puoi implementare ISO 9001 nella tua azienda:

1. Implementazione interna-Le persone all’interno della tua azienda impostano ISO 9001 come meglio si adatta alla tua organizzazione.
2. Assumere un consulente – Qualcuno dall’esterno entra per aiutare a impostare ISO 9001. Il costo è più alto e perché non conoscono il tuo business dentro e fuori a volte i processi risultanti non sono la soluzione migliore.
3. Template o Kit di certificazione-Un kit pre-made che aiuta quelli all’interno della vostra azienda in modo più semplice ed efficiente implementare ISO 9001.

L’approccio più popolare di gran lunga è quello di implementare ISO 9001 in-house. Indipendentemente dal fatto che un’azienda scelga o meno di acquistare un modello ISO o un kit di certificazione, dipende da loro. Questi kit sono relativamente poco costoso, e un grande risparmio di tempo se non c’è bisogno di avere qualsiasi tipo di esperienza precedente, tuttavia, se si può sentire di avere una buona presa abbastanza sui materiali per essere in grado di fare tutto da soli. Con tutti i mezzi, andare per esso!

Una grande parte di familiarizzare con ISO 9001 è capire i requisiti che devi soddisfare e come si relazionano con la tua azienda. Questi requisiti sono suddivisi in sezioni nello standard. Con queste sezioni, è possibile separare facilmente i processi all’interno dell’organizzazione in quale sezione dei requisiti a cui si applicano.

Le sezioni 4-10 sono quelle a cui dovresti prestare attenzione per trovare i requisiti dello standard.

Le Sezioni di ISO 9001

1. Ambito di applicazione Il campo di applicazione della norma
2. Riferimenti Normativi i Riferimenti per sostenere gli standard
3. Termini e Definizioni I termini che troverete nella standard
4. Contesto dell’organizzazione – Accuratamente allineare gli obiettivi di business e di intenti con il sistema di gestione della qualità
5. Leadership – assicurare il pieno impegno del Top Management
6. Progettazione – Fare un piano per la qualità sistema di gestione per affrontare i rischi, le opportunità, le modifiche, e obiettivi
7. Supporto – Quali risorse sono necessarie per il sistema di gestione della qualità
8. Operazione – I processi necessari per soddisfare i requisiti per i prodotti e servizi
9. Valutazione delle Prestazioni – Monitorare, misurare, analizzare e valutare il sistema di gestione della qualità
10. Miglioramento – migliorare Continuamente il sistema di gestione della qualità

2 Prepara la Tua Squadra

Si dovrebbe decidere su una persona dell’organizzazione che sarà il portare durante tutto il processo di certificazione. Questa persona è generalmente un responsabile della qualità o un leader che è già incredibilmente familiare con il modo in cui le funzioni dell’organizzazione. Il vostro leader sarà conosciuto come il vostro rappresentante di gestione.

Il Rappresentante della Direzione sarà responsabile dell’intera implementazione della norma ISO 9001 nella vostra azienda. Dovrebbero avere l’autorità appropriata per apportare modifiche alle operazioni e avere una forte conoscenza della ISO 9001 e di come funziona per la tua azienda.

Se la vostra azienda ha più di una sede fisica, un rappresentante della direzione dovrebbe essere nominato in ciascuno di essi. Un rappresentante principale della gestione aziendale supervisionerebbe i progressi di tutti i rappresentanti della gestione locale per garantire che stiano facendo il loro lavoro.

Oltre alla persona migliore, ogni membro del tuo Top Management team dovrebbe essere al 100% a bordo con il cambiamento che sta per accadere. Si dovrebbe avere il sostegno e la comprensione di ogni membro della leadership. Questo è fondamentale per una transizione graduale.

La base del tuo passaggio a un sistema conforme a ISO 9001 è supportata dal tuo Top Management. Formazione sarà necessaria per garantire che sanno esattamente che cosa è accadrà.

Top Management Formazione Dovrebbe Includere

1. Interno, operative, di marketing e benefici della norma ISO 9001
2. I costi e le risorse necessarie per la certificazione ISO 9001
3. Come saranno colpiti e che il coinvolgimento è previsto di loro

Dopo Top Management è pronto a muoversi in avanti, si dovrebbe coinvolgere e informare il resto dei vostri dipendenti. L’implementazione ISO 9001 influirà su ogni livello della tua azienda e sui processi che la rendono operativa. È meglio lasciare che tutti coloro che lavorano su questi processi sappiano presto cosa stanno cercando e ottenere il loro sostegno.

La formazione dei dipendenti dovrebbe includere

1. Come ottenere la certificazione ISO 9001 funziona
2. Come beneficeranno loro e il loro lavoro
3. Cosa ci si aspetta da loro dai loro leader

Il supporto di tutti i dipendenti è fondamentale per il successo di ISO 9001. Se si sentono minacciati da un cambiamento che non sapevano stava arrivando possono diventare più di un ostacolo che un aiuto. Dovresti avere incontri e seminari con gruppi di dipendenti provenienti dai diversi settori della tua attività e presentare tutte le informazioni necessarie in un modo che possano capire.

3 Crea un piano

Costruisci un piano di progetto ISO 9001. Il buy-in del top management è essenziale non solo per pianificare le revisioni della gestione, ma per garantire che l’intero processo proceda in modo più fluido.

Un piano è meglio creato quando si dispone di una squadra in atto che è in grado di raggiungere i vostri obiettivi. Il tuo team dovrebbe essere composto da manager delle diverse aree della tua azienda che hanno l’autorità di implementare il cambiamento nella loro area. Saranno tutti sotto il vostro rappresentante di gestione.

Avere una squadra sul posto renderà il raggiungimento della certificazione molto più facile. Essi saranno ciascuno hanno stabilito le responsabilità ed essere in grado di mantenere tutti nella loro zona sul compito. Il team si riunirà regolarmente durante l’implementazione per monitorare i progressi, allocare risorse, rispondere alle domande e coordinare tutti gli aspetti del nuovo sistema di gestione della qualità.

Una volta che sai come stai già facendo, è il momento di sedersi e fare un piano per il futuro. Dovresti creare una linea temporale per l’implementazione con date e scadenze impostate per fare le cose. Con una linea temporale impostata, puoi più facilmente rimanere in attività senza altre cose che attirano la tua attenzione.

Una gap analysis è un buon modo per vedere come il sistema che hai già in atto si confronta con lo standard ISO 9001. In questo modo si sarà in grado di fare liste di ciò che è già in atto e ciò che deve essere messo in atto al fine di soddisfare i requisiti. Potresti essere in grado di creare elenchi di cose da fare per ogni sezione dello standard.

Ci sono molte liste di controllo di gap analysis disponibili online (scopri i nostri strumenti di Gap Analysis) che possono essere utili alla tua azienda quando si tratta di scoprire come si impila contro ISO 9001 nel tuo stato attuale. Si potrebbe anche assumere un revisore e far loro sapere che si desidera vedere quali parti del sistema sono già soddisfare i requisiti.

4 Ottenere i documenti in ordine

Sviluppare la documentazione può essere un compito noioso, uno che molte persone non saranno in attesa di. Ci sono molti requisiti tecnici per la documentazione all’interno dello standard ISO 9001 che probabilmente significa che hai un sacco di rielaborazioni da fare.

È essenziale che la documentazione sia sviluppata in conformità con i requisiti ISO 9001, e non solo ai fini della ricerca della certificazione. Con istruzioni e procedure correttamente scritte e disponibili diventa molto più facile introdurre nuovi processi nella piega. Tutti possono beneficiare di una documentazione adeguata.

Poiché è all’inizio del processo, preparare tutta la documentazione può apparentemente rallentare il processo fino a una brusca frenata. Ci sono modi per accelerarlo. È possibile acquistare modelli già pronti che rendono l’immissione delle informazioni semplice e veloce. Oppure puoi creare modelli personalizzati che soddisfino le esigenze della tua azienda.

Documentazione Richiesta dalla Norma ISO 9001

1. Politica di Qualità
2. Obiettivi di Qualità
3. Mappa
4. Istruzioni
5. Procedure
6. Moduli
7. Il campo di applicazione del Sistema di Gestione della Qualità

Tutta la documentazione deve essere specifico per la propria organizzazione e del tutto pertinente. Dovrebbe anche essere scritto in modo chiaro che è facile da navigare e capire. I documenti dovrebbero essere facili per tutti all’interno dell’azienda per ottenere l’accesso a se ne hanno bisogno.

Sarà necessario disporre di un sistema di controllo per la documentazione che mostri i record di approvazione, aggiornamenti e revisioni dei documenti. Solo la versione più recente di qualsiasi documento dovrebbe essere disponibile per i dipendenti di accedere, dando loro solo le informazioni di cui hanno bisogno.

5 Implementare il nuovo sistema

E ‘ ora di iniziare a mettere il nuovo sistema in azione. Inizierai a seguire i piani attentamente stabiliti che hai fatto per passare al sistema di gestione della qualità di cui hai bisogno. È importante fare questa parte un passo alla volta.

L’implementazione di un nuovo sistema influenzerà probabilmente ogni singolo dipendente all’interno della tua organizzazione e il modo in cui conducono il tuo lavoro. Includere i dipendenti nello sviluppo di istruzioni di lavoro quando possibile. In questo modo, se vengono modificati in qualche modo per soddisfare i requisiti, saranno in su di esso fin dall’inizio. È più probabile che capiscano cosa viene loro chiesto se hanno una mano nello sviluppo.

Durante il processo di implementazione, è necessario condurre una serie di revisioni di gestione. Queste recensioni prenderanno l’output di quali modifiche apportate e dove possono essere apportati miglioramenti. Utilizzare tutte le informazioni che avete a portata di mano da ogni processo che contribuisce al vostro sistema di gestione della qualità. Sempre trovare il modo per renderlo migliore.

6 Eseguire un audit interno

Durante l’implementazione e anche dopo la certificazione è necessario eseguire audit interni per garantire che il sistema di gestione della qualità soddisfi i requisiti. Questi audit sono eseguiti da uno o più membri del proprio personale che sono stati addestrati a farlo.

Formazione di un dipendente a fare un audit interno può essere fatto con corsi online facili che danno loro tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per fare il loro lavoro. Nelle aziende più piccole, può essere il rappresentante della direzione che controlla l’intera azienda diversa dal lavoro di cui sono direttamente responsabili. Se qualcuno controlla il proprio lavoro, è considerato una non conformità.

Non è necessario controllare l’intera azienda tutto in una volta. È possibile controllare solo una singola area o processo all’interno della vostra azienda alla volta. Dovresti iniziare gli audit interni durante il processo di implementazione in modo da poter vedere dove le cose potrebbero non funzionare. I risultati di questi audit possono essere utilizzati nelle revisioni della gestione per apportare miglioramenti.

7 Preparati per il tuo audit di registrazione

Una volta che sei pronto ad andare, sarà il momento per qualcuno indipendente dalla tua azienda di entrare e controllarlo. Questa persona sarà il tuo registrar e ti porterà fino alla certificazione. Assicurati di scegliere un registrar accreditato da un organismo di certificazione nazionale. Qualunque auditor con cui lavori dovrebbe essere pienamente qualificato per controllare la tua organizzazione specifica.

Una volta scelto un registrar, invierà un auditor alla tua organizzazione per valutare quanto bene stai soddisfacendo i requisiti. Controlleranno sia la tua documentazione che i tuoi processi. A meno che non scoprano problemi significativi con il sistema di gestione della qualità, è probabile che tu riceva la certificazione ISO 9001.

Prima dell’audit, è essenziale preparare i dipendenti a ciò che sta arrivando. Assicurarsi che tutti sanno quando l’audit avrà luogo e lo scopo di esso. Sarebbe utile esercitarsi a rispondere alle domande che il revisore può porre. Dovrebbero rispondere chiaramente e mostrare di avere una buona comprensione della loro parte nel sistema.

Controlla che la tua struttura sia pronta per l’audit. Pulire tutto e sbarazzarsi di qualsiasi pasticcio che può essere in giro. Mettere tutti i documenti in atto e assicurarsi che nessuno sono in giro dove non sono destinati ad essere. Controlla che le bacheche siano tutte aggiornate.

Avere un posto dove lavorare per l’auditor, un ufficio tranquillo di qualche tipo. Dovranno passare una buona quantità di tempo a controllare la documentazione e non saranno fuori nella struttura per tutto il tempo. Assicurarsi di avere la vostra politica di qualità e le procedure prontamente disponibili.

Ci dovrebbe essere un dipendente assegnato a prendere l’auditor attraverso la struttura per mostrare loro dove si trovano le diverse aree. Dovrebbero essere addestrati a non rispondere a domande se non indirizzate specificamente a loro. Gli altri dipendenti dovrebbero essere quelli a rispondere.

Se nel vostro sistema di gestione della qualità non sono presenti importanti non conformità, vi verrà concessa la certificazione ISO 9001. Il processo non finisce qui, però. Uno dei requisiti della ISO 9001 è quello di continuare a migliorare, qualcosa di cui l’ente di certificazione terrà traccia.

8 Mantenere il successo e continuare a migliorare

Non dovresti perdere l’attenzione sulla tua certificazione e sul mantenimento del tuo sistema di gestione della qualità dopo averlo ricevuto. Un auditor verrà inviato per eseguire un audit di sorveglianza una o due volte all’anno per garantire che la tua organizzazione continui a rispettare lo standard e a migliorare costantemente.

Il monitoraggio costante e la revisione del sistema di gestione della qualità è un must. Dovresti avere obiettivi in atto che rendano i risultati facili da misurare e interpretare da tutti i membri del tuo team. Queste revisioni dovrebbero esaminare dove devono essere apportate modifiche e aree di opportunità.

Gli audit interni e le revisioni di gestione sono un ottimo modo per tenere traccia delle prestazioni del sistema di gestione della qualità. Entrambe queste procedure dovrebbero essere pianificate a intervalli regolari per garantire che nulla sia in ritardo rispetto ai requisiti. È anche più facile trovare rischi e opportunità quando si dispone di questo tipo di informazioni.

Con l’aggiunta del feedback dei clienti e dei dipendenti, sarà facile per la tua organizzazione migliorare costantemente il tuo sistema. È possibile implementare un Piano-Do-Check-Act sorta di sistema per guidare i vostri sforzi di miglioramento. Questi quattro passaggi ti danno un quadro semplice per lavorare verso un cambiamento di successo.

Congratulazioni per la certificazione ISO 9001

Con l’aiuto di questi passaggi, la tua organizzazione può creare un efficiente sistema di gestione della qualità perfettamente adatto allo standard ISO 9001. Una volta che hai tutto impostato, sarà facile continuare a soddisfare i requisiti. Buone pratiche di monitoraggio e revisione assicurano che il sistema rimanga all’altezza degli standard in futuro.

Ricordarsi di non guardare il processo di certificazione nel suo complesso. È impossibile iniziare se sei già preoccupato per il tuo audit finale. Prendere un passo alla volta e impostare voi stessi per il successo fin dall’inizio. Prima di sapere che si avrà la certificazione ISO 9001 in mano.