I vostri relatori svolgono un ruolo fondamentale per il successo del vostro evento. Grandi altoparlanti possono rendere il vostro evento attraente per i partecipanti. Attirano gli ospiti che vogliono imparare e fare rete.
Ma arruolare gli altoparlanti giusti è difficile, soprattutto se stai ospitando il tuo primo evento. 89% dei creatori di conferenze afferma che trovare relatori di qualità è la loro più grande sfida. Sfortunatamente, raggiungere gli oratori dell’evento non è così semplice come mandare una rapida e-mail.
Se si desidera altoparlanti di qualità, si dovrà avvicinarsi strategicamente seguendo queste best practice.
Se si desidera altoparlanti di qualità, si dovrà avvicinarsi strategicamente seguendo queste best practice. Clicca per Twittare
Raggiungere i diffusori giusti
La maggior parte dei diffusori non è nel “business parlante professionale.”Se parlano per vivere, sono probabilmente costosi.
La maggior parte degli oratori sono persone che lo fanno quando l’occasione giusta arriva nella loro casella di posta. Potrebbero limitare il loro parlare in pubblico a una ristretta gamma di eventi, o partecipare solo a eventi che si adattano al loro programma. Otterrai i migliori risultati quando raggiungi gli oratori dell’evento prendendo di mira quelli che hanno più probabilità di rispondere al tuo evento.
Ciò significa che dovrai fare un po ‘ di ricerca, che richiederà del tempo. Ma alla fine si spenderà meno tempo alla ricerca di quanto si sarebbe freddo pitching altoparlanti che non sono giusti per il vostro evento.
Ecco alcuni modi per cercare altoparlanti di qualità:
- Sfoglia forum di discussione online.
- Scorrere i gruppi Facebook e LinkedIn.
- Sondare i vostri ospiti registrati attuali.
- Sondaggio ospiti dal tuo ultimo evento.
- Se lavori internamente, chiedi alle persone della tua azienda consigli.
- Cerca le prossime uscite di libri nella tua nicchia/industria.
- Sfoglia blog popolari nel vostro settore. Prendi nota degli autori dei blog degli ospiti, poiché quelle persone stanno attivamente cercando di espandere la loro portata.
- Pettina i tuoi contatti LinkedIn o fai un post in cerca di consigli.
Per ulteriori informazioni, consulta queste due guide:
- Come capire Se un Altoparlante È la Giusta misura per il Vostro Evento
- Come Attrarre Grandi Oratori per i Tuoi Eventi
Stabilire la Vostra Proposta di Valore
Il primo passo è quello di determinare come l’altoparlante benefici di parlare al vostro evento. Avrete bisogno di sapere questo quando si raggiunge la prima volta.
Il tuo valore potrebbe essere semplice come un pagamento generoso. Ci sono un sacco di persone che parlano per vivere che considerano la compensazione una parte critica dell’affare. (Anche cose come viaggi gratuiti, alloggi, cibo e bevande contano come compensazione.)
È anche utile includere alcuni motivi per cui l’oratore trarrebbe beneficio partecipando al tuo evento oltre al denaro. Se sono occupati, avranno bisogno di sapere perché dovrebbero scegliere il tuo evento rispetto a un altro.
Ad esempio, potresti far sapere ai potenziali oratori chi altro hai già schierato. L’oratore potrebbe eccitarsi se pensa di avere l’opportunità di stare accanto a persone influenti.
Qualunque cosa tu faccia, non usare “esposizione” come vantaggio. Le persone creative non apprezzano l’esposizione offerta come compensazione. Li hai trovati, quindi chiaramente non hanno bisogno di essere esposti.
Disporre i dettagli in modo chiaro
Non forzare i potenziali relatori a leggere paragrafi di informazioni sul tuo evento che non hanno importanza per loro. A loro non importa perché hai scelto di ospitare l’evento in ottobre. Non hanno bisogno di conoscere il vostro processo di pensiero per la scelta di un tema.
Nella tua email fredda, disponi i dettagli dell’evento in proiettili facili da digerire. Ecco alcuni punti dati che si desidera includere:
- Il tema dell’evento
- data, ora, e la posizione
- Che altro sarà parlare/presentazione di
- La dimensione del locale / quante persone faranno parlare
- Dettagli su previsto per il pubblico
- L’impegno di tempo avrete bisogno di
- Come avrai promuovere l’evento
- Se lei è preparato a soddisfare le loro esigenze tecnologiche
- Se ti aiuto con i loro viaggi e alloggi
- Il tipo di conversazione che stai cercando
- Eventuali scadenze di cui avete bisogno per soddisfare
Essere assolutamente chiaro su le vostre aspettative. Non si vuole svendere il loro impegno per farli a bordo, altrimenti potrebbero tirare fuori all’ultimo minuto quando si rendono conto che avete bisogno di più da loro di quanto originariamente dichiarato.
Soprattutto, spiega perché stai ospitando il tuo evento. Qual è il tuo obiettivo? Che senso ha tutto questo? Se spieghi bene lo scopo del tuo evento, i potenziali relatori potrebbero essere disposti a rinunciare ad altre opportunità per far parte della tua missione.
Dai al tuo altoparlante un po ‘ di latitudine
Come organizzatore di eventi, vuoi naturalmente controllare l’evento nei minimi dettagli per assicurarti che vada bene. Potresti essere tentato di assegnare argomenti ai tuoi oratori, ma sarebbe un errore.
I relatori hanno le proprie competenze, interessi e obiettivi. Se li istruisci su cosa parlare, c’è una buona probabilità che tirino fuori dal tuo evento. Anche una raccomandazione forte può venire attraverso come troppo controllo.
Va bene fare alcuni suggerimenti, ma farlo offrendo alcune informazioni sul tipo di pubblico che ci si aspetta di partecipare. Ad esempio, potresti dire: “Dai nostri primi sondaggi, i nostri ospiti registrati dicono di essere interessati all’IA, all’apprendimento automatico e alle applicazioni pratiche della realtà virtuale.”
Questo tipo di approccio dà all’oratore qualcosa con cui lavorare in modo che possano creare contenuti o adattare il loro solito discorso per compiacere il tuo pubblico, ma non è microgestione.
“Sentitevi liberi di dare un feedback sui titoli di presentazione e abstract, ma non giocare direttore creativo quando si tratta di loro mazzo,” dice Susannah Shattuck, un marketing manager che aiuta i relatori a creare presentazioni. “Le probabilità sono che i vostri altoparlanti hanno dato qualche versione della loro presentazione prima. Fidati di loro per consegnare il loro messaggio nel modo giusto.”
Connettiti attraverso organizzazioni professionali
C’è un’organizzazione professionale per tutto. In realtà, ci sono probabilmente diverse organizzazioni in ogni settore. Molti di questi si applicano a regioni specifiche.
Questi tipi di organizzazioni possono essere risorse fantastiche per raggiungere i relatori. Hanno migliaia (a volte centinaia di migliaia) di membri. Possono metterti in contatto con persone di cui non hai mai sentito parlare o persone che non hanno mai parlato in pubblico prima. Dal momento che molte organizzazioni professionali ospitano eventi stessi, si potrebbe anche chiedere le loro raccomandazioni personali.
Se non hai molta fortuna con un’organizzazione di professionisti nel vostro settore, esplorare generale altoparlanti’ ufficio di presidenza, come…
- Programma americano Bureau
- Keppler Altoparlanti
- Macmillan Altoparlanti
- Speaker Nazionale dell’Ufficio di presidenza del
- Washington Ufficio di Altoparlanti
- Premiere Ufficio di Altoparlanti
Se si ospita regolarmente eventi nello stesso settore o di nicchia, si vuole fare alcuni collegamenti alle relative organizzazioni professionali. Nel corso del tempo, queste possono essere fonti redditizie di relatori e partecipanti.
Follow-up un paio di volte
Alcuni altoparlanti sono piuttosto occupati, soprattutto se viaggiano molto. Potrebbero non essere in grado di rispondere immediatamente alla tua email. Se non ti conoscono, potrebbero ignorare la tua email a meno che tu non sia persistente.
Follow-up se non si ottiene una risposta entro una settimana. Invia un semplice promemoria amichevole per farti sapere se sono interessati o vorrebbero maggiori informazioni.
Va bene inviare un secondo follow-up (che sarebbe la tua terza email) dopo altri sette giorni, ma evitando di inviarne altri. Se diventi troppo invadente, potrebbero infastidirsi e lamentarsi. Sicuramente non vuoi che dicano ad altri oratori di non parlare al tuo evento.
Se la tua terza email rimane senza risposta, supponi che il potenziale oratore non sia interessato e passa ad altri.
Prendi i tuoi rifiuti con grazia
Riceverai senza dubbio alcune risposte “No grazie”. C’era da aspettarselo. I potenziali oratori diminuiranno per molte ragioni. Ad alcuni non piacerà il risarcimento. Altri non penseranno di essere giusti per il tuo evento. E alcuni declineranno perché semplicemente non vogliono venire.
Affrontare il rifiuto con la testa alta. Ringraziali per la loro considerazione, chiedi loro se possono raccomandare qualcuno e passa al prossimo potenziale oratore sulla tua lista.
Non perdete tempo cercando di corteggiare un oratore che non vuole parlare al vostro evento. Anche se in qualche modo li convinci a parlare, ci sono buone probabilità che non facciano del loro meglio.
Key Takeaway
Come puoi immaginare, raggiungere gli altoparlanti dell’evento può richiedere del tempo. È meglio iniziare questo processo il prima possibile in modo da avere tempo per l’inevitabile avanti e indietro. Queste best practice ti aiuteranno a trovare grandi relatori che renderanno il tuo evento un successo.