La gestione di un magazzino richiede sia un set di abilità unico e mentalità, in quanto coinvolge un team di persone che devono lavorare insieme per uno scopo comune. Ciò richiede membri del personale appositamente formati in grado di soddisfare i complessi requisiti di inventario e spedizione, nonché di gestire attrezzature e macchinari in modo sicuro ed efficiente.
Fondamentalmente, una gestione efficace comporterà il giusto equilibrio tra il mantenimento di un rapporto produttivo e di fiducia con i membri del personale e l’affermazione della giusta autorità. Con questo in mente, di seguito sono quattro passaggi cruciali per la gestione di un magazzino sicuro e produttivo.
Guadagna la loro fiducia
Non è possibile gestire efficacemente un personale di magazzino senza fiducia. I dipendenti devono sapere che si sono informati circa la loro routine quotidiana e che si capisce come i loro ruoli individuali alimentano gli obiettivi di magazzino a lungo termine. I tuoi dipendenti dovrebbero sentirsi abbastanza a proprio agio per venire da te con problemi, richieste o dubbi relativi al lavoro.
Un modo per raggiungere questo obiettivo è quello di avere una politica open-door per tutte le questioni legate al lavoro, consentendo anche ai lavoratori di presentare suggerimenti aziendali anonimi. In questo modo, il personale del magazzino può comunicare con voi con qualsiasi livello di anonimato è più comodo per loro. L’obiettivo, tuttavia, è quello di sviluppare un rapporto di fiducia in cui tale opzione non sarà nemmeno presa in considerazione dai vostri dipendenti.
La fiducia inizia sempre con la trasparenza. I vostri lavoratori dovrebbero capire che tutti gli ordini in entrata, le spedizioni in uscita, i rapporti sullo stato della fornitura e i conteggi delle scorte sono importanti per il successo complessivo dell’azienda e della forza lavoro, e quindi devono essere attentamente monitorati. La responsabilità dovrebbe essere una parte benvenuta della cultura aziendale perché significa “ci preoccupiamo davvero.”Non dovrebbe sorgere alcun bisogno di monitorare segretamente le attività del personale.
Una mentalità unita verso la registrazione, la documentazione e la comunicazione dei progressi dovrebbe provenire dai più alti livelli di gestione al nuovo dipendente al livello retributivo più basso. Le valutazioni dei dipendenti non sono mai divertenti per i dipendenti, ma come sarebbe se i manager stabilissero una cultura di onestà e trasparenza per cui le valutazioni non dovrebbero essere sopportate ma accolte?
Comunicare
Strettamente correlato alla fiducia è la comunicazione. Il personale del magazzino deve sempre essere tenuto al corrente degli sviluppi aziendali che li riguardano.
È possibile raggiungere questo livello di comunicazione conducendo riunioni settimanali. Oltre a discutere le esigenze di magazzino e inventario e gli ordini e le spedizioni imminenti, comunica che ” siamo qui per equipaggiarti per avere successo nel ruolo che svolgi in questa squadra.”Mantieni il fattore umano nella conversazione.
Sii flessibile e consenti al tuo personale di sollevare eventuali problemi che riguardano il posto di lavoro. Questo ti dà la possibilità di agire su di loro presto prima che crescano in problemi ingestibili.
Dovresti anche utilizzare riunioni settimanali per informare il tuo personale su eventuali sviluppi aziendali, come nuove assunzioni o cambiamenti nella politica aziendale. Più i tuoi dipendenti si sentono informati sulle cose che li riguardano, più sanno che ti importa di loro. Questo tipo di comunicazione efficace ispirerà sicurezza, fiducia e una produttività unita.
Gestisci saggiamente
In un magazzino, i lavori non sono sempre intercambiabili, poiché molti richiedono una certificazione rigorosa e una formazione specializzata. Nonostante questo, i manager devono tener conto di un altro fattore critico nella scelta del dipendente giusto per un lavoro specifico — un grande atteggiamento. Solo perché un dipendente può eseguire un lavoro non significa che lui o lei è il miglior candidato per quel lavoro. Presta attenzione agli atteggiamenti dei tuoi dipendenti.
Un “giocatore di squadra”, la persona la cui missione è in linea con la missione aziendale, dovrebbe sempre essere considerato anche al di sopra di coloro che possiedono maggiori abilità. Le abilità possono essere insegnate, ma un grande atteggiamento richiede una modellazione a lungo termine in modo che possa essere “catturato” (senza garanzie che lo sarà).
Questo è il motivo per cui la delegazione saggia è così critica. Non vuoi solo un lavoro fatto bene. Si desidera che i giocatori di squadra che non solo ottenere il lavoro fatto bene, ma anche influenzare la cultura aziendale a pensare il loro modo di fare.
La produttività è fondamentale per il successo complessivo di un’azienda. Pertanto, i manager dovrebbero formare più “back-up” per ogni posizione lavorativa. Non c’è motivo di interrompere la produzione se i sostituti qualificati sono disponibili e pronti a prendere il posto della persona che non può svolgere il suo ruolo. Questo è il motivo per cui la comprensione dei ruoli di ciascun dipendente è fondamentale. Sapere che cosa i vostri dipendenti sono stati invitati a fare e monitorare da vicino quanto bene ciascuno svolge le sue rispettive funzioni.
Come responsabile del magazzino, devi anche avere familiarità con tutte le leggi federali e statali sull’occupazione che riguardano il tuo personale. Tieniti informato su qualsiasi legislazione passata o in sospeso che potrebbe richiedere di aggiornare le politiche del personale.
Inoltre, essere a conoscenza delle norme di sicurezza sul lavoro e comprendere tutti i processi relativi alla compensazione dei lavoratori. Questi regolamenti cambiano regolarmente, quindi rimanere aggiornati ti consentirà di gestire correttamente il tuo magazzino e proteggere te stesso, i tuoi dipendenti e, in definitiva, la tua azienda.
Fornire una formazione regolare
I lavori si evolvono. Le regole cambiano. L’attrezzatura alla fine richiede il fissaggio e infine l’aggiornamento. Con ogni cambiamento che avviene nel magazzino viene la necessità di comunicare ai membri del personale interessati come tali modifiche saranno implementate e ciò che è necessario per rendere tali modifiche possibili.
Man mano che le descrizioni delle mansioni cambiano nel tempo, ogni dipendente dovrebbe ricevere un’ulteriore formazione per soddisfare le nuove esigenze dei rispettivi ruoli. La formazione dovrebbe in ultima analisi dotare i dipendenti di svolgere con successo i loro compiti senza la necessità di essere microgestiti. I dipendenti lavorano al meglio quando sono attrezzati e autorizzati a essere responsabili e prendere decisioni sagge.
Un altro componente critico che dovrebbe essere incluso nella formazione regolare del personale è il protocollo di sicurezza. Andare oltre le procedure di sicurezza e ricordare il vostro personale come individuare malfunzionamenti o altri pericoli. Assicurati di fornire a tutti i tuoi dipendenti un elenco facilmente accessibile di contatti di emergenza in loco e fuori sede in caso di emergenza in magazzino.
Il meglio informato il vostro team è, le migliori opportunità sono a loro disposizione per prendere decisioni sagge sul posto di lavoro. Quando questo avviene, tutti vincono.
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Jerry Matos è uno specialista di prodotti presso Cherry Material Handling, che offre attrezzature per la movimentazione dei materiali di produttori leader del settore, tra cui carrelli per macchine, martinetti a punta, transpallet e altro ancora.
