10 Motivi il Processo di Gestione delle modifiche non Riesce (e Come Si Può avere Successo)

Oltre il 70% di cambiamento organizzativo processo di gestione delle iniziative di esito negativo, ma il cambiamento in sé non è la pietra d’inciampo. Il cambiamento è comune e naturale, persino inevitabile. Le stagioni cambiano, le persone cambiano, le catene montuose cambiano – eppure la gestione del cambiamento di successo rimane una sfida alta, persino insormontabile per molte organizzazioni.

Perché?

Cambiamento organizzativo avviene ogni giorno come una questione di corso. La sfida consiste nell’istituire e gestire il cambiamento prodotto in una direzione deliberata e mirata e in un periodo di tempo specificato.

Modificare il corso di un fiume per molti anni in una direzione specifica richiede uno sforzo significativo. Se si costruisce una diga grezzo con poco pensiero al suo impatto a valle, i risultati possono essere devastanti.

Il lavoro che stai facendo quando istituisci un cambiamento di processo o principi organizzativi è come cambiare il corso di un fiume. Senza lo sforzo, la considerazione e gli strumenti necessari, i risultati saranno imprevedibili nel migliore dei casi e dannosi nel peggiore dei casi.

Anche se ogni squadra deve affrontare una sfida unica di gestione del cambiamento, abbiamo trovato dieci barriere in comune in quasi tutti i settori.

Affrontiamo ogni barriera e delineiamo strategie sostenute dalla ricerca per superarle.

Top 10 Motivi il Processo di Gestione delle modifiche non Riesce

1. Strategico Carenze
2. Sottovalutare Scala e di scopo
3. Trascurati gli Stakeholder
4. la Scarsa Comunicazione
5. Mancanza di Buy-in
6. Mancanza di Visione
7. Resistenza Attiva
8. Mancanza di Utensileria
9. Inerzia
10. Mancanza di Resistenza

Strategico Carenze

Se non si riesce a pianificare, si prevede di fallire.

La gestione del cambiamento di successo inizia con una strategia solida. Devi sapere perché vuoi cambiare, i risultati attesi, chi avrà un impatto e come prevedi di cambiare. Molti processi di gestione del cambiamento falliscono perché sono stati trascurati semplici dettagli logistici o tattici o la squadra non era adeguatamente equipaggiata.

Come si risolvono le carenze strategiche?

I punti di forza, di debolezza, Ostacoli, minacce (SWOT) quadro di analisi può essere un ottimo punto di partenza per formulare la vostra strategia.

• Quali sono i punti di forza e di debolezza unici del tuo team e come potresti sfruttarli nel tuo piano di gestione del cambiamento?
• Ci sono opportunità a vostra disposizione nel qui e ora?
• Quali minacce o ostacoli ostacolano la tua capacità di implementare il cambiamento?

Non è possibile pianificare ogni contingenza, ma valutare i problemi in anticipo può salvare enormi mal di testa futuri. O peggio, un’iniziativa di cambiamento fallita.

Sottovalutare la scala e l’ambito

Cosa ci vorrà per realizzare il cambiamento organizzativo che speri di ottenere?

Come per la maggior parte delle imprese significative, le risorse e il tempo necessari per raggiungere il successo sono spesso maggiori di quanto inizialmente previsto. Molte iniziative di process change non sono riuscite a causa di un ambito sottovalutato, di una mancanza di risorse o dell’esaurimento del tempo.

Come affrontare la comprensione della scala e dell’ambito?

Prima di fare un solo passo verso l’implementazione del cambiamento, pensa al processo dall’inizio alla fine.

• Pianifica le tue risorse in anticipo. Delinea le risorse di cui avrai bisogno quando ne avrai bisogno e per quanto tempo ne avrai bisogno.
• Quanto è grande questo cambiamento? È abbastanza piccolo da avere un impatto solo su poche persone o su un cambiamento organizzativo su larga scala?
  • Non cercare di tenere tutto nella tua testa; utilizzare un sistema di gestione del progetto per monitorare e gestire tali requisiti.

Esplorando il lavoro che ci aspetta, avrai un tempo più facile per eseguire e guadagnare buy-in dai tuoi colleghi.

Stakeholder trascurati

È facile presumere chi saranno i principali stakeholder nel processo di gestione del cambiamento. È ancora più facile dimenticare gli altri. Hanno una partecipazione altrettanto sostanziale nel risultato.

Come Bruce Harpham spiega nel suo articolo CIO, “8 Modi in cui stai fallendo nella gestione del cambiamento”

“La gestione del cambiamento di successo richiede un forte contributo da parte degli stakeholder, ma se non riesci a mappare correttamente chi sono realmente i veri stakeholder e di cosa avranno bisogno per uscire dal progetto, i tuoi sforzi di gestione del cambiamento”

Come includi le parti interessate fin dall’inizio?

Nelle prime fasi dei tuoi piani di cambiamento, devi considerare tutti quelli che il programma influenzerà.

• Sollecitare un feedback PRECOCE da tutte le parti interessate
• Costruire un team di gestione del cambiamento o coalizione per guidare il processo di gestione del cambiamento
• Fornire roadmap o timeline con un sacco di comunicazione

Questi sforzi daranno alle parti interessate la proprietà del successo del piano e una maggiore visibilità nel processo.

Scarsa comunicazione

Il modo in cui comunichi il cambiamento è importante quanto il tuo piano di implementazione. Errori di comunicazione sono la radice di molti errori di cambiamento di processo.

Uno studio di Willis Towers Watson ha rilevato che ” solo due terzi (68%) dei senior manager affermano di ricevere il messaggio sulle ragioni dietro le principali decisioni organizzative. Al di sotto del livello di senior management, il messaggio diminuisce ulteriormente. Solo la metà (53%) dei quadri intermedi e il 40% dei supervisori di prima linea dicono che la loro gestione fa un buon lavoro di spiegare le ragioni dietro le decisioni importanti.”

Come puoi immaginare, con una comunicazione così scarsa tra i dirigenti, anche meno dipendenti individuali ” ha ricevuto il messaggio.”

Come si risolve la scarsa comunicazione?

I manager ad ogni livello devono essere strettamente allineati. Come spiega Victor Lipman nel suo articolo di Forbes, i manager dovrebbero “conoscere nelle loro ossa la ragione del cambiamento”. Questo richiede un allenamento ponderato, considerazione ed empatia. Aiuta i manager a capire come dovrebbero implementare questa iniziativa, quale ruolo svolgono, dove sta andando e perché è essenziale.

Per evitare ambiguità, documentare il processo, le pietre miliari critiche e i passaggi necessari per arrivarci.

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Mancanza di buy-in

Una volta identificato chi sono i tuoi stakeholder, dovrai guadagnare il loro buy-in.

Le iniziative di successo del processo di gestione del cambiamento richiedono il buy-in da parte dei dipendenti entry-level alla leadership senior e a tutti gli altri.

Il buy-in sia da senior leadership che da entry-level è importante per diversi motivi. Senior leadership buy-in aggiunge legittimità alla vostra iniziativa. La gestione intermedia e la leadership entry-level sono necessarie per l’implementazione quotidiana. La differenza di impegno tra prendere parte a un processo “perché ti è stato detto di” vs. “perché ci credi” è notte e giorno.

È anche importante pensare orizzontalmente e guadagnare buy-in dai tuoi colleghi in altri reparti. Potrebbero essere una risorsa utile in esecuzione o solo una cassa di risonanza.

Come si risolve una mancanza di buy-in?

Ci sono molte cose che puoi fare per guadagnare buy-in dai tuoi colleghi. Spesso è vero che avrai bisogno di una strategia diversa per ogni area funzionale. In definitiva, buy-in ha bisogno di un processo di gestione del cambiamento empatico. Stabilire un piano che tutti possono ottenere dietro.

• La leadership senior vorrà conoscere cose di alto livello come obiettivi, misurazioni e rapporti e obiettivi generali. Assicurati di affrontare queste preoccupazioni in modo preventivo e mostra come la tua iniziativa di cambiamento avrà un impatto positivo sulla linea di fondo dell’organizzazione.
• I lead del team vorranno sapere quanto bene quei piani si adattano al lavoro quotidiano della loro squadra. Mostra considerazione per le loro preoccupazioni e sollecitare il loro feedback.
• I singoli contributori devono capire come le risorse extra investite ripagheranno lungo la strada. Comunicare il valore della loro partecipazione e il payoff che ci si aspetta di portare.
• I colleghi di tutti i dipartimenti devono sapere in che modo questo sforzo avrà un impatto sul loro lavoro prima di dargli il loro sostegno. Guadagna il loro buy – in mostrando loro i vantaggi universali della tua iniziativa di cambiamento. Assicurarsi che saranno in grado di contare su di voi per l’assistenza in tutte le sfide lungo la strada.

Mancanza di visione

La mancanza di visione può disallineare il processo di gestione del cambiamento dal buy-in all’esecuzione. Se la visione non è chiara per te, non è chiara per quelli che implementano i piani.

Nel suo articolo di Harvard Business Review, “Leading Change: Why Transformation Efforts Fail”, John P. Kotter spiega il ruolo insostituibile della visione.

“In ogni sforzo di trasformazione di successo che ho visto, la coalizione guida sviluppa un quadro del futuro che è relativamente facile da comunicare e fa appello a clienti, azionisti e dipendenti.”

Senza una visione unificata, è facile per un’iniziativa di cambiamento perdersi in aspirazioni torbide.

Come si risolve una mancanza di visione?

Per sviluppare la cruciale “immagine del futuro” descritta da Kotter, è importante cristallizzare la tua visione in una narrazione semplice, coerente e avvincente di dove tutto il lavoro sta andando.

Come sarà una volta implementate le modifiche e come sarà migliore dello stato attuale? Come ci aspettiamo di arrivarci?

Il minor numero di parole è possibile utilizzare per condividere questa visione, più è probabile che sarà quello di ottenere l’accettazione tra la vostra squadra. Se non sei in grado di affrontare queste domande in modo efficace nella fase iniziale, potrebbe essere un segno che il tuo piano di cambiamento ha bisogno di più lavoro prima di portarlo al team.

Appoggiati ai leader del cambiamento che hai selezionato per aiutarti a sviluppare quella visione e utilizzare la loro prospettiva per assicurarti che parli in modo persuasivo al tuo pubblico più ampio.

Resistenza attiva

Purtroppo, molti programmi di gestione del cambiamento cadono vittima di “resistenza attiva”. Questo motivo è spesso un mashup dei motivi di cui sopra, ma può anche indicare una questione culturale più profonda.

Come si risolve la resistenza attiva?

Vent’anni di project management ci hanno portato ad alcune conclusioni sulla resistenza al cambiamento di processo. Non è facile superare la resistenza al cambiamento di processo. Neanche un po’. Tuttavia, abbiamo sviluppato una formula in tre fasi per affrontare e superare le più comuni fonti di resistenza.

Ecco una sbirciatina al processo:

Discutere la soluzione di cambiamento di processo con una mente aperta

La maggior parte dei dipendenti vogliono fare il miglior lavoro possibile per i loro datori di lavoro. Ascolta attentamente mentre senti un feedback su come questo cambiamento influenzerà il tuo team e l’organizzazione. Probabilmente otterrai una prospettiva preziosa sull’impatto che avrà il tuo piano.

Identifica perché i membri del team resistono e affrontalo

Sebbene ogni squadra e ogni situazione siano diverse, ci sono tre ragioni comuni per resistere al cambiamento:

1. Diffidenza – Al fine di guadagnare la loro fiducia, è fondamentale essere coerenti, equo, trasparente e protettivo. Una volta che sanno che possono fidarsi di te, il tuo team sarà molto più disposto a impegnarsi in un’iniziativa di cambiamento.
2. Pessimismo – Gli sforzi di cambiamento falliti in passato possono far sentire i dipendenti come se i nuovi sforzi di cambiamento avessero altrettanto probabilità di fallire. Aiutarli a superare questo realizzando le cose possono cambiare.
3. Comfort-Una squadra che è competente nel loro lavoro attuale avrà un momento difficile trasferire quel successo a nuove sfide. Per la squadra di accettare il cambiamento, hanno bisogno di ricordare quanto tempo ci è voluto loro per vedere il successo che hanno oggi. Hanno bisogno di impostare aspettative realistiche, non basate sul loro successo attuale. E hanno bisogno di spazio per essere in grado di fallire.

Assicurati di dare priorità alle azioni che aumentano la fiducia, aiutano a superare i fallimenti passati e impostano le aspettative.

Trasforma la resistenza in un piano d’azione

Trasforma obiezioni specifiche in obiettivi per guadagnare buy-in per il cambiamento. Ecco una formula che puoi seguire:

• Arrivare alla radice del problema. Assicurati di non travisare la loro posizione.
  • ” Quindi quello che ti sento dire è ________. E ‘ vero?”
• Lavorare insieme per trasformare questa obiezione in un obiettivo:
  • “Perché questo abbia successo, abbiamo bisogno di ________.”
• Ottenere il loro impegno:
  • ” Se possiamo________, sei a bordo con questo cambiamento?”

Mancanza di utensili

Cosa hanno a che fare gli strumenti con un processo di gestione del cambiamento?

Più di quanto si possa pensare. Senza un processo di cambiamento documentato, una singola fonte di verità o un sistema di registrazione, è facile che gli elementi essenziali del tuo piano vengano interpretati o persi. Un programma iniziato con il piede giusto può andare rapidamente storto senza gli strumenti per supportarlo.

Come si risolve una mancanza di strumenti adeguati?

Come spiegano Boris Ewenstein, Wesley Smith e Ashvin Sologar nel loro documento aziendale McKinsey &, “applying l’applicazione di nuovi strumenti digitali può rendere il cambiamento più significativo—e durevole—sia per gli individui che lo stanno sperimentando che per coloro che lo stanno implementando.”

Oggi esistono molti strumenti che possono facilitare la navigazione. Base to-do list al software di gestione del progetto vengono in mente. Anche una quota di Google Doc aiuta a mantenere i pensieri di tutti insieme. Basta fare in modo di trovare uno strumento comune che si sa il vostro team adotterà e utilizzare.

Inerzia

Inerzia: la resistenza dell’oggetto a qualsiasi cambiamento nel suo movimento, incluso un cambiamento di direzione.- Wikipedia

Applicalo a un’organizzazione. Più a lungo un processo è stato in atto the più persone sono investite the più sono a loro agio. Che è un sacco di inerzia da affrontare.

È comune che le persone si sentano a proprio agio nel fare le cose in un certo modo perché “è così che lo abbiamo sempre fatto.”Ad un certo punto, è stato sviluppato un processo che ha funzionato abbastanza bene per consentire alle persone di sentirsi a proprio agio nel seguirlo.

Come risolvi l’inerzia (organizzativa)?

Mentre può sembrare che il tuo processo attuale sia un oggetto immobile, devi iniziare in piccolo. Piccole vittorie si sommano. Ogni conversazione è la possibilità di conquistare qualcun altro. Più slancio puoi costruire, più una forza inarrestabile diventerai.

Usa la tua nuova coalizione di cambiamento entusiasta per mantenere questo slancio.

Mancanza di resistenza

Mentre un programma di gestione del cambiamento ben sviluppato e supportato può essere in grado di ottenere una trasformazione significativa in una piccola quantità di tempo, raramente (se mai) accadrà durante la notte. Come spiega Brent Gleeson nel suo articolo per Inc., perfino gli esperti di gestione di cambiamento e consulenti trovano i loro piani di gestione di cambiamento di un anno che prendono due o più anni.

Come si risolve una mancanza di resistenza?

La maggior parte delle iniziative di cambiamento si svolgono su una linea temporale prolungata, e parte dello sviluppo di un piano di gestione del cambiamento di successo è capire che timeline e comunicarlo in modo efficace. Se hai fatto un buon lavoro nel delineare l’ambito del cambiamento che speri di realizzare, avrai un’immagine più accurata di quanto tempo ci vorrà per implementarlo.

La trasparenza è la chiave. Se progetti che il tuo cambiamento di processo richiederà alcune settimane, ma ci vogliono sette mesi, avrai difficoltà a tenere tutti a bordo. È anche importante ricordare che il cambiamento non avviene durante la notte. Se non ci sei per il lungo raggio, non aspettarti che il cambiamento si attacchi.

In conclusione

Padroneggiare il processo di gestione del cambiamento è uno dei problemi più impegnativi per qualsiasi organizzazione, e le statistiche lo riflettono; tuttavia, un’attenta pianificazione, strumenti moderni e una comunicazione frequente e ponderata aiuteranno a impilare il mazzo a tuo favore.

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