Le informazioni hanno bisogno di un contesto e dobbiamo fornire quel contesto in un modo che non appesantisca gli utenti ma li supporti. Ciò significa che dobbiamo sfruttare appieno le tecnologie di riconoscimento e analisi per semplificare e automatizzare il modo in cui sviluppiamo quel contesto.
Uno di questi strumenti è Metadati. I metadati offrono vantaggi significativi in termini di comprensione delle informazioni in modi nuovi e di capacità di sfruttare tale intelligenza per guidare l’innovazione e l’esperienza del cliente.
Che cosa sono i metadati?
Non esiste una definizione di” Metadati ” che sia internazionale e universalmente concordata – piuttosto, ci sono molte definizioni o descrizioni simili che coprono per lo più gli stessi punti. Dovresti adottare quello più adatto e pertinente al contesto delle tue attività di gestione delle informazioni e all’organizzazione in cui lavori.
Lo standard di gestione dei record ISO 15489 fornisce questa semplice definizione:
“Dati che descrivono il contenuto, il contenuto e la struttura dei record e la loro gestione nel tempo.”
Il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti ha una definizione di metadati nel suo standard DoD 5015.2, che è anche simile agli standard ISO, vale a dire:
“Dati che descrivono i dati memorizzati: cioè, i dati che descrivono la struttura, gli elementi di dati, le interrelazioni e altre caratteristiche dei record elettronici.”
Questo illustra molti degli altri scopi serviti dai metadati nei sistemi di gestione elettronica dei record (ERM).
Infine, NISO, la National Information Standards Organization degli Stati Uniti, definisce i metadati come:
“Informazioni strutturate che descrivono, spiegano, localizzano o in altro modo facilitano il recupero, l’uso o la gestione di una risorsa informativa.”
Nota le somiglianze e le differenze in queste definizioni e pensa a come si relazionano al contesto del tuo lavoro. I metadati sono spesso chiamati dati sui dati o informazioni sulle informazioni.
Qual è il valore di business dei metadati?
Il valore primario dei metadati viene fornito con il modo in cui è allineato e supporta obiettivi e obiettivi aziendali specifici. Ecco alcuni dei modi in cui i metadati apportano valore al business:
- Classificazione-I metadati svolgono un ruolo chiave nella classificazione o nell’organizzazione della conservazione dei contenuti – I metadati possono essere utilizzati per tenere traccia di cose come le date associate alla pianificazione dei record associata a un documento.
- Sicurezza delle informazioni: i metadati possono essere utilizzati per contrassegnare un’impostazione di sicurezza, convalidare i diritti di accesso e modifica e quindi controllare la distribuzione.
- Esperienza del cliente – I metadati possono anche essere utilizzati come un modo per catturare la valutazione degli utenti di contenuti, ad esempio, indicando che il contenuto è “prezioso o “inutile” o addirittura “datato.”
- Informazioni “reperibilità” – I metadati sono estremamente preziosi come meccanismo di miglioramento della ricerca e del recupero consentendo agli utenti di indirizzare una query su un determinato campo, come autore, oggetto, data, ecc.
I metadati sono una parte importante delle fasi di acquisizione, creazione e organizzazione dei contenuti del ciclo di vita dei contenuti. Se i metadati associati non vengono acquisiti contemporaneamente al contenuto, verrà creata rapidamente una raccolta di contenuti difficili da gestire, trovare e recuperare.
In breve, i metadati sono una delle basi per gestire le informazioni in modo efficiente ed efficace.