Come controllare le spese dei dipendenti in 8 passaggi

Gestire le spese dei tuoi dipendenti può essere complicato, dispendioso in termini di tempo e noioso, e una seccatura importante per il tuo dipartimento finanziario. Fortunatamente, ci sono modi per rendere questo processo meno di una resistenza.

In fondo, controllare la spesa dei dipendenti è davvero una questione di strategia. E quando si tratta di spese aziendali, hai tre esigenze principali:

1. Per monitorare e controllare i costi operativi dell’azienda
2. Per condurre la contabilità analitica delle spese
3. raccogliere tutte le fatture e documenti giustificativi

Fare questi tre, e sei veloce sulla strada per un sano trascorrere cultura – qualcosa che ci appassiona.

Quindi qual è il modo migliore per monitorare e controllare le spese dei dipendenti? Come puoi fornire ai tuoi dipendenti la flessibilità di cui hanno bisogno per uscire nel mondo, garantendo al contempo la sicurezza e l’integrità dei fondi aziendali?

Ecco cosa devi sapere.

Crea il tuo piano di gestione delle spese dei dipendenti

“Non riuscire a pianificare sta pianificando di fallire.”È un cliché per una ragione.

Il modo peggiore per gestire la spesa aziendale è gestirla a malapena. Che in realtà è piuttosto tipico di molto giovani, piccole aziende. All’inizio, senti che non hai davvero bisogno di una strategia, perché gli importi che spendi sono così piccoli. E l’amministratore delegato o il responsabile dell’ufficio gestisce comunque tutti i soldi.

Ma questo articolo ha lo scopo di aiutare a controllare la spesa dei dipendenti. Perché ad un certo punto, devi liberare la tua squadra per fare un ottimo lavoro. E questo richiederà l’accesso ai fondi.

Ma come dovrebbero spendere i dipendenti, su cosa e quanto sono autorizzati? Questo sarà tutto incluso nella vostra politica di spesa ben scritto.

Abbiamo già scritto su questi molti, quindi non esageriamo qui. Ma ci sono alcuni principi di base da tenere a mente:

• Rendilo semplice, chiaro e conciso
• Non provare a scrivere un documento legale o accademico – tienilo amichevole
• Includi esempi reali di spese aziendali buone e cattive
• Non elencare ogni singola spesa possibile. Le linee guida sono migliori delle lunghe liste
• Pensa ai modi per automatizzare i passaggi – maggiori informazioni su questo a breve

E infine, includi altri team nel processo. Grandi politiche di spesa hanno senso per l’intera azienda – non solo il CFO o controllore finanziario.

Per ulteriori informazioni, leggi la nostra guida dettagliata alla creazione della tua politica di spesa aziendale. E per l’ispirazione, ecco una grande lista di politiche di spesa nella vita reale da parte di aziende che hai sicuramente sentito parlare.

2. Mettere in atto processi di spesa chiari

Una volta che la politica è pronta, è necessario affrontare i processi. La spesa aziendale comporta molto di più che impostare un budget e dare alla tua squadra i fondi, entrambi i quali arriveremo a breve.

Seguendo un processo di gestione delle spese metodico e approfondito, per non dire rigoroso, puoi incentivare i dipendenti a controllare la loro spesa. Un processo chiaro e dettagliato può essere altrettanto utile per i dipendenti come lo è per la gestione.

Quando si implementa un processo di gestione delle spese, assicurarsi di cercare modi per renderlo il più semplice e veloce possibile per i dipendenti da seguire. Ad esempio, è possibile fornire ai dipendenti moduli precompilati, inclusi prompt automatici per la documentazione di supporto necessaria.

Ancora meglio, le moderne soluzioni di gestione della spesa guidano i membri del team attraverso l’intero processo di spesa, dall’approvazione, al pagamento, alla ricezione.

Questo tipo di processo è lo scenario migliore – in cui i tuoi team non hanno altra scelta che seguire le regole, anche se non le conoscono!

Imposta un budget per ogni categoria di spesa dei dipendenti

Un buon modo per controllare le spese dei dipendenti è implementare una politica di spesa dettagliata. Ciò include l’impostazione di un budget massimo per ogni categoria di spesa in anticipo: viaggi d’affari, soggiorni in hotel, bollette del ristorante, acquisto di attrezzature e forniture, ecc.

Per tutte le spese, è necessario definire quanto ogni dipendente può sostenere e far loro sapere che non saranno rimborsati oltre questo limite. Alcuni importi o tipi di spesa possono essere pre-approvati, mentre qualsiasi cosa al di fuori di questo richiede l’approvazione esplicita da parte dei gestori.

Ma mantieni queste regole il più semplici possibile. Si potrebbe andare in dettaglio senza fine con gli importi dei prezzi che sono l’approvazione, e le condizioni che devono essere soddisfatte. Ma le politiche di spesa funzionano meglio quando sono brevi, semplici e dove i dipendenti possono ricordarle a memoria.

E credici, questo è perfettamente realizzabile.

Fornire metodi di pagamento adatti

Se si vuole essere veramente efficiente nel controllo delle spese dei dipendenti, l’opzione migliore è quella di dare loro un metodo di pagamento su misura. Questo è dove le carte di spesa aziendale sono disponibili in.

Con le carte spese, è possibile caricarle con un importo specifico in anticipo da utilizzare per una vasta gamma di spese sostenute nel settore: ristoranti,benzina, alberghi, ecc.

Queste schede combinano flessibilità e sicurezza. I dipendenti possono spendere proprio come hanno la propria carta di credito aziendale. Ma i manager e i team finanziari possono impostare limiti specifici per ogni carta e possono vedere esattamente ciò che un dipendente ha speso in qualsiasi momento.

Seconda opzione: una carta di credito virtuale. Questa è la soluzione perfetta per le spese online, come la prenotazione di una camera d’albergo, l’affitto di proprietà o di un veicolo e l’acquisto di biglietti del treno o del piano. Sono ideali anche per abbonamenti software e pubblicità digitale.

Questa carta monouso può essere utilizzata in base alle esigenze dei tuoi dipendenti e può essere controllata in tempo reale attraverso una piattaforma Internet sicura. Ciò fornisce una supervisione chiara e dettagliata, consentendo ai dipendenti di effettuare acquisti online in modo rapido e conveniente.

Sai cosa non è una buona opzione? Biforcazione sulla carta di credito aziendale ogni volta che un dipendente deve effettuare un pagamento. Non solo è una seccatura, ma espone anche la vostra azienda al rischio di frodi con carta di credito. Non va bene!

Digitalizza il recupero delle fatture

Quando un membro del team paga qualcosa, deve conservare la ricevuta. Che è un concetto piuttosto semplice, ma porta a problemi infiniti per i team finanziari e contabili.

Perché non importa quanto siano diligenti i tuoi dipendenti, di tanto in tanto dimenticheranno o perderanno le ricevute. E questo significa un sacco di avanti e indietro con il team finanziario, per spiegare se stessi e trovare quelle prove di pagamento.

Per evitare di perdere tempo a raccogliere le fatture e per essere sicuri di ottenerle tutte, è necessario digitalizzare la raccolta delle ricevute. Le ricevute elettroniche sono ora accettate dagli uffici fiscali di tutto il mondo.

Il metodo più semplice è un’app di scansione delle ricevute. Il dipendente paga qualcosa, quindi scatta immediatamente una foto della ricevuta nel momento in cui la riceve.

Non è possibile inserire dati per i team finanziari e il numero di ricevute perse diventa trascurabile.

Centralizza il monitoraggio degli abbonamenti

Un altro problema di spesa che induce mal di testa sono gli abbonamenti. Li amiamo, perché i moderni strumenti SaaS rendono la vita più facile per tutti. Ma mantenere in cima a ogni singolo pagamento effettuato da tutti i team aziendali è come piatti di filatura.

Tra il pagamento per le parole chiave in Google Adwords per il reparto marketing, Salesforce per le vendite e Heroku o AWS per i team tecnici, può essere difficile monitorare gli abbonamenti dei dipendenti.

Abbiamo menzionato le carte virtuali sopra, e queste sono l’antidoto perfetto per i tuoi problemi di spesa. Questi consentono di creare una carta unica e ricorrente che verrà estratta da ogni mese (o anno).

Ogni carta viene assegnata a un dipendente, in modo da sapere chi controlla ogni abbonamento. E ogni pagamento ha un motivo elencato, i dettagli del gestore di approvazione e il codice contabile corretto. Quindi conciliare questi pagamenti è quasi automatico.

La parte importante è centralizzare tutto questo. Assicurati che ogni team utilizzi lo stesso processo e lo stesso metodo di pagamento per i propri abbonamenti. Poi si sa dove ogni pagamento viene da, e può facilmente rimanere in cima a tutti.

Suggerimento: Spendesk, centralizza tutte le sottoscrizioni, raccoglie automaticamente le fatture e persino sospende le sottoscrizioni in pochissimo tempo, se necessario.

Tieni traccia delle frodi nella nota spese

Non è divertente parlare, ma le probabilità di frodi nella nota spese sono più alte di quanto si possa pensare. Da un rapporto, un enorme 85% dei dipendenti ammette di mentire sulle richieste di spesa. E il 10% invia false informazioni su “tutto il tempo.”

Queste non devono essere tutte falsità malevole. A volte le persone inventano dettagli che pensano siano veri, perché non hanno più le informazioni di cui hanno bisogno.

Ma la frode dovrebbe essere una preoccupazione, soprattutto per i controllori finanziari e le loro squadre. Il vostro compito è quello di mantenere i soldi della società al sicuro.

Il modo più efficace per prevenire questo è semplicemente sbarazzarsi di note spese. Dopo tutto, nessuno ama trattare con le note spese in ogni caso.

Dato che richiedono molto tempo e sono facili da falsificare, sarebbe saggio eliminarli del tutto e optare invece per soluzioni di pagamento flessibili e agili come quelle offerte da Spendesk.

Digitalizza e automatizza i tuoi processi

Quali dei tuoi processi occupano più tempo e sono meno produttivi? Identificarli, andare digitale, e smaterializzare. Concentrati invece su strumenti efficienti per il recupero delle fatture, la gestione delle richieste di acquisto o persino le spese di processo in tempo reale.

Automatizzare e digitalizzare i tuoi processi ti aiuterà a vedere risultati migliori, permetterà al tuo team di lavorare con maggiore agilità e liberando tempo per altri più importanti (e meno noiosi!) compito.

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Trova il giusto equilibrio di controllo delle spese

Gestire le spese dei dipendenti significa trovare il giusto equilibrio tra controllo e agilità in modo che gli interessi di tutti possano essere serviti. I dipendenti devono essere in grado di svolgere il loro lavoro con flessibilità e convenienza, ed è necessario essere in grado di avere una supervisione chiara e dettagliata sulla spesa aziendale.

Considera i nostri primi otto suggerimenti (sopra) e considera quali opzioni potrebbero essere giuste per te e il tuo team.