7 Chiavi per Comunicare Meglio con i Vostri Colleghi

7 dicembre, 2020

Nikola Baldikov

la Comunicazione è molto importante. Mentre pochi contestano questo, tendiamo a sottolineare la comunicazione nella nostra vita personale. Le aziende, d’altra parte, spesso si concentrano su come comunicare meglio con i clienti.

Purtroppo, raramente consideriamo le conseguenze di come comunichiamo al lavoro. Tuttavia, trascurare queste linee di comunicazione orizzontali e verticali sul posto di lavoro può avere un effetto drammatico. La scarsa comunicazione può influire su tutto, dalla collaborazione tra colleghi al processo decisionale, all’implementazione di filosofie e strategie di gestione, all’efficienza con cui le cose vengono fatte e al successo aziendale complessivo.

Perché una buona comunicazione interna è importante

Una buona comunicazione interna è sempre più difficile da raggiungere, soprattutto perché sempre più team lavorano virtualmente. Ma è proprio per questo che è più vitale che mai.

Produttività

Fino a 28 ore settimanali vengono spesi per scrivere e-mail, cercare informazioni e collaborare internamente. Canali di comunicazione efficaci non solo mantenere i lavoratori della conoscenza di sprecare quasi l’intera settimana lavorativa filatura in cerchi, ma anche aiutare a evitare di schiacciare l’impegno dei dipendenti e il morale.

Flessibilità

Il lavoro remoto è qui. Mentre la pandemia di COVID-19 ha accelerato questa transizione, i dipendenti richiedono sempre più condizioni di lavoro più flessibili. Tecnologie specifiche per le aziende, come app di messaggistica istantanea, strumenti di videoconferenza e software di collaborazione virtuale, garantiscono agilità sul posto di lavoro senza sacrificare la produttività.

Cultura di squadra

La comunicazione interna è spesso la principale vittima del lavoro a distanza. In effetti, i lavoratori remoti citano la solitudine e la disconnessione come i maggiori inconvenienti del lavoro da casa. Avere un’efficace strategia di comunicazione interna in atto ti aiuta a evitare una forza lavoro disimpegnata e apre la strada a una vera cultura del team che guida le prestazioni.

Come comunicare meglio sul lavoro

Una comunicazione sana può attecchire solo essendo proattiva. Per fortuna, è per questo che sei qui! Con questi semplici passaggi, puoi iniziare a promuovere una cultura di connessione e collaborazione reale. Meglio ancora, sono realizzabili praticamente in qualsiasi ambiente di lavoro.

1. Mettere in atto canali di comunicazione chiari

La comunicazione sul lavoro può soffrire per il semplice fatto che i dipendenti non sanno come dovrebbero comunicare. Se la struttura del potere è ambigua, potrebbe non essere chiaro chi riferisce a chi. Altre volte, i dipendenti potrebbero non sapere dove trovare informazioni. E se non si dispone di canali robusti per gestire diversi flussi di informazioni, la comunicazione può fermarsi.

Una buona strategia di comunicazione dovrebbe spiegare tutto questo. Ogni squadra, indipendentemente dalle sue dimensioni, funzionalità o livello di formalità, deve avere un ordine gerarchico chiaramente definito con ogni dipendente sapendo dove si adattano. Questo aiuta a risolvere più rapidamente i problemi e rende più facile comunicare e collaborare.

Implementare un wiki aziendale ricercabile con un knowledge manager designato. Ciò riduce il numero di domande inutili e inseguimenti di oca selvatica per informazioni che interrompono i flussi di lavoro.

Infine, considera uno strumento di comunicazione di squadra, come Brosix. Un software all-in-one di messaggistica istantanea per le aziende, Brosix offre una ricca comunicazione e funzionalità di collaborazione tra cui one-to-one e chat di gruppo, voce e videochiamate, una suite di strumenti di collaborazione, e robuste funzioni di controllo amministrativo. È progettato per favorire una migliore comunicazione tra colleghi.

2. Rispettare le preferenze di comunicazione degli altri

Ci sono tenuti ad essere una varietà di metodi di comunicazione preferiti in tutto l’ufficio. Dopotutto, non solo diverse generazioni lavorano insieme sotto lo stesso tetto aziendale, ma anche più mezzi di comunicazione.

Se c’è un collega che non risponde mai alle e-mail, smetti di inviarle. Se il team IT preferisce essere raggiunto tramite chat, inviare un IM invece di chiedersi perché non stanno raccogliendo.

Se hai una intranet aziendale o un portale HR con profili dei dipendenti, chiedi ai membri del team di indicare i metodi e gli strumenti di comunicazione preferiti. Venite a conoscere le preferenze individuali dei vostri colleghi e trovarli lì.

3. Esamina come comunichi

A volte la comunicazione inefficace non dipende affatto dall’altra parte. Sei tu. Parlare in gergo aziendale o aprire troppo personalmente e colleghi possono sintonizzarsi o rifuggire da voi del tutto. Imballare i messaggi istantanei ed e-mail con emoji e colleghi non possono prendere sul serio. La vostra lingua è adatta per incontri o conversazioni con i superiori?

Inoltre, fai attenzione a segnali non verbali come la mancanza di contatto visivo o il linguaggio del corpo povero, che può causare ad altri di ignorarti o approfittare di te.

Come comunichi è un riflesso della tua professionalità. Se stai lottando per ottenere il vostro messaggio attraverso, esaminare il proprio stile di comunicazione e le preferenze. Avere una migliore comprensione di come si comunica può aiutare a correggere eventuali punti deboli, così come affermare se stessi e il vostro messaggio in modo più efficace.

4. Mantenere la comunicazione scritta semplice e diretta

Mantenere la comunicazione scritta breve e dolce. Non c’è abbastanza tempo nel corso della giornata per scavare attraverso i paragrafi-lunghe e-mail. Spiegazioni e raccomandazioni eccessivamente complesse fin dall’inizio possono confondere. Invece, supponiamo che il destinatario capisca tutto direttamente o risponda con le proprie domande; quindi puoi chiarire o elaborare se necessario. Inoltre, evitare acronimi e gergo eccessivamente tecnico in quanto rallentano il processo. Se devi approfondire i dettagli, usa sottotitoli, punti elenco e caratteri in grassetto per evidenziare i punti chiave.

5. Costruire relazioni professionali significative

Trovare modi per interagire su un livello più personale apre la porta per una comunicazione significativa. Quindi dedica un po ‘ di tempo a conoscere i tuoi colleghi. Dopotutto, stai già trascorrendo la maggior parte della settimana con queste persone!

Semplici attività di team building possono aiutare e non devono essere rigorosamente pianificate. La condivisione di foto, dedicando un canale per una conversazione casuale, avere un caffè virtuale, o la riproduzione di giochi quiz virtuali possono essere effettuate su canali che probabilmente già fare uso di, come la messaggistica istantanea, chat di gruppo, e videochiamate.

Ciò consente ai colleghi di condividere esperienze personali e costruire relazioni professionali alimentate dalla fiducia e dal rispetto reciproco. Rende anche possibile per i dipendenti di costruire sincero cameratismo con i team leader e supervisori, lisciando il flusso di lavoro del vostro business.

6. Ascolta attentamente

Di tutti i segni rivelatori che la comunicazione potrebbe essere migliore, l’ascolto vola sotto il radar. Questo perché la maggior parte di noi sono in realtà cattivi ascoltatori, eppure non lo sappiamo nemmeno. Multi-tasking mentre qualcuno sta parlando con te, già pianificando la vostra risposta, o interrompere, sono tutte indicazioni che le vostre capacità di ascolto potrebbe utilizzare un po ‘ di lavoro.

Quando qualcuno ti parla, presta tutta la tua attenzione. Prendere appunti, annotare veloce uno o due parole promemoria. Aspetta che finiscano e poi fai domande per convalidare i loro punti. Praticare l’ascolto empatico può avere l’effetto a catena di incoraggiare i tuoi colleghi a migliorare il proprio ascolto.

7. Criticare in modo costruttivo

A nessuno piace far notare i propri difetti. Così, quando si deve avere una conversazione difficile, tenerlo costruttivo. Mettere in imbarazzo qualcuno o umiliarlo non produrrà un risultato migliore. Dare consigli concreti o suggerimenti su come migliorare. Considera un feedback regolare che include un rinforzo positivo. Quando il personale è costantemente tenuto in loop su questioni relative alle prestazioni, il feedback e le critiche sono meno intimidatorie.

Vantaggi di una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Semplicemente comunicando meglio, le aziende possono realizzare molti vantaggi specifici. Questi sono alcuni dei vantaggi più tangibili secondo i principali pensieri dei professionisti sulla comunicazione.

• Condivisione di informazioni e conoscenze in tempo reale
• Monitoraggio dei progressi dei progetti e delle attività
• Coordinamento degli orari e delle responsabilità
• Sicurezza e sicurezza delle informazioni

In Brosix, prendiamo a cuore questo consiglio. La comunicazione è l’essenza della nostra attività, dopo tutto. Ci sforziamo di aiutare colleghi e team a comunicare meglio attraverso i nostri strumenti di messaggistica e collaborazione in tempo reale, opzioni di controllo amministrativo avanzate e sicurezza best-in-class. Prova Brosix oggi e scopri come può aiutare il tuo business.

Nikola Baldikov

Nikola Baldikov è un Digital Marketing Manager presso Brosix, specializzata in SAAS marketing, SEO, e strategie di sensibilizzazione. Oltre alla sua passione per il marketing digitale, è un appassionato di calcio e amo ballare. Connettiti con lui su LinkedIn o Twitter a @ baldikovn